Предприятие «ХХХ»
ПРИКАЗ №_____________
г. Днепропетровск «___» ________ 2006 г.
«Об утверждении инструкции
О порядке использования на предприятии
факсимиле директора при оформлении первичных документов».
Для правильности применения и использования на предприятии факсимиле директора при оформлении первичных документов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию «О порядке использования на предприятии факсимиле директора при оформлении первичных документов». При использовании факсимиле сотрудникам предприятия неукоснительно руководствоваться требованиями указанной Инструкции.
Срок – постоянно.
Ответственные – сотрудники.
2. Факсимиле директора выдается офис-менеджеру (ФИО) для использования в целях обеспечения хозяйственной деятельности предприятия.
Срок – в течении пяти дней с момента изготовления.
Ответственный – (ФИО)
3. Обеспечение изготовления факсимиле поручить офис-менеджеру (ФИО)
Срок – в течении пяти календарных дней с момента ознакомления с настоящим приказом.
Ответственный – (ФИО)
4. Офис-менеджер (ФИО) является ответственным за целевое использование и сохранность факсимиле директора. Запретить офис-менеджеру (ФИО) передавать вверенное факсимиле третьим лицам.
Срок – постоянно с момента получения до сдачи.
Ответственный – (ФИО)
5. Дополнить уже заключенные и действующие между предприятием и контрагентами договора о возможности использовать факсимиле, предусмотренные Инструкцией, указанной п. 1 настоящего приказа.
Срок – до «___» _________ 2006 г.
Ответственный – (ФИО)
6. Периодически осуществлять выборочную проверку издаваемых предприятием документов на предмет правильности применения факсимиле директора.
Срок – постоянно.
Контроль исполнения оставляю за собой.
Приложение: Инструкция «О порядке использования на предприятии факсимиле директора при оформлении первичных документов» на одном листе.
Директор ____________________ (ФИО)
Предприятие «ХХХ»
«Утверждаю»
Директор _______________ (ФИО)
«___» ___________ 2006 г.
Приказ №______от «___» ___________2006 г.
ИНСТРУКЦИЯ
О порядке использования на предприятии факсимиле директора
при оформлении первичных документов.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения и использования на предприятии факсимиле директора в ходе осуществления хозяйственной деятельности предприятия.
2. Настоящая Инструкция обязательна для исполнения должностными лицами, которым в соответствии с приказом выдается факсимиле директора для использования в хозяйственной деятельности предприятия.
ПРИМЕНЕНИЕ ФАКСИМИЛЕ ДИРЕКТОРА.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
3. Факсимиле директора может использоваться только на следующих документах:
3.1. счетах, выписанных предприятием на оплату отгруженного клиентам товара;
3.2. актах приема–передачи, подписываемых предприятием с клиентами во исполнение обязательств по заключенным договорам;
3.3. расходных накладных на отпуск товара в адрес получателей;
3.4. командировочных удостоверениях;
3.5. внутренних приказах по предприятию.
4. Применение факсимиле директора на документах, указанных в п.п. 3.1 и 3.2 Инструкции допускается только при условии, если возможность такого применения предусмотрена в соответствующих договорах.
5. При оформлении расходных накладных на отпуск товара контрагентам предприятия с использованием факсимиле директора, распорядитель факсимиле должен удостовериться что оттиск факсимиле отображает подпись директора, кроме того, в левом или правом нижнем углу указывает свою должность, фамилию и ставит подпись.
При оформлении расходной накладной на отпуск товароматериальных ценностей контрагентам уполномоченное лицо, должно потребовать от представителя контрагента оригинал доверенности, который изымается у представителя и передаётся в бухгалтерию для учёта.
Прежде чем произвести выдачу товара представителю контрагента проверяется его личность на соответствие данным, указанным в доверенности на получение товароматериальных ценностей, а также сверяется количество и наименование товароматериальных ценностей, предполагаемых к выдаче (получению контрагентом). После проверки наличия на складе товароматериальных ценностей, необходимых к выдаче контрагенту, составляется расходная накладная.
Расходная накладная, кроме оттиска факсимиле и печати предприятия, в случае необходимости последних, должна содержать: название документа; дату и место составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объём хозяйственной операции, единицы измерения хозяйственной операции; должность, фамилию имя и отчество лица, ответственного за оформление накладной и передачу товароматериальных ценностей, а также личную подпись последнего.
6. Применение факсимиле на документах, не предусмотренных настоящей Инструкцией, запрещается.
7. Применение факсимиле на документах, указанных в п. 1 Инструкции может осуществляться также в отсутствие на предприятии директора и/или иного должностного лица (по болезни, в командировке, в отпуске и т.д.).
8. Факсимиле передается для использования должностному лицу предприятия, назначаемому в соответствии с приказом. Вышеупомянутое лицо является ответственным за сохранность и целевое использование факсимиле.
9. Факсимиле передается под роспись, о чем делается соответствующая отметка в журнале приёма-передачи факсимиле.