как вариант:
Статья 605 главы 50 "Прекращение обязательства" ГКУ прямо предусматривает возможность прощения долга, возникшего в рамках гражданско-правового договора (а одним из их видов является договор займа), кредитором по своей доброй воле. Таким образом, погашается обязательство, возникшее именно по договору займа. После списания долга договор займа считается выполненным.
Говорить об аннулировании договора займа в результате принятия решения о прощении долга нельзя. Аннулируется (погашается) только обязательство работника, а не сам договор займа.
Решение о списании долга с работника следует оформить дополнительным соглашением к договору займа. Содержание дополнительного соглашения может быть следующим:
"На основании ст. 605 Гражданского кодекса Украины Заимодатель по своему самостоятельному решению освобождает Заемщика от выполнения обязательств по данному договору, не исполненных по состоянию на "___" ____________ 200_ г.
Сумма долга Заемщика, которая подлежит списанию, составляет ____ грн.".
Бухгалтерский учет займа работнику
(Статті, Видання "ВЕДОМОСТИ бухгалтера", від 25.03.2009, "Позика працівнику підприємства: видаємо й обліковуємо правильно")