Директору юр. лица на общей системе налогообложения есть необходимость съездить в командировку (Киев-Сумы-Киев) на личном автомобиле. Других (служебных) автомобилей в юр.лице нет.

Вопрос - может ли командированный (он же директор) получить компенсацию расходов на бензин?
Если "ДА" то как это осуществить? В частности как отразить в приказе на командировку то, что проезд будет осуществляться на личном автомобиле, как засечь километраж, расход бензина - и в конечном итоге рассчитать сумму компенсации? Какими нормами НКУ описывается такая ситуация?

Заранее благодарю!

не будет налоговых расходов. будет ндфл

взять авто в аренду на 1 месяц

Quote
Marina D.
взять авто в аренду на 1 месяц

но тогда вроде обязательная нотариальная регистрация договора аренды...

Quote
tax_agent

Quote
Marina D.
взять авто в аренду на 1 месяц

но тогда вроде обязательная нотариальная регистрация договора аренды...

Я тоже так слышал что нужна нотариальное заверение. А мне всего на 1 день скататься туда-сюда. 500 грн на бензин. Или командировочных на 500 грн - без разницы.
Есть идеи?

нет, или допблаго или договор аренды

К вопросу об использовании работником личного транспорта в служебных целях
Ю. В. Шабанов, независимый аудитора


В хозяйственной деятельности предприятий достаточно широко распространена практика использования имущества, принадлежащего работникам предприятия, для нужд самого предприятия. Особенно это касается такого вида имущества как транспортные средства и, в частности, легковых автомобилей.

Учитывая неослабевающий интерес к данной теме, а также существование различных подходов к его решению, предметом рассмотрения в настоящей статье будет вопрос о таком способе использования для нужд предприятия автомобиля, принадлежащего работнику, который основан на выплате компенсации за такое использование, и является альтернативой другого способа, основанного на оформлении арендных отношений (заключении договора аренды).

Причины применения способа, основанного на выплате компенсации, достаточно хорошо известны и заключаются они в некоторых особенностях и проблемах (зачастую надуманных), которые «сопровождают» процесс заключения и выполнения договоров аренды транспортных средств.

К их числу можно отнести следующее:

необходимость оформления временного регистрационного талона на переданный в аренду автомобиль; обязательность нотариального удостоверения договора аренды;
необходимость оформления первичной документации по учету транспортной работы;
возможность отнесения к составу валовых расходов только 50 % расходов на приобре-тение горюче-смазочных материалов и 50 % расходов на оперативную аренду легковых автомобилей.
К числу «неформальных» проблем следует также отнести отсутствие у многих предприятий постоянных мест для стоянки автомобиля и, в связи с этим, возможные проблемы с подтверждением постоянного (в течение срока действия договора аренды) нахождения автомобиля во владении предприятия (что является неотъемлемым признаком отношений аренды).

Применение иного способа, который заключается в выплате компенсации за использование работником собственного автомобиля для нужд предприятия, основано на специальных нормах трудового законодательства, в частности — на «расширительном» толкований норм ст. 125 КЗоТ:

«Статья 125. Компенсация за износ инструментов, принадлежащих работникам.
Работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию).

Размер и порядок выплаты этой компенсации, если они не установлены в централизованном порядке, определяются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с работником».

И хотя никакого упоминания о транспортных средствах в данной статье нет (речь идет об использовании исключительно инструментов), дополнительным «подспорьем» для такого расширительного толкования могут служить положения Инструкции о статистике заработной платы, утвержденные приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5 (зарегистрирована в Минюсте 27.01.2004 г. под № 114 / 8713), в частности п. 3.22 п. 3 «Прочие выплаты, которые не входят в фонд оплаты труда»:

«3.22. Компенсации работникам за использование для нужд производства собственного инструмента и личного транспорта».

Несмотря на различные подходы к освещению вопроса о возможности применения норм ст. 125 КЗоТ относительно использования работником личного транспорта, в целом, основываясь на таком известном принципе гражданского права как принцип аналогии (закона или права), можно констатировать, что определенная правовая основа для такого применения имеется.

Согласны с этим и соответствующие государственные органы. Так, законность и возможность выплаты компенсации за использование работником автотранспорта для нужд предприятия нашла свое подтверждение в письме ГНАУ от 26.07.2006 г. № 8393 / 5 / 17–0716, письме ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911 / 10 / 31–106, а также в письмах Госпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903 и от 03.07.2007 г. № 4773.

Не вдаваясь в подробный анализ позиции, изложенной в вышеупомянутых документах (так как это не является целью настоящей публикации), следует отметить, что возможность выплаты компенсации в них обусловлена соблюдением определенных условий, а именно:

наличие заявления работника;
наличие договора (соглашения) об использовании работником автомобиля для нужд предприятия;
разрешение руководителя предприятия на выплату компенсации;
акт экспертной оценки стоимости транспортного средства;
наличие путевых листов, в которых указывается маршрут следования, пробег автомобиля и количество израсходованного горючего;
необходимость применения установленных норм расхода топлива и смазочных материалов.
Принимая во внимание такой подход, автор хотел бы высказать свою точку зрения на некоторые практические аспекты содержания правоотношений между предприятием и работником, связанных с использованием последним личного транспорта для нужд предприятия, и оформлением таких правоотношений.

Прежде всего, следует отметить, что применение указанного способа, основанного на выплате компенсации за использование, содержит в себе ряд «преимуществ» (по крайней мере, так представляется на первый взгляд) по отношению к арендным отношениям, а именно:

отнесение к составу валовых расходов всей суммы начисленной компенсации, то есть возможность «обойти» ограничения по отнесению к составу ВР только 50 % расходов на приобретение горюче-смазочных материалов и 50 % расходов на оперативную аренду легковых автомобилей;
отсутствие необходимости оформления временного регистрационного талона;
отсутствие необходимости нотариального удостоверения договора.
Дополнительным «преимуществом» традиционно считается то, что такой вид выплат как компенсация за использование работником личного транспорта, в соответствии с п. 3.22 Инструкции по статистике заработной платы не отнесен к выплатам, входящим в состав фонда оплаты труда и, соответственно (в силу норм ст. 19 Закона Украины от 09.07.2003 г. № 1058 «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании»), не является объектом для начисления взносов в Пенсионный фонд (по аналогии — в другие социальные фонды). Однако такое утверждение не столь однозначно, как кажется на первый взгляд, и будет отдельным предметом рассмотрения в настоящей статье.


Сразу же следует отметить, что с точки зрения законодательных норм, регулирующих налогообложение доходов физических лиц, как сумма компенсации за использование личного транспорта, так и сумма арендной платы включаются в состав налогооблагаемого дохода в полном объеме и являются объектом налогообложения налогом с доходов физических лиц, то есть никаких принципиальных отличий между двумя этими способами в этой части нет.

Вместе с тем, для целей практического применения, необходимо учитывать, что рассматриваемый способ, основанный на выплате компенсации за использование работником личного транспорта имеет ряд принципиальных отличий от отношений аренды.

К числу таких принципиальных отличий можно отнести следующее:

В связи с тем, что такой способ использования изначально основан на применении норм трудового законодательства, использование личного автомобиля осуществляется самим работником без передачи прав на управление какомулибо другому лицу.
Использование личного транспорта осуществляется в пределах установленного рабочего времени, то есть носит «дискретный» характер — в отличие от традиционных арендных отношений.
Использование работником личного транспорта должно соответствовать выполняемой им трудовой функции (должностным обязанностям).
Указанные отличия ставят перед предприятием, которое решило использовать такой способ использования, ряд вопросов, не имеющих в настоящее время законодательного решения, и которые могут быть решены только в рамках договорных отношений.

Первый из них — это вопрос о структуре таких выплат.

Учитывая содержание таких правоотношений, можно выделить в структуре расходов на выплату компенсации две основные составляющие, а именно:

выплата компенсации за износ (амортизацию) автомобиля, что соответствует нормам трудового законодательства;
выплата, обеспечивающая покрытие расходов, понесенных работником в связи с эксплуатацией автомобиля (в основном — на приобретение ГСМ).
Второй вопрос — это вопрос об определении размера таких выплат в соответствующих частях структуры таких выплат.

Кроме этого возникает вопрос о соотношении таких выплат с законодательно установленной структурой заработной платы, что влияет на их включение / невключение в состав расходов на оплату труда, которые составляют объект для начисления взносов в социальные фонды, иными словами, используя терминологию, принятую в вышеупомянутой Инструкции по статистике заработной платы, — включаются ли такие выплаты в фонд оплаты труда.

Учитывая то обстоятельство, что данная Инструкция разработана в соответствии (в том числе) с Законом Украины «Об оплате труда», который, в свою очередь (в частности — ст. 12. «Прочие нормы и гарантии в оплате труда»), содержит прямые указания на нормы трудового законодательства (КЗоТ), уверенно можно говорить о том, что к числу выплат, не включаемых в ФОТ (п. 3.22 Инструкции), относится лишь та часть выплат, которая связана с компенсацией за износ (амортизацию) личного транспорта.

Вторая же составляющая выплат (покрытие расходов на эксплуатацию) вполне «вписывается» в состав прочих поощрительных и компенсационных выплат (п. 2.3 Инструкции), которые включаются в ФОТ, и, соответственно, будут являться объектом для начисления взносов в социальные фонды.

Теперь относительно определения размера выплат.

Что касается первой составляющей таких выплат, а именно компенсации за износ (амортизацию) автомобиля, то здесь возникает целый ряд вопросов связанных с определением амортизируемой стоимости, выбором метода начисления амортизации и, как было сказано выше, с «дискретным» характером использования автомобиля (в пределах рабочего времени).

За отсутствием иного механизма определения амортизируемой стоимости и во избежание конфликтных ситуаций при проверках, можно согласиться с позицией контролирующих органов относительно определения такой стоимости путем проведения экспертной оценки. Такой подход в целом соответствует экономическому содержанию, которое вкладывается в понятие амортизации и не противоречит самой сути компенсации (как способа возмещения утраченных свойств).

Что касается выбора метода амортизации и норм амортизации, то здесь возможны следующие варианты:

применение метода и норм амортизации, принятых для целей налогового учета;
применение метода и норм амортизации, установленных предприятием для целей бухгалтерского учета в соответствии с принятой учетной политикой;
применение норм амортизации, установленных для соответствующей категории транспортных средств в «Единых нормах амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР», утвержденных Постановлением СМ СССР от 22.10.1990 г. № 1072.
Если применение первых двух вариантов обычно не вызывает «каверзных» вопросов, то на последнем варианте обходимо остановится отдельно.

Сразу следует сказать, что данные нормы амортизации применялись для целей бухгалтерского учета в Украине до вступления в силу Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (то есть до 01.01.2000 г.). Нормативный акт, которым утверждены Единые нормы, в настоящее время по-прежнему является действующим в Украине, и хотя эти нормы не являются обязательными к использованию для целей бухгалтерского учета, они допускаются к применению в соответствии с национальными стандартами оценки.

Для справки можно привести отдельные нормы амортизации (в процентах от стоимости автомобиля в расчете на год) для соответствующих категорий легковых автомобилей (см. таблицу).


Таблица. Отдельные нормы амортизации Группы и виды основных фондов Шифр Норма
– автомобили особо малого класса (с рабочим объемом до 1,2 л)
50415
18,2

– автомобили малого класса (с рабочим объемом двигателя более 1,2 л до 1,8 л)
– общего назначения
– такси
50416
50417
14,3
0,5 (1)

– автомобили среднего класса (с рабочим объемом двигателя более 1,8 л до 3,5 л)
– общего назначения
– такси
50418
50419
11,1
0,22 (1)

Примечание: (1) для такси нормы амортизации установлены в процентах от стоимости на 1000 км пробега







Следует отметить, что любые из допустимых к применению норм амортизации относятся к ситуации, когда речь идет о непрерывном характере использования объекта в хозяйственной деятельности предприятия. В связи с тем, что способ ис-пользования, основанный на выплате компенсации, фактически предполагает «дискретный» характер использования автомобиля (в пределах рабочего времени — для нужд предприятия, вне пределов рабочего времени — для личных нужд работника), то может возникнуть вопрос о компенсации не всей суммы расчетной амортизации, а только той ее части, которая связана с фактическим использованием работником автомобиля для нужд предприятия.

Последний вопрос самым непосредственным образом связан с определением размера второй составляющей компенсационных выплат — возмещением эксплуатационных расходов. И здесь не обойтись без документального подтверждения объема выполненной транспортной работы. В качестве показателя объема транспортной работы, выполненной легковым автомобилем, используется показатель пробега.

Для определения такого показателя целесообразно использовать установленную форму путевого листа служебного легкового автомобиля (типовая форма № 3), утвержденного приказом Госкомстата Украины от 17.02.1998 г. № 74. При этом следует сказать, что личный автомобиль, используемый работником для нужд предприятия, не относится к категории служебных легковых автомобилей, и применение такого путевого листа не является для предприятия обязательным. Такое применение может быть обусловлено условиями письменного соглашения с работником и служит исключительно для целей определения размера компенсации.

В подобной ситуации для определения размера первой составляющей — суммы компенсации за износ (амортизацию) автомобиля может быть использован следующий механизм расчета:

КА = АС · НА · КИ,

где: КА — сумма компенсации за износ (амортизацию), АС — амортизируемая стоимость автомобиля, НА — приведенная норма амортизации (например, на месяц), КИ — коэффициент использования автомобиля для нужд предприятия, который определяется как отношение величины пробега по данным путевых листов (за период) к общей величине пробега за тот же период (согласно показаниям спидометра).

Что касается определения размера второй составляющей (возмещения эксплуатационных расходов), то для его определения можно распорядительным документом установить сумму компенсации на единицу транспортной работы (пробега) исходя из утвержденных линейных норм расхода топлива и смазочных материалов (в настоящее время применяются нормы, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.1998 г. № 43) для соответствующей марки автомобиля и режима его эксплуатации, и средней рыночной цены на ГСМ в данном периоде. Рассчитанная таким образом сумма компенсации за единицу транспортной работы будет одним из условий соответствующего договора об использовании личного автомобиля между предприятием и работником.

Такой подход не противоречит действующему законодательству и не потребует лишней «бумажной» работы в виде необходимости наличия оправдательных документов (чеков, квитанций и т. п.).


Как видно из вышеизложенного, все простое кажется таковым только на первый взгляд, и применение такого способа, который основан на выплате компенсации за использование работником личного транспорта для нужд предприятия, приводит к необходимости проделать определенную подготовительную работу для заключения такого соглашения и необходимости ведения учета такого использования. При этом неурегулированность данного вопроса на уровне нормативно-правовых актов не исключает вероятность возникновения конфликтов с проверяющими органами в части отнесения расходов на выплату компенсации к составу валовых расходов.

В заключение хотелось бы привести некоторые общие рекомендации, связанные с содержанием и документальным оформлением таких правоотношений:

Использование работником личного транспорта в служебных целях должно быть оформлено письменным договором (соглашением).
На предприятии должен быть установлен единый механизм расчета компенсации (методы и нормы амортизации, возмещение эксплуатационных расходов, формы учетных документов).
Определение размера компенсации должно быть подкреплено соответствующими расчетами и основываться на данных учета.
Использование работником личного транспорта в служебных целях должно соответствовать выполняемой им трудовой функции.
Условие относительно возможности использования работником личного имущества для нужд предприятия и выплате компенсации за такое использование желательно включить в соответствующие положения коллективного договора. ( Материал взят с [www.provisor.com.ua])