все вы правильно мыслите, в таких вопросах лучше перебздеть, простите
с вас не убудет написать приказ, журанл звонков - ну то такое...в общем, как говорит ЕБЗ -
"До документів, що можуть підтвердити зв’язок телефонних переговорів із господарською діяльністю можна віднести: наявність договорів на підключення, інші угоди, рахунки-фактури; правила користування мобільним зв’язком, затверджені наказом керівника підприємства; перелік співробітників, забезпечуваних мобільними телефонами у зв’язку з виробничою необхідністю; у разі контрактного підключення – деталізовані рахунки від оператора із зазначенням номерів абонентів і часу їх розмов; журнали обліку дзвінків із зазначенням цілей дзвінків та їх тривалості за кожним номером – якщо підключення здійснюється шляхом придбання карток; щомісячні письмові звіти про здійснені переговори."