Можно ли уничтожить первичку и бух. документы до 2011г. по внутреннему акту (проверка была год назад)? Или обязательны подписи архивных компаний?

не знаю как нужно, но мы всегда сами уничтожаем. по истечению сроков хранения и проверки
2011год еще рано уничтожать наверное.

Тепер вроді би прописали шо терміни зберігання,
там три, п'ять чи скільки років після перевірки...
Десь я таке бачила - не памнятаю... але може
хтось мене поправить коли не права...



Ну і що шо в голові вітер?!
Зате думки завжди свіжі!!!

Матеріал надано редакцією газети «Власне Діло» (Видавничий будинок «Фактор»;
Тел. (057) 714-37-28, 714-37-29; e-mail: sd@id.factor.ua; [www.factor.ua])



Завершився рясний на свята січень, і ми починаємо замислюватися, що вже саме час навести лад у своїх справах, у тому числі у власних документах. Хтось надійно ховає їх до папок та шаф, а у когось вони припадають пилом у купках на самому видному місці. Проте ніхто з упевненістю не згадає кожний свій діловий папір, тим більше, що деякі з них давно вже втратили свою актуальність. Але це все ж таки не макулатура, а документи, які використовуються в господарській діяльності, тому і збуватися їх слід з урахуванням суворих законодавчих правил.



Терміни зберігання та порядок
знищення документів підприємця



Чому слід згадати про документи на початку нового року

Робота з документами (у тому числі їх складання) – невід'ємна частина господарської діяльності підприємця, адже він веде податкову, кадрову (частково), «зарплатну» та іншу документацію.

При цьому первинна документація (накладні, чеки, квитанції, акти тощо), облікові регістри (у тому числі Книга ф. № 10, Реєстр отриманих і виданих податкових накладних), зарплатні відомості, податкова звітність (декларації, розрахунки, відомості, довідки тощо) та інші повинні зберігатися протягом певних термінів, після чого знищуються або здаються до архіву.

Зрозуміло, що у зв'язку з цим, перш ніж, наприклад, знищити якийсь документ, бажано передусім з'ясувати, чи минув термін його зберігання.

Терміни зберігання первинних документів, документів податкової звітності та іншої документації визначено переважно Переліком № 411, призначеним для використання в тому числі й підприємцями – фізичними особами (пункт 1.3 Переліку № 41).

(1 Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41, зі змінами та доповненнями.)

Відповідно до цього документа обчислення термінів зберігання документів провадиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання документів, датованих 2002 роком, починається з 1 січня 2003 року. І якщо термін зберігання такого документа становить, наприклад, 3 роки, то він минає 1 січня 2006 року.

Обчислення термінів зберігання документів у загальному випадку провадиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством

Тобто початок року – час, коли можна позбутися «баласту» документів, термін зберігання яких минув.

Терміни зберігання документів підприємця – фізичної особи, у тому числі «податкових»

Більшість документів, які підприємець використовує у своїй господарській діяльності, мають термін зберігання 3 роки. Але є й винятки. Є документи терміном зберігання і 5 років, і 75 років (це відомості для нарахування зарплати). Поговоримо докладніше про такі терміни.

Важливо звернути увагу, що стосовно окремих документів у Переліку № 41 містяться додаткові обмеження. Наприклад, щодо деяких документів прямо зазначається, що знищити їх можна лише після завершення перевірки державних податкових органів (документів можна позбутися після закінчення встановлених термінів їх зберігання та за умови, що період, якого стосуються ці документи, перевірено податківцями в межах планової перевірки2).

(2 Слід зауважити, що період, за який проводиться перевірка, податківці зобов'язані зазначати в акті перевірки (див. Порядок оформлення результатів документальних перевірок щодо дотримання податкового та валютного законодавства суб'єктами підприємницької діяльності – фізичними особами, затверджений наказом ДПАУ від 11.06.2004 р. № 326).)

Так, відповідно до пункту 315 Переліку № 41 термін зберігання три роки, але за умови, що перевірку вже завершено, застосовується до такого масиву документів:

«первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна та матеріалів, квитанції і накладні з обліку ТМЦ, авансові звіти та ін.)».

Підприємцю тут слід акцентувати увагу на словах «фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів... у податкових записах». До списку документів, які зберігаються три роки, але за умови проведення перевірки, слід також включити податкові накладні, первинні документи та додатки до них щодо експортно-імпортних операцій, документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт (все, що стосується податкового обліку).

Таких документів, а фактично це майже всі документи, які врешті-решт використовуються для підтвердження даних, відображених у податковій звітності підприємця, навіть якщо вони вже «відлежали» потрібний термін, збуватися до податкової перевірки (планової) відповідного періоду не можна. У разі виникнення розбіжностей або початку судових справ, такі документи взагалі потрібно зберігати (понад зазначений вище термін) до прийняття остаточного рішення відповідних інстанцій.

При цьому з урахуванням норм Закону № 21813 до документів, що стосуються оподаткування, у разі якщо на підставі їх даних подавалася податкова декларація (розрахунок), трирічний термін логічно відлічувати від дати подання такої декларації (розрахунку).

(3 Закон України «Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами» від 21.12.2000 р. № 2181-III, зі змінами та доповненнями.)

Може виникнути запитання: а якщо податкову перевірку завершено, але належні три роки не минули, чи можна в цьому разі знищувати документи?

Окремі документи знищуються тільки після завершення перевірки державними податковими органами відповідного періоду

По-перше, якщо завершено позапланову перевірку, яка охопила певний період, а планової перевірки періоду, що цікавить нас, не було, документи слід обов'язково зберігати саме до закінчення планової комплексної перевірки.

По-друге, навіть якщо у підприємця була саме планова комплексна перевірка, усе одно потрібно витримати належні три роки та не знищувати документи до закінчення трьох років. Адже прийти до підприємця можуть не лише перевіряючі з податкової. На жаль, ніхто з нас не застрахований від візитів представників органів прокуратури, ДСБЕЗ та інших відомств, візити яких, хоч і небажані, але все таки можливі. Тому, якщо планову податкову перевірку вже завершено, а документи зберігаються менше трьох років, до закінчення належного терміну збуватися їх не можна.

Розглянемо ще деякі категорії документів підприємця (точніше, терміни їх зберігання).

Договори та угоди

Для різних видів договорів і угод також установлено різні терміни зберігання. Господарські, операційні, трудові та інші договори (пункт 345 Переліку № 41) мають зберігатися три роки після закінчення строку дії таких договорів за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства відповідного періоду. Кредитні договори (пункт 54Д Переліку № 41), договори застави, переведення боргу (пункт 55Д Переліку № 41) – п'ять років після закінчення строку дії або погашення кредиту, боргу за тієї ж умови (за умови проведення податківцями перевірки).

Торгові патенти

Відповідно до Положення № 10774 торгові патенти, термін дії яких закінчився, підприємець має повернути органу державної податкової служби. Якщо підприємець припинив діяльність, що підлягає патентуванню, то патент підлягає здаванню незалежно від терміну його дії.

(4 Положення про виготовлення, зберігання і реалізацію торгових патентів, затверджене постановою КМУ від 13.07.98 р. № 1077, зі змінами та доповненнями.)

Свідоцтва про сплату єдиного податку та довідки на найманих працівників

Свідоцтво про сплату єдиного податку відповідно до Порядку № 5995 після закінчення терміну дії має бути в 5-денний термін повернено підприємцем до податкового органу, що його видав (разом із усіма довідками, виданими на найманих працівників).

(5 Порядок видачі Свідоцтва про сплату єдиного податку, затверджений наказом ДПАУ від 29.10.99 р. № 599, зі змінами та доповненнями.)

Те саме й у тому разі, коли підприємець відмовляється від застосування спрощеної системи за своїм добровільним рішенням або змушений це зробити через законодавчий припис – протягом 5 днів після закінчення останнього кварталу роботи за спрощеною системою Свідоцтво про сплату єдиного податку та довідки на найманих працівників слід повернути до податкового органу.

Також Свідоцтво про сплату єдиного податку та довідки на найманих працівників потрібно повернути в тому разі, якщо підприємець вирішує знятися з держреєстрації (ліквідуватися).

Щодо довідок на найманих працівників у разі, якщо підприємець не збирається залишати спрощену систему, то слід звернути увагу на такий момент: якщо у підприємця звільнився найманий працівник, в інтересах підприємця здати до податкового органу видану на нього довідку якомога раніше – хоч у день розірвання трудового договору з ним. У противному разі можуть виникнути такі негативні наслідки:

– якщо трудовий договір буде розірвано в одному місяці, а довідку підприємець поверне тільки в наступному, податківці напевно вимагатимуть від підприємця доплатити єдиний податок за той місяць, в якому здано довідку (хоча працівник у цьому місяці в нас уже не працюватиме);

– якщо довідку втрачено, за працівника, який уже звільнився, доведеться доплачувати єдиний податок за всі місяці кварталу, що залишилися, в якому відбулося таке звільнення (докладно про це див. у «ВД», 2005, № 11, с. 18 – 22).

Книга обліку доходів і витрат за ф. № 10

Як зазначено в листі ДПАУ від 05.11.97 р. № 17-0117/10-8886 «Про порядок ведення Книги обліку доходів і витрат громадян – суб'єктів підприємницької діяльності», використану Книгу ф. № 10 громадянин – суб'єкт підприємницької діяльності має здати до податкової адміністрації, де вона зберігається протягом 5 років.

Але... проаналізувавши вимоги підпункту 2 пункту 2 статті 17 Закону № 10585, можна дійти висновку, що Книгу ф. № 10 як регістр із даними про доходи застрахованої особи (у цьому випадку підприємця) потрібно зберігати:

(5 Закон України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV, зі змінами та доповненнями.)

– з даними про чистий дохід за період до 01.07.2000 р. – протягом 75 років;

– з даними про чистий дохід за період після 01.07.2000 р. – протягом усього часу сплати пенсійних внесків і 5 років після припинення їх сплати, а потім передавати на зберігання до архіву. Усе це стосується підприємця на загальній системі.

Що із цього приводу думають працівники Пенсійного фонду, невідомо – відповідних роз'яснень немає. Водночас із Порядку передачі до архівних установ або підрозділів документів з обліку виплат (доходу) застрахованих осіб, затвердженого постановою КМУ від 02.06.2004 р. № 741 (далі – Порядок № 741), розробленого спеціально під статтю 17 Закону № 1058, начебто випливає, що зазначені вище терміни зберігання стосуються тільки особистих (особових) рахунків застрахованих осіб і розрахунково-платіжних відомостей.

Наявна деяка неоднозначність. Що виходить?

Виходить, що єдиноподатнику свою Книгу ф. № 10 після її повного заповнення слід здати до податкового органу. Підприємцю на загальній системі, мабуть, потрібно поінформувати податківців про те, що Книга ф. № 10 у нього закінчилася, і повідомити про норми пенсійного законодавства. Потім, якщо податківці погодяться, залишити Книгу ф. № 10 у себе, якщо ні – віддати її податківцям.

Що стосується книг ф. № 10, які ведуть реалізатори платників єдиного податку, то, на думку ДПАУ, викладену в листі від 06.05.2000 р. № 6304/7/17-0217 «Про книги обліку доходів і витрат фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із платниками єдиного податку», такі книги підприємець має зберігати в себе протягом трьох років.

Документація, пов'язана із застосуванням РРО та розрахункових книжок

Статтею 3 Закону про РРО6 передбачено окремі терміни зберігання документації щодо розрахунків через реєстратори розрахункових операцій (РРО) і з використанням розрахункових квитанцій (РК). Так, контрольні стрічки РРО, використані книги обліку розрахункових операцій (а з ними ті ж Z-звіти) і розрахункові книжки мають зберігатися протягом трьох років після їх закінчення.

(6 Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР, зі змінами та доповненнями.)

Відомості про нарахування заробітної плати найманим працівникам

У своїй діяльності підприємець обов'язково має складати відомості про нарахування заробітної плати, доходів громадянам за виконання робіт (послуг) за договорами цивільно-правового характеру. При цьому такі відомості мають зберігатися у підприємця протягом:

– за період до 01.07.2000 р. – 75 років;

– за період після 01.07.2000 р. – протягом усього часу сплати пенсійних внесків і протягом 5 років після припинення їх сплати, а потім передаються на зберігання до архіву (у порядку, передбаченому Порядком № 741), у випадку з підприємцем – фізичною особою – до місцевих архівних установ.

Цього вимагають норми як самого Переліку № 41 (у Переліку, щоправда, установлено загальний термін 75 років за умови, що відсутні особові рахунки на працівників), так і норми Закону № 1058.

Документи щодо сплати внеску до Пенсійного фонду і внесків до соцфондів

Платіжні документи, що свідчать про сплату внеску до Пенсійного фонду «за себе» (зі свого чистого доходу) і сплату страхових внесків до соціальних фондів «за себе» (сплачуються добровільно), підприємцю рекомендуємо взагалі не знищувати, а зберігати протягом невизначеного терміну.

Обчислення термінів зберігання документів

Як уже зазначалося, обчислення термінів зберігання документів провадиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Винятки становлять прямо застережені в Переліку № 41 випадки, наприклад, коли відлік починається з дати закінчення строку дії договору. Також у випадку з «податковими» документами іноді відлік починати логічно з дати подання податкової декларації (розрахунку) (див. вище).

Підприємець складає акт про виділення документів, шо підлягають знищенню

Знищення документів

У кінці публікації для зручності читачів ми наведемо зведену таблицю з термінами зберігання документів приватного підприємця. А зараз розберемося, що ж робити підприємцю зі старими документами, термін зберігання яких уже минув.

Після того як приватний підприємець переконався, що нічого не зашкодить йому позбутися старого документа, настає час його знищення.

Так само як і зберігати документи, знищувати їх потрібно керуючись нормами Переліку № 41.

Згідно з пунктом 3.6 Переліку № 41 знищувати документи, які вже не потрібні та терміни зберігання яких минули (та які не підлягають обов'язковій передачі до архіву), потрібно за погодженням з державними архівними установами. Але, як правило, передачі до відомчого архіву підлягають документи, які мають певну історичну цінність, або документи з постійним терміном зберігання. Напевно у підприємця таких цінних документів немає. Щодо інших документів (які не мають постійного терміну зберігання та не являють історичну цінність), то їх підприємець може знищити, але з дотриманням установленої законодавством процедури.

При цьому підприємцю не потрібно створювати експертні комісії для визначення цінності документів, як це роблять юридичні особи.

(7 Див. лист Державного комітету архівів України від 28.07.2004 р. № 01-1113.)

Єдине, що ми порадили б зробити, – це скласти акт на знищення документів, що завжди може стати у пригоді у разі виникнення якихось розбіжностей, претензій з боку перевіряючих органів.

Цей акт може мати такий вигляд.

ФОП Іванченко С. П.
20.01.2006 р.
м. Харків

Акт № 1
про виділення документів, що підлягають знищенню

ФОП Іванченком С. П. відібрано до знищення документи, як такі що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення (на підставі Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, затвердженого наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41).

№
з/п
Назва документа або декількох документів
Рік початку обчислення терміну зберігання
Кількість справ
Термін
зберігання
Примітка
1
2
3
4
5
6
1
Податкові накладні
(№№ 1 – 5)
2002
1
3 роки
–
2
Розрахункові книжки
(№№ 1 – 3)
2001 – 2002
2
3 роки
–
Усього
–
–
3
–
–

Усього 3 (три) справи за 2001 – 2002 рр. здати на знищення до організації із заготівлі вторинної сировини за приймально-здавальною накладною.

ФОП Іванченко С. П. _________________________
Підпис

«20» січня 2006 р.

Відібрані до знищення та включені до відповідних актів документи можна знищувати. Причому для юридичних осіб передбачено особливий порядок знищення: документи має бути передано організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. На підприємців не покладено обов'язок здавати документи на знищення організаціям, які займаються заготівлею вторсировини. Але якщо обсяги документів, підготовлених до знищення, значні, здати їх на переробку значно зручніше, ніж, наприклад, спалити.

Слід зауважити, що спалювати документи не заборонено. У листі Державного комітету архівів України від 12.01.2001 р. № 05-26 зазначено, що при незначному обсязі документів, виділених до знищення, їх може бути спалено, але при цьому в акті робиться відповідна відмітка. Однак, який обсяг у цьому листі мається на увазі під словом «незначний», дотепер невідомо. Тому підприємець повинен сам для себе визначити залежно від наявного обсягу документів, підготовлених до знищення, що йому буде краще зробити: спалити документи або здати їх на переробку до організації із заготівлі вторсировини.

На закінчення хотілося б побажати приватним підприємцям якнайшвидше визначити цінність і корисність своїх документів, при цьому уникнувши приводів для розбіжностей з установленими правилами.

Терміни зберігання документації підприємця

Вид документації
Термін зберігання
Посилання
на законодавчий
(нормативний) документ
1
2
3
Банківські, касові та інші первинні документи
Банківські документи (акти, довідки, платіжні реєстри, доручення) про надходження всіх видів податків до державного бюджету
3 роки за умови закінчення перевірки державних податкових органів
П. 288 Переліку № 41
Первинні документи та додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання та списання майна та матеріалів, квитанції та накладні з обліку ТМЦ, авансові звіти та ін.)
3 роки за умови закінчення перевірки державними податковими органами
П. 315 Переліку № 41
Допоміжні та контрольні книги, журнали, картотеки, оборотні відомості
3 роки за умови закінчення перевірки державними податковими органами
П. 322 Переліку № 41
Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладні, квитанції, чекові книжки
3 роки за умови закінчення перевірки державними податковими органами
П. 325 Переліку № 41
Реєстри рахунків до оплати
3 роки за умови закінчення перевірки державними податковими органами
П. 326 Переліку № 41
Акти перевірок
Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, податкових та інших перевірок; документи (довідки, доповідні записки) до них
3 роки за умови закінчення перевірки державними податковими органами
П. 342 Переліку № 41
Договори, акти виконаних робіт (послуг)
Договори, угоди (господарські, операційні, трудові та інші)
3 роки за умови закінчення перевірки державних податкових органів (обчислення терміну зберігання починається після закінчення строку дії договорів)
П. 345 Переліку № 41
Кредитні договори
5 років після закінчення строку дії договору або погашення кредиту та за умови завершення перевірки державними податковими органами
П. 54Д Переліку № 41
Договори застави, переведення боргу
5 років після закінчення строку дії договору або погашення кредиту, боргу та за умови завершення перевірки державними податковими органами
П. 55Д Переліку № 41
Майнові доручення, поручительства третьої особи
3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органам
П. 73Д Переліку № 41
Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт
3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органами
П. 82Д Переліку № 41
Документи податкового обліку
Документація щодо оподаткування, яка може бути підставою при визначенні бази обкладання тим чи іншим видом податків, зборів
3 роки після подання декларації, розрахунку щодо податку чи збору.
Документи за той період, за який ще не завершено перевірку, знищувати не можна
П. 315 Переліку № 41, Закон № 2181
Відомості про нарахування та виплату заробітної плати
Відомості про нарахування та виплату заробітної плати
протягом усього часу сплати пенсійних внесків і протягом 5 років після припинення їх сплати, а потім передаються на зберігання до архіву
Закон № 1058
Довіреності
Довіреності на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі довіреності, що анулюються)
3 роки
П. 319 Переліку № 41
До

Школа бухгалтера № 3 (13.2.2006)
Практика
Порядок знищення бухгалтерських документів
Щороку на кожному підприємстві, навіть невеликому, накопичується величезна кількість різної бухгалтерської і податкової документації. Як визначити строки зберігання цих документів, і яким чином їх можна позбутися? Відповіді на ці питання ми і розглянемо в цій публікації. Для визначення строків зберігання документів варто керуватися «Переліком типових документів, створюваних у діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням строків зберігання документів», затвердженим наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 (далі — Перелік № 41)1. Перелік № 41 призначений для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - суб’єктами підприємницької діяльності.

В основному, для первинної бухгалтерської і податкової документації строк зберігання становить три роки за умови завершення перевірки державними податковими органами. Для окремих видів документів установлені інші строки зберігання і підстави для знищення. Наприклад, документи про переоцінку товарно-матеріальних запасів, основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного виробництва (п.п. 336 і 337 Переліку № 41) — до ліквідації підприєм¬ства; документи, що встановлюють персональні оклади і надбавки, — 10 років (п. 523), журнали обліку договорів на постачання продукції (п. 1066), документи (акти, накладні) про здану продукцію (п. 1069) — три роки незалежно від часу завершення перевірки.
Варто також звернути увагу на примітки, дані в Переліку № 41, які коментують і уточнюють строки зберігання документів. Наприклад, слова «після закінчення терміну дії договору», «після затвердження», «після заміни новими» тощо вказують на те, що відлік строку зберігання таких документів починається з певного моменту. Для деяких документів, наприклад, для документів про проведення атестації, особових рахунків співробітників і т.д. строк зберігання встановлений з урахуванням віку особи, на яку ці документи були заведені. Наприклад, строк зберігання «75 років – В» означає, що тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством дорівнює різниці 75 років мінус вік особи на момент завершення справи.
Строки зберігання документів, визначені в Переліку № 41, є мінімальними і зменшенню не підлягають.
За строками зберігання документи діляться на:
- документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
- документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Відповідно до п. 8.31 «Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Респуб¬ліки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою КМУ від 17.10.97 р. № 1153 (далі — Інструкція № 1153) для зберігання документів підприємства забезпечуються відомчим архівом відповідно до норм Закону України «Про національний архівний фонд і архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII (далі — Закон № 3814). Передачі в архів підлягають закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання. Документи тимчасового зберігання зберігаються на підприємстві або в структурних підрозділах і після закінчення строку підлягають знищенню у встановленому порядку.
Відповідно до п.п. 8.3 - 8.5 Закону № 3814 для оцінки цінності документів на підприємстві створюється експертна комісія, що здійснює відбір документів постійного і тривалого зберігання для передачі до відомчого архіву, відбір документів з тимчасовим строком зберігання для подальшого зберігання на підприємстві або в структурних підрозділах, виділення на знищення справ за попередні роки, строк зберігання яких минув. До складу експертної комісії, що затверджується керівником підприємства, включаються керівники служби діловодства й архівного підрозділу підприємства, фахівці відповідної архівної установи.
Відповідно до пп. 4.33 «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій», затверджених наказом Держкомітету архівів України від 16.03.01 № 16 (далі — Правила № 16) засідання експертної комісії провадиться не рідше одного разу на рік і вважається правочинним, якщо на ньому присутні не менше двох третин складу комісії.
За результатами експертизи цінності документів комісія складає акти про виділення справ на знищення, а також описи справ постійного, тривалого зберігання для передачі в архів.
На більшості підприємств до справ постійного і тривалого зберігання в основному належать накази керівника з особовому складу, особові рахунки або, за їхньої відсутності, розрахунково-платіжні відомості. Для підготовки і передачі цих документів в архів вони підлягають відповідному оформленню. Порядок оформлення справ для передачі в архів у цій публікації розглядати не будемо.
Набагато цікавіше ознайомитися з порядком «правильного» знищення документів. Порядок знищення документів
Експертна комісія проводить експертизу цінності документів і здійснює відбір документів для знищення, про що складається відповідний акт (п.п. 3.1 і 3.2 Переліку № 41). До акту включаються справи, якщо передбачений для них строк зберігання минув до 1 січня року, в якому складається акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, завершені діловодством в 2002 році, можуть бути включені до акту, що буде складений не раніше 1 січня 2006 року. Відповідно до п. 3.6 Переліку № 41 підприємства можуть знищувати документи, якщо практична необхідність в них відпала і строки їх зберігання закінчилися. Схвалені експертною комісією підприємства акти затверджуються керівником підприємства і в обов’язковому порядку узгоджуються експертно-перевірочною комісією відповідної установи державної архівної служби. Тільки після цього підприємство має право знищити справи, включені до цих актів.
Порядок оформлення виділення документів на знищення визначається п.п. 8.5-8.7 і Додатком 22 до Інструкції № 1153.
Акт про виділення документів на знищення виглядає так.
Відібрані до знищення документи передаються організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. Здача документів оформляється приймально-здавальними накладними (п. 3.7 Переліку № 41). Відповідно до роз’яснень, викладених в листі відділу формування Національного архівного фонду і діловодства Державного комітету архівів України від 12.01.2001 р. № 05-26 (далі — Лист № 05-26) віднесення організації до категорії, що займається заготівлею вторинної сировини, підтверджується її уставом, затвердженим і зареєстрованим у встановленому порядку.
Незначні обсяги документів можна спалити, про що здійснюється відповідний запис в акті (пп. 4.5.10 Правил № 16). Що таке «незначні обсяги» і як їх спалювати, ні в Правилах № 16, ні в Листі № 05-26 не обговорено. Ми пропонуємо вам «незначність» обсягу документально зафіксувати в наказі по підприємству, там же оговорити заходи пожежної безпеки, визначивши місце і порядок спалювання документів.
На закінчення зазначимо, що знищення документів з порушенням установленого Переліком № 41 строку їхнього зберігання є незаконним і тягне відповідальність відповідно до діючого законодавства.
Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення встановлених цим Переліком термінів зберігання документів є незаконним і спричиняють відповідальність згідно з діючим законодавством.
Про те, що робити у випадку втрати документів, поговоримо в наступному номері.
1 Витяги з Переліку № 41 наводилися нами в Довіднику «ШБ» № 21/2005 стор. 45-46 и № 22/2005 стор. 46.
Далі буде
Марина Тарасова

В начале 2014 можно уничтожить за 2010 при условии проведения комплексной проверки за тот период. Уничтожать, конечно же не все. Самим не желательно, лучше воспользоваться услугами специальных фирм. Поищите на форуме, уже когда-то была подобная тема.