Скажите подалуйста, Фізична особа здала авто в оренду ТОВ. ТОВ подписало договор с заправкой. ТОВ должно какие-то документы делать на списывание бензина? (Путевой лист или что?)
Заранее спасибо.

1. Для початку Ви маєте на основі договору розробити акт приймання-передачі майна (транспортного засобу) з фізичною особою, який містить інформацію про технічний стан та комплектації автомобіля, наявності дефектів, стан пробігу та залишок палива в баці.
2. Потім, наказом по підприємству Ви встановлюєте базову лінійну норму витрат палива на автомобіль нарівні затверджених наказом Міністерства транспорту України від 10 лютого 1998 р. №43, також, Ви можете використати корегуючі коефіцієнти. Рекомендую Вам ознайомитися з НОРМАМИ ВИТРАТ ПАЛИВА І МАСТИЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ НА АВТОМОБІЛЬНОМУ ТРАНСПОРТІ (моторна олива також списується за нормативами).
3. Розробляєте шляховий лист і на основі шляхового листа списуєте паливо.
Я думаю, що Ви купили талони, талони бувають з різними номіналами на 20, 30 л і т.п., ви маєте відслідковувати рух талонів. Талон на пальне підтверджує право його власника на отримання на АЗС фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування й марки, які позначені на ньому (п. 1.3 Інструкції № 281).
Право власності на пальне до установи переходить після отримання накладної на пальне, але зберігається пальне на АЗС на умовах договору відповідального зберігання.

1) Технічний стан та наявність дефектів це має зробити, якийсь авто-сервіс? Може є якийсь бланк спеціальний? який?)
Чи це можна самому написати?

ТОВ не купляло талони. Воно купило картки (подібно до банківських) і коли вони буду заправлятись, то картка буду кусати гроші із транзитного рахунку заправки (рах. товариства).
Ці картки треба документально видавати? Який документ?

картка учитывается на 112 счете, исходите из этого

а вот статья ДтКт [online.dtkt.ua]

1. Щодо технічного стану та дефектів - то це більш правовий аспект, Ви маете бути впевнені, що авто цілком придатне для використання. Звичайно краще взяти "папірець" з СТО, а можете в акті написати, типу того: Дефектів не виявлено, їхати можна. З точки зору бухгалтерії зараз Вам необхідні тільки дані спідометра та залишок пального., щоб списати правильно паливо.
Але, якщо авто буде використовуватися Орендодавцем у вихідні дні, то Ви маєте слідкувати за пальним та спідометром і зазначати відмінності в акті здачі-прийняття робіт.
2. Я думаю, що АЗС дасть Вам рух пального, але водії Вам мають давати фіскальні чеки, де буде написано оплата КАРТОЮ.
Приклад Ви на 01.01.2016 купуєте паливо 100 л. на суму 1000 грн., (Проводите документом Надходження товарів і послуг)паливо відображається на рах. 203 ДТ 100л.
Потім 01.01.2016 заправились на 20 л. 10.01.2016 - 20 л.,15.01.2016 - 20 л., 25.01.2016 - 20 л.30.01.2016 20 л.
Списуєте 100 л. але з урухуванням коефіціентів!

Підкажіть будь ласка, а як доказати, податківцям , що автом користувались у службовий час саме для господарських цілей підприємства, якщо наприклад у нас інженер може взяти службове авто для того щоб поїхати до клієнта і зробити профілактичний огляд техніки, яку ми обслуговуємо ?
Накладної чи акта на дану послугу ми в цей день не зробимо.

Колишній подорожній лист ідєально для цього підходив,
особливо відмітки клієнта - придумайте шось подібне,
можна навіть з списком, якшо такий клєнт не один



Ну і що шо в голові вітер?!
Зате думки завжди свіжі!!!

клєнт=клієнт



Ну і що шо в голові вітер?!
Зате думки завжди свіжі!!!

дякую Шустрік, я от теж в деяких організаціях бачила щось схоже.Листок формату А4 з відмітками у тих клієнтів , де водій на протязі дня був.

а потом за отсутствие какойто отметки Вам припишут доначислить НДФЛ, и Вы будете сидеть и думать: сами ж форму придумали

Quote
rainy_days
Підкажіть будь ласка, а як доказати, податківцям , що автом користувались у службовий час саме для господарських цілей підприємства, якщо наприклад у нас інженер може взяти службове авто для того щоб поїхати до клієнта і зробити профілактичний огляд техніки, яку ми обслуговуємо ?
Накладної чи акта на дану послугу ми в цей день не зробимо.

А зачем им вообще это доказывать? Не заправляйтесь в выходные и в нерабочее время (если чеки), а так у вас есть рабочий график по организации с 8 до 17, например, вот вы и работаете.

Quote
rainy_days
дякую Шустрік, я от теж в деяких організаціях бачила щось схоже.Листок формату А4 з відмітками у тих клієнтів , де водій на протязі дня був.

Вы напрасно это делаете, потом могут прицепиться к отсутствию отметок.Лучше старый путевой подрисуйте под себя: уберите механика,врача, на спинке создайте несколько граф и вписывайте маршруты,объекты и т.д.

Добрый день! Подскажите пожалуйста, путевой лист должен выписываться на каждый день или можно его выписывать скажем так на неделю?

Quote
INNA1970

Quote
rainy_days
дякую Шустрік, я от теж в деяких організаціях бачила щось схоже.Листок формату А4 з відмітками у тих клієнтів , де водій на протязі дня був.

Вы напрасно это делаете, потом могут прицепиться к отсутствию отметок.Лучше старый путевой подрисуйте под себя: уберите механика,врача, на спинке создайте несколько граф и вписывайте маршруты,объекты и т.д.

ммм....якщо я буду конкретні маршрути писати без відміток клієнтів. то я майже пального не спишу мені потрібно побільше списувати, а є ряд клієнтів яким не шкода поставити навіть відмітку, якщо водія в них в той день не було

ну это годится для менеджеров, но не годится для руководсва. а надо для всех одинаково типа

в мене керівництво тільки "за" , головне щоб при перевірці мені витрати списані на бензин не забракували, бо ніяких підтверджень інших що інженери на службовому авто їздять по клієнтах я більше придумати не можу.