Я думаю, що все залежить від діяльності.
Наприклад, у нас.. Багато покупців ФОП і програмами не користуються, ті хто платники пдв звійсно мають медок, але як РК треба зареєструвати, то треба усім позвонити і часто не один раз. Накладних на товар виписуємо в середньому 50 шт в день... То скільки раз мені треба буде зателефонувати, знайти бухгалтера, а зараз багато хто працює "удальонно", щоб підписали? Чимало накладних перероблюємо, так як номенклатури багато і є ваговий товар. При прийомі представник покупця (точно не бухгалтер в нашому випадку) все перевіряє і, раптом щось не так, виправляє а, водій наш уже повертає нам виправлену накл, ми перероблюємо.

Можливо хтось з досвіду вже підкаже як реалізувати електронний документообіг за такої ситуації? Буду вдячна, бо рано чи піздно треба переходити.

У нас точно така ситуація. Майже всі видаткові ми переробляємо з різних причин. Самі розробники програмного забезпечення не можуть відповісти на питання!
Щодо замін, то тут складність не у тому, що треба переробити (ви відправляєте документ - його відхиляють - відправляєте перероблений, або покупець складає накладну на повернення (якщо була недостача або бій), хоча я не згодна з цим варіантом.
А покупців це не цікавить, все частіше не хочуть переробляти видаткові.
Складність у даті документа! Бо сьогодні відправили, а не факт, що сьогодні-завтра його підпишуть. Буває мені присилають акти вик.робіт з датою 31.10, а ЕЦП наклали 01.12 й прислали. От в який період включати такі документи, коли податкова каже за датою ЕЦП другої сторони (коли вже я його підпишу), а згідно бухгалтерського обліку за датою здійснення операції. Я включаю на свій ризик по даті документу (операції).
Буду дуже вдячна за відповіді, можливо хтось вже обізнаний.

Quote
Annet99
Щодо замін, то тут складність не у тому, що треба переробити (ви відправляєте документ - його відхиляють - відправляєте перероблений, або покупець складає накладну на повернення (якщо була недостача або бій), хоча я не згодна з цим варіантом.

А яким чином фіксувати зміни на місці прийому товару? Зараз вони виправляють прямо в накладній, а якщо документів паперових нема?
Чим взагалі водій може підтвердити, що товар був доставлений, бо і зараз виникають ситуації, коли покупець стверджує, що поставки не було, бо десь згубили накладну, то ми свої екз скануємо з їхніми підписами і надсилаємо їм.

А про дату підписання я навіть не подумала, дійсно теж слушне питання. Чи матиму я взагалі право виписувати податкову накладну, якщо покупець мені так і не підпише видаткової накладної?

Quote
luysia82
... Чимало накладних перероблюємо, так як номенклатури багато і є ваговий товар. При прийомі представник покупця (точно не бухгалтер в нашому випадку) все перевіряє і, раптом щось не так, виправляє а, водій наш уже повертає нам виправлену накл, ми перероблюємо.

Можливо хтось з досвіду вже підкаже як реалізувати електронний документообіг за такої ситуації? Буду вдячна, бо рано чи піздно треба переходити.

А які тут проблеми? Покупець перевіряє. Якщо щось не так - повертає (відхиляє) документ. Якщо все правильно - підписує.

Quote
Annet99
... податкова каже за датою ЕЦП другої сторони ...

Дайте посилання, де вона так каже, будь ласка.

Quote
olex

... податкова каже за датою ЕЦП другої сторони ...
Дайте посилання, де вона так каже, будь ласка.

Прошу пробачення, десь в глобальній мережі читала статті і був такий коментар

Quote
Саня
Общаюсь очень часто с бухами, которые используют МЕдок так: получают акты, подписывают мне ЭЦП, а для себя просят, чтобы я им распечатал , поставил подпись и мокрую печать

"Возрастные" коллеги очень осторожны боятся вирусов и не доверяют хранилищам файлов

и правильно делают...

Quote
olex

... податкова каже за датою ЕЦП другої сторони ...
Дайте посилання, де вона так каже, будь ласка.

Вообще, от гни практически ВСЕГДА фискальные трактовки законов
И можно ожидать именно такой трактовки

Quote
Annet99


... податкова каже за датою ЕЦП другої сторони ...
Дайте посилання, де вона так каже, будь ласка.

Прошу пробачення, десь в глобальній мережі читала статті і був такий коментар

Вот сходу в гугл выдает по поводу даты первичного документа и даты наложения ЭЦП
налоговая несет бред если считает, что датой осуществления хозоперации есть дата наложения ЭЦП.

[interbuh.com.ua]
[uteka.ua]

Мое предприятие работает с крупными застройщиками и я что-то не заметила их желания работать с электронным документооборотом. А там документы немаленького обьема. КБ3,Кб2 и т.д. Внутренняя документация только с подписями руководителей и печатями предприятий!

Quote
Blick

Как раз для мелких компаний это совсем не проблема. Все программы для сдачи отчетности дают возможность обмениваться с контрагентами документами в электронном виде - кто больше, кто меньше. Если есть Медок или АртЗвит - вообще легко. Если нет - можно пересылать вообще через бесплатную Папку24 от Привата.
Вопрос не в обмене между контрагентами, а в стыковке того же Медка с 1С. Вот если у меня сейчас 4-5 актов от поставщиков в месяц (летом чуть больше) будет мне дир программиста оплачивать? Скорее всего скажет, что и вручную внести можно. А чтоб вручную внести, надо распечатать, т.к. неудобно на компе из окна в окно прыгать. И экономии бумаги не получается...
Хотя есть вопрос и в обмене. Насколько знаю, многие мелкие экономят на программах, берут бесплатные ключи и пользуются электронным кабинетом. Я их не понимаю, но они есть. Программ у них нет, Привата тоже может не быть.

Ничего не поняла. У Вас акт от поставщика, где написано название услуги и цена. Скорее всего, 80-90% этих актов от одних и тех же поставщиков из месяца в месяц. Зачем его распечатывать, чтобы внести в программу? И неужели какая-то электронная стыковка быстрее, чем нажать правой кнопкой мышки, скопировать документ и поменять дату/сумму?

Это точно не в возрасте дело )) у меня много взрослых коллег и очень даже ничего шарят

Oleg_s - а как вы знаете обмениваться с налоговыми органами при проверке? Вы хоть что-то знаете ? Если да то поделитесь пожалуйста.

Лично я дошла только до того момента, что мои контрагенты 95% пока не готовы переходить на электронный документооборт. Потому мне не с кем обмениваться.
Уверена, что ваше желание, обменивать с налоговыми органами при проверке в электронном варианте, в ближайший год не будет реализовано, а тем более через медок. Скорее всего нужно будет так и так выгружать потом загружать в личный кабинет, ну или как-то конвентировать.
Как я вижу проверку с налоговыми органами, при электронном ведении бухгалтерской документации: нужно будет расспечатывать с , например Медка, подписанные с двух сторон документы. Но это тоже пробема. Например у Киевстара Медок а у меня СОТА. На сколько я понимаю мне нужно ставить Медок или Киевстару устанавливать СОТУ.

Quote
buh-psf


Oleg_s - а как вы знаете обмениваться с налоговыми органами при проверке? Вы хоть что-то знаете ? Если да то поделитесь пожалуйста.

.

Щось не дуже зрозумів, про обмін з податковою, мова йде про те, що податкова прийде і ми маємо на вимогу надати паперові документи, нащо тоді ЕД.?

Quote
Oleg_s
... мова йде про те, що податкова прийде і ми маємо на вимогу надати паперові документи, нащо тоді ЕД.?

Відповідь у темі вже була. Від збільшення кількості публікацій того ж самого запитання відповідь не зміниться...

А может ли кто подсказать стыкуются между собой разные системы ЕДО ?
или для работы надо чтобы все были в одной системе ?
только все Медок или все сервис "Вчасно" или др. ?

Должны стыковаться, иначе смысла в ЭДО нет.

Конечно должны. Но стыкуются ли ?

Помните когда то была проблема с передачей/регистрацией РК в разных программах.
ЕЕ решили обменом через гни.
Но здесь такого нет. Вот и интересно как это работает

Quote
FyDD
Конечно должны. Но стыкуются ли ?

Помните когда то была проблема с передачей/регистрацией РК в разных программах.
ЕЕ решили обменом через гни.
Но здесь такого нет. Вот и интересно как это работает

Каждая система предлагает для подписания созданных в ней (системе) документов бесплатный доступ контрагентам, не работающих в такой системе непосредственно. У каждого своя реализация (или бесплатный дистрибутив, или бесплатный доступ к веб-сервису...)

По поводу вопроса с периодом включения первички в учет - по созданию или по подписанию ЭЦП - есть Лист ДПСУ № 585/4/99-00-07-03-02-13 від 07 листопада 2019 "Щодо дати оформлення електронного акта наданих послуг", в котором они задают этот вопрос Минфину.
"Враховуючи викладене вище та з метою надання платникам податків індивідуальних податкових консультацій з обґрунтованим висновком і уникнення при цьому неоднозначного трактування норм ПКУ, а також недопущення втрат бюджету, просимо надати роз’яснення з питання правильності визначення дати, яка вважається датою належним чином оформленого первинного документа (у тому числі акта виконаних робіт (наданих послуг)), що засвідчує факт виконання робіт (надання послуг), а саме:

• дата складання первинного документа, вказана у такому первинному документі як обов’язковий реквізит первинного документа;

• дата підписання первинного документа, шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису обома сторонами цивільно-правового договору щодо виконання робіт (надання послуг).

Так что осталось дождаться внятного ответа от Минфина..

Quote
olex
А які тут проблеми? Покупець перевіряє. Якщо щось не так - повертає (відхиляє) документ. Якщо все правильно - підписує.

Наведу приклад,
Наш водій відвіз товар (без накладної) покупцю, я паралельно відправила бухгалтеру покупця в медок електронну накладну. Товар здавався на склад покупця, прийняв комірник.
Бухгалтер покупця відхиляє мені накладну з поміткою, що щось там невірно, недовезли якусь номенклатуру наприклад. А мій водій каже, що все він відвіз правильно. Як доказати що ми праві?
Зараз я можу взяти накладну з підписом покупця, відправити скан і так довести що все було довезено і прийнято їхнім представником. А без накладної що робити?

До чого цей приклад? Це все одне, що водій привіз товар, комірник прийняв, але документи вам не повернули, сказали потім підпишемо.
Якщо робити по-людськи, то водій не повинен повертатись до того, поки бухгалтер не поверне підписаний ецп документ.

Quote
olex
До чого цей приклад? Це все одне, що водій привіз товар, комірник прийняв, але документи вам не повернули, сказали потім підпишемо.
Якщо робити по-людськи, то водій не повинен повертатись до того, поки бухгалтер не поверне підписаний ецп документ.

Якщо чекати поки бухгалтер підпише накладну в медку, то можна потратити купу часу, і не встигнути розвезти товар іншим покупцям.
У нас є одні покупці, які працюють через прoграму Е-din, підписана накладна зазвичай приходить на наступний день, після доставки. Тому ми всеодно (для себе) робимо накладну і водій наш підписує у того хто прийняв товар.
Накладні ми ніколи не залишаємо у покупця разом з товаром, завжди підписуємо і забираємо наш екземпляр, інакше потім можуть бути проблеми з доказами що товар був досталений.

Все решаемо, только пока непонятно как. По-хорошему водитель должен ехать с документом, например, на планшете. Кладовщик должен при приемке как-то указать недовоз. Например, составляется акт недовоза. И не бухгалтерия, а кладовщик должен подписывать или отправлять на переделку накладную. Как-то так.

Quote
Blick
Все решаемо, только пока непонятно как. По-хорошему водитель должен ехать с документом, например, на планшете. Кладовщик должен при приемке как-то указать недовоз. Например, составляется акт недовоза. И не бухгалтерия, а кладовщик должен подписывать или отправлять на переделку накладную. Как-то так.

Згодна, все можна вирішити, але з додатковими затратами і ускладненнями як для продавця так і покупця (в моєму випадку).
Якщо електронний документообіг мені не полегшує роботу а навпаки ускладнює, то і питання його впровадження відкладується в довгий ящик... ((

Тут есть и плюсы, и минусы. Электронные документы можно загружать в программу, а не вносить вручную. Это расходы на программу, но экономия на зарплате оператора. Опять же, должно быть меньше ошибок, чем при ручном вводе, и экономия времени. Но снова дополнительные затраты на ЭЦП кладовщику. У поставщика расходы на гаджет для водителя-экспедитора. У того, кто выписывает много расходных накладных, будет существенная экономия бумаги, в рознице же никакой экономии бумаги не будет.

Quote
luysia82
Якщо чекати поки бухгалтер підпише накладну в медку, то можна потратити купу часу, і не встигнути розвезти товар іншим покупцям.

А підпис на паперових документах ви теж не чекаєте?

Quote
olex
А підпис на паперових документах ви теж не чекаєте?

Ну так, пару секунд чекає водій, поки прийомщик підпише і прізвище поставить))
Якщо водію кажуть, що півчаса треба почекати, щоб бухгалтер печатку поставила, то
тоді водій не чекає, забирає накладну просто з підписом і прізвищем.
Ви не розумієте, або не хочете зрозуміти, специфіку деякої роботи.
Я виписала накладні, водія відправила на маршрут, і далі займаюся іншою роботою, наступного ранку прийняла від водія документи, що треба переробила, щоб з наступною поставкою передати. А так мені доведеться з водієм на телефоні весь день просидіти, поки всі бухгалтера мені в медку попідписують накладні, у багатьох бухгалтера взагалі удальонні, то за ними і так бігаєш визвонюєш щоб звірку підтвердили, чи РК зареєстрували, про день в день накладну в медку підписану я взагалі мовчу.
Я не проти електронного документообігу, я проти того, щоб уксладнювати собі роботу!

Quote
luysia82
Ви не розумієте, або не хочете зрозуміти, специфіку деякої роботи.

Це ви не бажаєте зрозуміти специфіку електронного підписання, а одразу кажете, що "все буде погано".
Зроблю вам підказку: ви повинні завчасно відправити електронні документи, а на боці покупця комірник-приймальник повинен мати ецп для підписання, щоб не чекати бухгалтера. Це тільки полегшить роботу на відміну від паперового обігу.
Проте, якщо мікроскопом забивати цвяхи, то це проблема...

Интееееересно, а "возрастные" - это со скольки лет?

Это не возраст, а диагноз. Когда мне было 25, я считала, что бухгалтера после 40 лет не могут научиться нормальной работе на компьютере. Частично это так и было, т.к. в старшем возрасте сложнее учиться чему-либо. Но потом встречала и своих ровесников, которые с компом могут только как обезьянки работать, только жать на кнопки, на которые жать научили. И еще в блокнотик записывать последовательность действий для создания и проведения документа. Вот именно такие и будут против электронного документооборота, т.к. новому учиться не хотят.
Не хочу сказать, что я прям асс, да и мой шестилетний внук уже в некоторых местах лучше меня соображает, так что возраст таки чуть влияет. Но главное все же в желании учиться новому или его отсутствии.