Здравствуйте, коллеги!
Буду благодарна за помощь в моем вопросе. Перелопатила кучу информации, но до сих пор не уверена.

Наша фирма является импортером. Товар получаем из Польши, например от фирмы Энергия. К нам в Одессу едет директор фирмы Энергия. Его проживание в гостинице, официально с расчетного счета, будет оплачивать наша фирма. Как это правильно оформить с нашей стороны? Нужен ли приказ? Налоги - вроде гостиничный сбор, 18% подох и 1,5% от суммы счета в гостинице? Нужны ли еще какие-то документы от иностранного гражданина?

Буду очень благодарна за советы. может кто-то сталкивался с подобным. Как обычно, позвонил директор, озадачил и ждет ответа до конца дня.

налоговики традиционно за допблаго для иностранного партнера, я категорически против. Если решите удерживать НДФЛ и ВС- это ж ему ИНН надо получить..

когда то находила письмо про рекламную акцию в компании [sfs.gov.ua] , вроде действующее. Там немного про другое, но смысл ясен. Таким образом проводила корпоратив ДР компании- из доков куча всего было- и приказы, и сметы, и планы мероприятий, и куча приглашенных гостей/партнеров. Вроде как фишка в том, что это именно рекламная кампания, и общая смета составляется. А еще лучше- оплатите не гостинице, а какому-то посреднику, а он типа организует мероприятие.

Альонка, спасибо за ответ!
Этот вопрос я уже со многими обсуждала и решили оформлять как представительские расходы. Отправляем в Польшу приглашение на встречу, от иностранного представителя положительный ответ в виде письма + приказ по предприятию.
Налогов никаких не должно быть (18 %+1,5%). Возможно будет тур сбор, если в гостинице посчитают, что мало подтверждающих документов. Кстати, завтра сама позвоню в гостиницу и узнаю.
Можно сказать, что я решила вопрос и тут пишу результат- может кому-то пригодится информация

так туристический сбор не Вы ж платите, а гостиница, есть или нет- Вам без разницы, просто возможно он будет отдельной строкой в счете на проживание, и войдет общей суммой в ваши расходы.

Гостиницу необходимо предупредить, что ваш гость в командировке (возможно попросят подтверждение в виде приглашения или приказа), в этом случае в гостиничном счете не указывают туристический сбор и сумму счета в полном объеме сможете включить в расходы.