В командировку на собственном автомобиле
Не такая уж редкая это ситуация, когда директор направляется в командировку на собственном автомобиле. Какие необходимо оформить документы, чтобы эта операция не привела к образованию дополнительных благ для работника и бесплатно полученных услуг для предприятия?
Предприятие (плательщик налога на прибыль) хочет направить своего работника в командировку в пределах Украины на его личном автомобиле. Может ли предприя-тие включить в расходы на командировку, а следовательно, и в валовые расходы дополнительные расходы, связанные с командировкой на автомобиле?
ГНАУ не против поездки работника в командировку на собственном автомобиле (консультация в «Вестнике налоговой службы» за июль 2007 г. № 27(454) стр. 16, далее — Вестник № 27):
Когда для оперативного, полноценного и своевременного выполнения задачи на командировку или сокращения финансовых расходов необходимо, чтобы командированный работник выехал в командировку на автомобиле, ... то в этих и подобных случаях руководитель принимает решение направить его в командировку на автомобиле.
При этом автомобиль может быть собственным или арендованным, грузовым, пассажирским или специального предназначения.
Правда, уточняет:
В случае если выезд в командировку осуществляется на автомобиле командированного работника, то кроме указанных расходов возникают также расходы, связанные с арендой автомобиля.
То есть, по мнению ГНАУ, если соблюдены все нормы оформления документов для выезда работника в командировку:
1) в приказе руководителя предприятия указан пункт назначения, название предприятия, на которое командируется работник, цель и сроки командировки, а также определено, на каком автомобиле осуществляется командировка работника, и утверждается маршрут движения;
2) работнику выдано командировочное удостоверение по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260, зарегистрированное в журнале регистрации по форме приложения «Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж», утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59;
3) составлена смета затрат на командировку, в которую включена сумма суточных, затраты на ГСМ, рассчитанные по нормам в соответствии с утвержденным маршрутом движения, проживание и т.п.;
4) с работником заключается договор аренды автомобиля в письменной форме (параграф 5 гл. 58 Гражданского кодекса Украины от 16.01.03 г. № 435-IV (далее — ГКУ)), подлежащий нотариальному удостоверению (ст. 799 ГКУ).
Тогда затраты предприятия на командировку работника в пределах 50 % документально подтвержденных сумм можно отнести на валовые расходы в соответствии с пп. 5.4.10 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятия» от 28.12.94 г. № 334/94-ВР (Вестник № 27):
... не включаются в состав валовых расходов налогоплательщика расходы, связанные со стоянкой и парковкой легковых автомобилей, а также 50 % расходов на приобретение горюче-смазочных материалов для легковых автомобилей и оперативную аренду легковых автомобилей.
Можно пойти по второму пути, предлагаемому Госкомпредпринимательства (письмо Госкомпредпринимательства от 31.05.07 г. № 3903), и заключить с работником договор компенсации. В этом случае расходы работника:
... должны быть подтверждены соответствующими расчетными, платежными и другими документами, которыми являются заявление от работника, договор между работником и предприятием, соответствующие приказы руководителя предприятия относительно возмещения расходов работника, путевые листы, чеки на приобретение горюче-смазочных материалов и т. п.
Но, кроме всего прочего, при определении суммы компенсационных расходов предприятию следует за основу брать нормы амортотчислений, для начисления которых необходимо документальное подтверждение стоимости автомобиля. А таким документом является акт экспертной оценки.
По какому пути пойти, заключить с работником и нотариально заверить договор аренды автомобиля или заключить с работником договор компенсации и в этом случае провести экспертную оценку автомобиля — решать предприятию. При договоре аренды предприятие имеет право отнести в свои валовые расходы только половину стоимости арендной платы (пп. 5.4.10
Закона № 334), а по договору компенсации — всю компенсацию, выплаченную работнику, но в пределах амортизационных отчислений (письмо ГНА в г.Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106, опубликованное в «ДК» № 49 от 04.12.06 г. на стр. 56-57).
Марина Тарасова