Нагадаємо, що відповідно до Закону № 889 (пп. 9.10.2) звіт про використання коштів, отриманих на відрядження або на господарські витрати, має бути наданий підзвітною особою підприємству (у бухгалтерію або безпосередньо керівнику підприємства), що видало кошти в підзвіт, до закінчення третього робочого (банківського) дня. У ці самі терміни мають бути повернуті й невикористані або зайво витрачені підзвітні суми. Відлік трьох робочих (банківських) днів починається з дня, що випливає за днем, у якому підзвітна особа завершує відрядження або завершує виконання окремого доручення (цивільно-правової дії), даного підприємством такій підзвітній особі, і яке має бути виконане ним за рахунок наданих йому коштів у підзвіт.
При цьому необхідно враховувати, що відповідно до пп. 9.10.3 і 9.10.1 Закону № 889, якщо підзвітна особа все-таки повертає суму невикористаних або зайво витрачених підзвітних коштів, але пізніше граничного терміну, установленого пп. 9.10.2 Закону № 889, але не пізніше звітного місяця, на який приходиться останній день такого граничного терміну, то така фізособа сплачує штраф 1 у розмірі 15% від суми, що підлягає поверненню. Тобто штраф накладається лише за фактом неповернення або порушення граничного терміну повернення невикористаних або зайво витрачених коштів, виданих у підзвіт, а не за фактом перевищення витрат понад установлених норм. І базою для нарахування цього штрафу в обох випадках буде сума, що підлягає поверненню, але не повернута підприємству у встановлений термін 2. Цей штраф має перераховуватися на рахунок податку з доходів фізосіб, але в той самий час він має бути виділений і персоніфікований у звітних документах (податковому розрахунку) роботодавця по кожній конкретній підзвітній особі, щоб уникнути віднесення його в рахунок сплати податку на доход даної підзвітної особи (інакше сума штрафу може бути сприйнята працівниками податкової як переплата податку на доход, що підлягає поверненню даному працівнику).