кто как думает - можно ли принять доверенность с мокрой печатью, но факсимиле директор и бухгалтер -одно лицо.

Дебет-Кредит № 26 (26.6.2006)
Суть справи :: Податковий облік

Факсиміле на податковій накладній: правомірно?

Проблема підпису (особливо факсиміле) на податковій накладній (ПН) традиційно викликає до себе зацікавлення. Це пояснюється тим, що відсутність підпису на ПН трактується податковою як відсутність цієї самої ПН, а це означає, що в одержувача такої ПН не має права на податковий кредит (ПК). Податкову у такій помилці приваблює насамперед простота її виявлення. У цій статті спробуємо з’ясувати різні твердження ДПАУ, а також міфи, виплекані нею в головах українських платників податків.

Твердження, що не потребують доказів

На самому початку аналізу теми наведемо низку тверджень, що не потребують складних доказів та висновків, а є непорушними фактами.

1. Податковий орган жодних офіційних роз’яснень з приводу факсиміле на ПН не давав. Тому коли податківці на місцях стверджують про неможливість ПК у разі виконання підпису методом факсиміле, посилаючись на письмове роз’яснення ДПАУ, то вони вводять платника податків в оману (адже з такого непростого питання ДПАУ офіційної своєї думки висловити не ризикнула). Мало того, інші офіційні органи також нічого конкретного про право на ПК при підписі факсиміле на ПН не сформулювали. Так, Держпідприємництво своїм листом від 12.01.2005 р. №145 підтвердило право підприємств використовувати підписи факсиміле при здійсненні договорів, якщо чинним законодавством не встановлено заборони на використання таких підписів і за наявності між сторонами згоди щодо застосування таких підписів. Аналогічний висновок зроблено Міністерством юстиції у листі від 10.01.2005 р. №19-45-1590.

2. Закон про ПДВ не містить жодних вимог до підпису на ПН, навіть вимоги про наявність самого підпису на ній, не кажучи вже про конкретизацію шляху його виконання: від руки працівником, який особисто виписав ПН, чи за допомогою факсиміле. Така згадка про підпис є лише у п. 18 Порядку №165. Але при цьому навіть Порядок №165 не зазначає спосіб виконання підпису: особисто чи факсиміле. Крім того, цей Порядок затверджено ДПАУ без відповідної вказівки Закону про ПДВ, в якому нікому не доручалося встановлювати порядок складання ПН.

Як бачимо, навіть початкове формулювання цих простих доказів руйнує всі створені податківцями міфи. Навіть такий простий підбір фактів уже свідчить про відсутність прямих законодавчих вимог про «особистість» підпису на ПН та неприпустимість підпису факсиміле.

Факсиміле у договірній практиці

Виконання підпису шляхом факсиміле на госпдоговорах та інших документах цивільним законодавством цілком допускається (п. 3 ст. 207 ЦКУ): «Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів».

Отже, навіть при укладенні договорів законодавство дозволяє використовувати підпис факсиміле, але ставить при цьому умову: таке використання має бути передбачене або Законом, або письмовою згодою сторін. Але оскільки жодним Законом спеціальне застосування підпису факсиміле не передбачено (ні у договорах, ні в товарних накладних, ні у ПН), то сторонам для легалізації підпису факсиміле при здійсненні правочину треба ще укласти спеціальну письмову угоду. У ній має бути пункт про можливість застосування такого підпису, а також оригінальний зразок рукописного підпису, який згодом відображатиметься шляхом факсиміле.

Але це стосується тільки здійснення правочинів. Під правочином маються на увазі, згідно з п. 1 ст. 202 ЦКУ, дії особи, спрямовані на придбання, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків. Під це визначення, вочевидь, підпадає підписання договору, але не підпадає виписування ПН, адже ПН лише засвідчує нарахування ПДВ постачальником, але ніяк не впливає на права й обов’язки суб’єктів. Право на ПК у покупця вона лише підтверджує (пп. 7.4.5 Закону про ПДВ), а обов’язок постачальника сплатити ПДВ з постачання товарів (робіт, послуг) і право покупця на ПК виникають на інших підставах, встановлених тим самим Законом. Тому застосовувати до ПН принципи і підходи, передбачені для здійснення правочинів, не коректно.

Факсиміле у бухгалтерській документації

Особливості виконання підпису в бухгалтерській документації встановлюються Положенням №88. Згідно з абз. 1 п. 2.5 цього Положення, документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампа, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

У цій нормі слід звернути увагу на те, що вона у ключових своїх аспектах повторює відповідні вимоги ЦКУ, але не ставить умовою підписання угоди про можливість застосування та зразки підпису факсиміле.

Набагато складнішим є питання про те, наскільки цю норму можна застосовувати щодо підпису саме на ПН. Згідно з абз. 1 п. 2.1 Положення №88, первинні документи — це письмові свідоцтва, що фіксують і підтверджують господарські операції, а ПН підтверджує господарську операцію з продажу товарів (робіт, послуг) і нарахування ПЗ продавцем. На підставі преамбули Положення №88 встановлюється порядок створення, прийняття та відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами.

Отже, якщо ПН є первинним документом, то норми Положення №88 на її складання поширюються. Тому, згідно з процитованими нормами Положення №88, виконання підпису особи, яка виписала ПН, шляхом факсиміле допускається, якщо це ніяк не суперечить спеціальному законодавству (у нашому прикладі — нормам Закону про ПДВ).

Факсиміле у податковій документації з ПДВ

Як уже наголошувалося, безпосередньо Закон про ПДВ не містить взагалі жодних конкретних вимог про підпис на ПН. Податкові органи на місцях часто допускають «перегини», стверджуючи про обов’язковість саме особистого підпису працівника, який виписав ПН, на підставі пп. «в» пп. 7.2.1 Закону про ПДВ.

Але у цій нормі йдеться про обов’язковість наявності у ПН найменування постачальника (а не П.І.Б. працівника, який виписав), зазначеного у його статутних документах, або прізвища, ім’я, по батькові СПД ФО, якщо постачальником є фізособа. Таким чином, Закон про ПДВ не містить навіть вимоги про наявність прізвища працівника підприємства, який виписав ПН.

Не містить Закон про ПДВ також і умов визнання ПН недійсною, оскільки навіть словосполучення «недійсна ПН» Закон абсолютно не містить.

Це поняття визначено і встановлено лише у порядку №165, згідно з п. 5 якого ПН вважається недійсною тільки у разі її заповнення особою іншою, ніж особа, зареєстрована як платник ПДВ у відповідному податковому органі і якій присвоєно індивідуальний податковий номер платника податку на додану вартість. Жодних інших підстав для визнання ПН недійсною навіть Порядок №165 не містить. Отже, наявність підпису працівника, який відвантажив продукцію, виконаного шляхом факсиміле, не є підставою для визнання такої ПН недійсною.

Таким чином, ні Закон про ПДВ, ні Порядок №165 не дають підстав для визнання недійсною ПН з підписом факсиміле особи, яка її виписала.

Наявність судового прецеденту

З проблематики цієї статті в Україні вже створено судовий прецедент, причому рішення прийнято у вищій судовій інстанції (після відповідної апеляції та касації). Вищий Господарський суд України прийняв його своєю постановою від 01.07.2004 р. у справі №5/1961-3/2131. Спинимося коротко на основних аргументах суду при винесенні цього рішення.

1. Суд узяв до уваги, що єдиною підставою для визнання ПН недійсною є (згідно з п. 5 Порядку №165) виписування цієї ПН неплатником податку на додану вартість. Інших підстав, на думку колегії суддів, «для визнання податкової накладної фіктивною чи недійсною чинні нормативні акти, що регулюють порядок нарахування, сплати податку на додану вартість і складання податкової накладної, не передбачають». З цим висновком суду важко не погодитися.

2. Суд визнав неможливість застосування у ситуації, що виникла, ст. 44 ЦК УРСР2, яка встановлювала принципи поставлення підпису на господарських договорах. Тим самим суд чітко розмежував сфери здійснення правочинів і виписування бухгалтерських та податкових первинних документів.

3. Як додатковий аргумент суд визнав можливість застосування у цій ситуації п. 2.5 Положення №88 (що встановлює право застосування факсиміле у бухгалтерських документах) і навіть прямо послався на нього в ухвалі.

4. Суд узяв до уваги, що підприємством були надані листи його контрагентів, які виписували спірні ПН, що підтверджували, що ці ПН відображені у книгах продажу товарів (робіт, послуг) і включені до ПЗ з ПДВ у відповідному податковому періоді. Наявність таких листів жодними нормативними актами з ПДВ не передбачено, а відсутність таких листів, звичайно ж, не позбавляє платника податків права на відповідний ПК.

Але якщо підприємство має таку змогу, такі листи краще все-таки зберігати, особливо від партнерів, з якими доводиться працювати на постійній основі протягом тривалого періоду часу. У разі наявності таких листів ця постанова Вищого Господарського суду України повністю закриває всі можливі питання податківців щодо факсиміле у ПН.

Висновки

1. Ні наявна нормативна база з ПДВ, ні практика виписування ПН, що склалася, не містять заборони на використання підпису факсиміле особи, яка виписала її. Загальні правила виписування бухгалтерських документів цей висновок підтверджують, прямо дозволяючи застосування факсиміле.

2. Усі розмови податківців про недійсність ПН, підписаної факсиміле, не відповідають нормативній базі, нічим конкретним взагалі не обгрунтовані і є радше їх нескромним бажанням, ніж дійсністю.

3. З цього спірного питання суд вищої інстанції визнав правоту платників податків, а не податківців, що вказує на те, що у суді такий спір податківці обов’язково програють.

1 У відкритті провадження з перегляду цієї справи відмовлено постановою Судової палати у господарських справах Верховного суду України від 06.12.2004 р.

2 На момент здійснення операції, що розглядалася судом, діяв ще Цивільний кодекс УРСР.

Нормативна база

Закон про ПДВ — Закон України від 03.04.97 р. №168/97-ВР «Про податок на додану вартість».

Порядок №165 — Порядок складання податкової накладної, затверджений наказом ДПАУ від 30.05.97 р. №165.

Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. №88.

Віталій Шеломков

----------------------------------------
Дебет-Кредит № 15 (9.4.2007)
Суть справи :: Судова практика

Для застосування факсиміле необхідна письмова домовленість сторін
Постанова ВГСУ від 01.03.2006 р. №23-14/208-05-6005

Позиція позивача. Позивач — підприємство з іноземними інвестиціями — звернувся до суду з позовом про визнання недійсними договорів поставки, укладених ним з відповідачем (приватне підприємство).

Свої вимоги позивач обґрунтував тим, що оскаржувані документи його уповноваженими особами не підписувалися, в бухгалтерському обліку не відображалися, товарно-матеріальні цінності за ними підприємство не одержувало та не відпускало, розрахунки не проводилися.

Позиція відповідача. Відповідач заперечував проти позову, вказуючи, що оспорювані документи оформлені належним чином, а саме: шляхом засвідчення їх директором позивача, печаткою підприємства та своїм факсиміле. Крім того, спірні договори були виконані сторонами, що підтверджується наданими суду договором перевезення вантажу, квитанцією про прибуткові касові ордери, договором відповідального зберігання, а також Книгою обліку придбання товарів (робіт, послуг) відповідача.

Рішення суду. Суд першої інстанції задовольнив позов та визнав спірні договори недійсними. Апеляційний суд дійшов протилежного висновку та не знайшов підстав для визнання договорів недійсними. ВГСУ підтримав позицію суду першої інстанції.

Визнаючи спірні договори недійсними, суди виходили з такого.

Правочин, що вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства, та скріплюється печаткою. Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Згідно зі ст. 215 ЦК України підставою недійсності правочину є недодержання на момент вчинення правочину стороною (сторонами) вимог, встановлених частинами 1 — 3, 5, 6 ст. 203 ЦК України. Оскільки на спірних договорах є факсимільне відтворення підпису директора підприємства — позивача без попереднього погодження його використання та за відсутності зразка оригінального підпису, що суперечить пунктам 2, 3 ст. 207 ЦК України, такі договори мають бути визнані недійсними.

Від редакції. На сьогоднішній день застосування факсимільного відтворення підпису вже не рідкість. Проте законодавчі вимоги щодо його застосування відомі далеко не всім. Бухгалтери та інші спеціалісти підприємств та організацій здебільшого переймаються питанням правомірності застосування факсимільного відтворення підпису на бухгалтерських документах: накладних, податкових накладних тощо. У «ДК» №45/2006 ми аналізували питання використання факсиміле для оформлення бухгалтерських документів, у т.ч. податкових накладних, і дійшли тоді позитивного висновку. Нагадаємо, що правомірність застосування факсиміле на податкових накладних підтвердив ВГСУ у постанові від 01.07.2004 р. №5/1961-3/213.

Щодо застосування факсиміле на договорах та інших правочинах, то законодавство регулює це питання по-особливому: як вже йшлося вище, використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису допускається за умови, що таку можливість зафіксовано у письмовій угоді, яка, крім іншого, має містити зразки відповідного аналога власноручних підписів представників сторін. Якщо такої угоди немає або якщо вона не містить зразків аналогів власноручних підписів, застосування факсиміле для оформлення договорів вважається неправомірним, а сам договір (інший правочин), оформлений з таким порушенням, може бути визнаний недійсним у судовому порядку. Причому недійсним його може бути визнано навіть тоді, коли обидві сторони договору не заперечували та не заперечують у суді можливості використання факсиміле.

Зразки аналогів власноручних підписів відповідних осіб зазвичай відображаються (наводяться) у додатках до договору, яким передбачено використання факсимільного відтворення підпису. У самому договорі (угоді) бажано передбачити перелік документів, що можуть оформлятися з використанням факсиміле. До категорії таких документів доцільно включити і документи, що підписуються на виконання договору (акт приймання-передачі, товарна накладна).

Підготував Дмитро ГАРНИЙ, «Дебет-Кредит»

---------------------------------
Факсиміле

Факсиміле може використовуватися при оформленні будь-яких документів, крім тих, щодо яких є законодавчі обмеження

У яких випадках можна застосовувати не оригінальний підпис керівника, а факсимільний? На яких документах (накази, листи, звіти, податкові накладні, накладні, акти виконаних робіт) допускається проставлення факсимільного підпису?

Відповідно до ч. 3 ст. 207 ЦКУ, використанняпри вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису допускаєтьсяу випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства,або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразкивідповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Згідно з п. 2.5 Положення про документальнезабезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказомМінфіну від 24.05.95 р. №88 (далі - Положення №88), «документможе бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу,символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення».

Натомість, відповідно до п. 2.8 Інструкціїпро безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженоїпостановою правління НБУ від 21.01.2004 р. №22, під час підписуваннярозрахункового документа використання факсиміле не дозволяється.Аналогічна норма міститься у п. 1.6 Положення про оформлення таподання клієнтами платіжних доручень в іноземній валюті або банківськихметалах, заяв про купівлю або продаж іноземної валюти або банківськихметалів до уповноважених банків і інших фінансових установ тапорядок їх виконання, затвердженого постановою правління НБУ від05.03.2003 р. №82.

Вважаємо, що факсиміле може використовуватисяпри оформленні будь-яких документів, крім тих, щодо яких є законодавчіобмеження (а це головним чином розрахункові документи), тобтояк на договорах, актах виконаних робіт, листах, наказах тощо,так і на податкових накладних. Висновок про можливість застосуванняфаксиміле на податкових накладних підтвердив і ВГСУ (постановавід 01.07.2004 р. №5/1961-3/213) з посиланням на норми Положення№88. Вважається, що використанню факсиміле на підприємствіповинно передувати підписання відповідного наказу керівником.

Дмитро ГАРНИЙ,«Дебет-Кредит» №45/2006.

спасибо