Уважаемые бухгалтера(И не только)! сколько реально-3 года?а если не было проверки?статьи разные читала,обтекаемо пишут,что не выбрасывать...последняя проверка до 01.01.99г.и что же,с этого времени все хранить?честно говоря,уже негде.

Кроме зарплаты - все остальные документы три года. Все равно проверять будут только этот период, раньше - не имеют права.
Я бы не хранила весь этот хлам столько лет. Сдала бы в архив.

Протягом якого часу мають зберігатися первинні документи, якщо податкові органи не проводили перевірку підприємства?


У консультації Алли Ліщименко, начальника відділу інформаційно-довідкової служби ДПА у м. Києві1 на запитання «Скільки часу зберігаються документи, що підтверджують податкову звітність?» було дано відповідь: якщо податкові органи не проводили перевірку підприємства, то первинні документи і додатки до них, на підставі яких була складена податкова звітність, повинні зберігатися підприємством понад 3 роки. Чи справді цього вимагає закон?

Терміни зберігання документів визначено в Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженому наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41 та зареєстрованому в Мін’юсті 17.09.98 р. за №576/3016 (із змінами і доповненнями) (далі – Перелік). Він є нормативним актом, обов’язковим для використання всіма підприємствами незалежно від форми власності.

Зокрема, для первинних документів і додатків до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.) встановлено трирічний термін зберігання за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. Первинні документи бюджетних установ та організацій, а також госпрозрахункових підприємств і організацій, які перебувають у сфері управління міністерств чи інших центральних органів виконавчої влади, перевіряють під час ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Мабуть, на підставі цього і стверджується, що якщо податкові органи підприємство не перевіряли, то первинні документи мають зберігатися понад 3 роки. Ми з цим не погоджуємося. Адже якщо перевірки не було 5 чи 10 років, це не є підставою для накопичення макулатури, особливо у приватних підприємців та на невеликих підприємствах в умовах нестачі та дорожнечі офісних площ.

Що загрожує підприємству, яке не зберігало важливі для податкових органів документи понад 3 роки?

Податкові органи цікавить недоплата податків. Але час на їх стягнення обмежений терміном позовної давності, який становить у загальному випадку 1095 днів. Адже відповідно до пп. 15.1.1 Закону від 21.12.2000 р. №2181-III «Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами» (далі – Закон №2181) за винятком випадків, визначених пп. 15.1.2 цього пункту, податковий орган має право самостійно визначити суму податкових зобов’язань у випадках, визначених цим Законом, не пізніше закінчення 1095 дня, наступного за останнім днем граничного строку подання податкової декларації. Якщо така податкова декларація була подана пізніше, – за днем її фактичного подання.

Якщо протягом цього строку податковий орган не визначає суму податкових зобов’язань, платник податків вважається вільним від такого податкового зобов’язання, а спір щодо такої декларації не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.

Підпунктом 15.1.2 Закону №2181 визначено два винятки:

1) податкову декларацію за період, коли виникло податкове зобов’язання, не було подано (тому декларацію бажано подавати навіть тим, хто її не зобов’язаний подавати, наприклад, підприємцям на єдиному податку);

2) судом встановлено скоєння злочину посадовими особами платника податків або фізичною особою – платником податків щодо умисного ухилення від сплати податкового зобов’язання.

Покарання за умисне ухилення від сплати податкового зобов’язання передбачено ст. 212 Кримінального кодексу України. Максимальне покарання за цей злочин – позбавлення волі на строк від п’яти до десяти років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років з конфіскацією майна. Це якщо податки не сплачено особою, раніше судимою за ухилення від сплати податків, зборів, інших обов’язкових платежів, або якщо вони призвели до фактичного ненадходження до бюджету чи державних цільових фондів коштів в особливо великих розмірах (у п’ять тисяч і більше разів перевищили установленого законодавством неоподатковуваний мінімум доходів громадян).

Водночас згідно з частиною першою ст. 49 Кримінального кодексу особа звільняється від кримінальної відповідальності, якщо з дня вчинення нею злочину і до дня набрання вироком чинності минули строки:

1) два роки – у разі вчинення злочину невеликої тяжкості, за який передбачене покарання менш суворе, ніж обмеження волі;

2) три роки – у разі вчинення злочину невеликої тяжкості, за який передбачене покарання у вигляді обмеження або позбавлення волі;

3) п’ять років – у разі вчинення злочину середньої тяжкості;

4) десять років – у разі вчинення тяжкого злочину;

5) п’ятнадцять років – у разі вчинення особливо тяжкого злочину.

Ухилення від оподаткування в особливо великих розмірах належать до тяжких злочинів: згідно з частиною четвертою ст. 12 ККУ тяжким є злочин, за який передбачене позбавлення волі на строк не більше десяти років.

Таким чином, якщо платник податків справно платив податки та подавав податкову звітність, він може зберігати податкові документи, на підставі яких складено податкову звітність, не більше 1095 днів з дня подання податкової декларації. А якщо декларація не подавалася або є загроза переслідування за ст. 212 КК, то задля спокою (якщо впевнені у своїй правоті) тримати документи бажано не менше 10 років.

Крім того, Перелік затверджено до набрання чинності Законом №2181. А тому вимога зберігати податкову звітність (якщо подавалася декларація і не скоєно злочину щодо ухилення від оподаткування) понад 3 роки суперечить Закону №2181. Діють норми Закону №2181, а не наказу.

спасибо,не очень то и обнадеживает,особенно если документы за "чужой" период.придется в подвал куда-то переть.

ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ І ПОРЯДОК ЗНИЩЕННЯ БУХГАЛТЕРСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

Підприємство працює 3 роки. Протягом указаного строку жодного разу не перевірялося. Чи має право бухгалтер знищити бухгалтерські документи у зв'язку із закінченням строку їх зберігання? Якщо так, то які документи потрібно залишити (крім документів, пов'язаних з виплатою заробітної плати)?
По-перше, якщо підприємство працює 3 роки, то це ще не означає, що закінчився строк зберігання документів. Згідно з Переліком № 41 обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, під-приємство почало працювати в 2001 році. Терміни зберігання справ (документів) за цей рік (за час роботи цього року), завершених діловодством, обчислюються починаючи з 1 січня 2002 року. Тому право на знищення вказаних документів (якщо строк зберігання їх — три роки) виникне тільки після 1 січня 2005 року. І то лише в тому разі, якщо по них завершено перевірку питань дотримання податкового законодавства державними податковими органами. В аналогічному порядку (тобто за умови завершення ревізії) вирішується і питання знищення документів бюджетних установ і організацій, а також госпрозрахункових підприємств і організацій, що знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади. При цьому слід зазначити, що у разі виникнення непорозумінь, спорів, слідчих заходів і судових справ указані документи зберігаються до прийняття відповідного рішення.
У деяких читачів може виникнути запитання щодо відповідності викладених вище вимог нормам підпункту 15.1.1 статті 15 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" від 21.12.2000 р. № 2181. Нагадаємо, що вказаним підпунктом податковим органам надано право самостійно визначати суму податкових зобов'язань платника податків у встановлених законом випадках не пізніше за 1095 день, наступний за останнім днем граничного терміну подання податкової декларації, а у разі, якщо таку декларацію було подано пізніше, — за днем її фактичного подання.
Тому перше, що впадає в наші спантеличені очі, це словосполучення "не пізніше за 1095 день" (фактично — строк зберігання документів дорівнює три роки). Свого часу ряд спеціалістів висловив думку, що якщо податковий орган не може самостійно нарахувати податкові зобов'язання (позбавлений такого права) після закінчення вказаного 1095-денного строку, то умова про попередню перевірку документів перед їх знищенням застаріла. Проте ДПА України дотримувалася й дотримується іншої точки зору (лист від 29.04.2002 р.
№ 3440/5/23-3316). Центральний податковий орган вважає, що податкове зобов'язання може бути нараховане або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочате без дотримання строку давності, визначеного в підпункті 15.1.1 Закону "Про порядок погашення ...", у випадках якщо податкову декларацію за період, коли виникло податкове зобов'язання, не було подано або судом установлено здійснення злочину посадовцями платника податків або фізичною особою — платником податків. А якщо це так, то ДПА приходить до висновку, що примітка "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства ..." до окремих статей Переліку № 41 не втратила свого значення в умовах дії Закону "Про порядок погашення ..." Друга принципова особливість полягає у тому, що терміни зберігання документів, визначених в Переліку № 41, є мінімальними. Їх не можна скоротити. А ось збільшити можна. Все залежить від специфіки (особливостей) роботи конкретної організації. По-третє, попередня експертиза (відбір) цінності документів здійснюється спеціальною комісією, створення якої передбачено на підприємствах, в установах і організаціях (постанова КМУ від 16.11.2002 р. № 1739). Склад такої комісії затверджується керівником підприємства. Інакше кажучи, не бухгалтер одноосібно, а комісія відбирає документи, що підлягають знищенню. Тому — прапор їй в руки, і хай працює. Звертаємо увагу, що вимоги Переліку № 41 щодо строків зберігання документів поширюється і на фізичних осіб — суб'єктів підприємницької діяльності. При цьому проведення впорядкування документів для таких осіб Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 13.12.2001 р. № 2888-III не передбачено. Що стосується другої частини питання читача щодо "документів, які слід залишити", то не знаючи специфіки роботи підприємства і, відповідно, переліку справ (прийнятого на підприємстві впорядковування документів), відповісти на це питання в рамках даної консультації не видається можливим. Проте звернемо увагу, що, в своїй переважній більшості, строки зберігання становлять три роки. Винятки: - особові рахунки працівників, а також одержувачів пенсій і державної допомоги, — 75 років мінус вік працівника; - розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості на виплату зарплати, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат (за відсутності особових рахунків) — 75 років мінус вік працівника; - акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, податкових та інших перевірок, документи (довідки, довідкові записки) до них — 5 років; - договори про матеріальну відпо-відальність — 5 років після звільнення матеріально відповідальних осіб; - бухгалтерські звіти й баланси організацій і пояснювальні записки до них, додатки до балансу (зведені річні, річні) — до ліквідації під-приємства; - зведені й річні звіти з фінансування — до ліквідації підприємства; - передавальні, роздільні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них — до ліквідації підприємства; - тощо. Насамкінець декілька слів про відповідальність за порушення термінів зберігання бухгалтерських документів. Згідно з Кодексом України про адміністративні правопорушення знищення документів тягне за собою попередження або накладення штрафу на громадян у сумі від 3 до 7 нмдг і попередження або накладення штрафу на посадових осіб — від 5 до 10 нмдг. Ті ж дії, здійснені особою, на яку протягом року накладалося адміністративне стягнення за аналогічне порушення, тягне за собою накладення штрафу на громадян в сумі від 7 до
20 нмдг, на посадових осіб — від 10 до 40 нмдг. Крім того, норму відповідальності за навмисне знищення, пошкодження або приховування офіційних або приватних документів викладено у статті 193 КК України. Проте на практиці застосування даної статті не набуло широкого поширення, оскільки факт навмисного знищення довести досить складно. Хоча інколи, звичайно, можна — чого не буває …

ХРАНЕ HTTP [2181.KIEV.UA]

СРОКИ ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ
ДДО [2NT] КУМЕНТОВОКУМЕНТОВ
В ходе осуществления хозяйственной деятельности у предприятий накапливается большое количество документов и возникает необходимость уничтожения тех, срок хранения которых истек. Исчисление сроков хранения документов в общем случае привязано к 1 января следующего за годом завершения их делопроизводством. О том, как правильно хранить и уничтожать документы, читайте далее.
В хозяйственной деятельности предприятия приходится вести налоговую, кадровую, зарплатную и другую документацию. При этом первичная документация (накладные, чеки, квитанции, акты и т. д.), реестры полученных и выданных налоговых накладных, ведомости на зарплату, налоговая отчетность (декларации, расчеты и т.п.) должны храниться на протяжении определенных сроков, после чего уничтожаются или сдаются в архив. Конечно же, прежде чем уничтожить какой-то документ, желательно прежде всего выяснить, истек ли срок его хранения.
Исчисление сроков хранения
Как указано выше, исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, вычисление срока хранения документов, датированных 2002 годом, начинается с 1 января 2003 года. И если срок хранения такого документа составляет, например, 3 года, то он заканчивается 1 января 2006 года. Исключения составляют прямо указанные в Перечне случаи, например, когда отсчет начинается с даты окончания срока действия договора, с налоговыми документами отсчет иногда нужно начинать с даты представления налоговой декларации (расчета).
Сроки хранения и условия уничтожения документов
Сроки хранения первичных документов, документов налоговой отчетности и другой документации определены Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины № 41 от 20.07.98 г. № 41 (далее по тексту Перечень). Положения данного перечня распространяются также и на физических лиц – субъектов предпринимательской деятельности.
Большинство документов, которые предприятие (в данной консультации термин «предприятие» будем применять и в отношении физлиц-СПД) использует в своей хозяйственной деятельности, имеют срок хранения 3 года, но есть и исключения. Существуют документы сроком хранения и 5 лет, и 75 лет (например, сведения для начисления зарплаты).
Относительно хранения отдельных документов в Перечне содержатся дополнительные ограничения. Например, несмотря на то, что срок хранения некоторых документов три года, их можно уничтожить только лишь после завершения проверки периода, которого касаются эти документы, налоговыми органами в пределах плановой проверки. Эта норма Перечня применяется к первичным документам и дополнениям к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых записей (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о принятии, сдачи и списания имущества и материалов, квитанции и накладные из учета ТМЦ, авансовые отчеты, налоговые накладные, первичные документы и дополнения к ним относительно экспортно-импортных операций, документы (акты, справки, счета) о принятии выполненных работ и другие документы, касающиеся бухгалтерского и налогового учета).
Даже, если вышеуказанные документы «отбыли» положенный срок, их нельзя уничтожать перед плановой налоговой проверкой соответствующего периода.
В случае возникновения споров и начала судебных дел, такие документы нужно хранить (сверх вышеуказанного срока) до принятия окончательного решения соответствующей судебной инстанцией.
Как следует из положений Закона Украины «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами», в отношении документов, касающихся налогообложения, в случае, если на основании их данных подавались налоговые декларации (расчеты), трехлетний срок нужно отсчитывать от даты представления такой декларации (расчета).
Как поступить, если налоговая проверка завершена, но надлежащие три года не прошли, можно ли в этом случае уничтожать документы?
Во-первых, если завершена внеплановая проверка, которая охватила определенный период, а плановой проверки интересующего нас периода не было, документы следует хранить до окончания именно плановой проверки.
Во-вторых, даже если была проведена плановая проверка, все равно нужно выдержать надлежащие три года и не уничтожать документы до окончания трех лет, так как ими могут заинтересоваться и другие государственные либо правоохранительные органы. К слову отметим, что за умышленное уничтожение, повреждение или сокрытие официальных или частных документов ст. 357 Уголовного кодекса Украины предусмотрена уголовная ответственность, об этом идет речь в письме Государственного комитата архивов № 01-197 от 11.03.2002 года.
Приведем еще некоторые сроки хранения документов в разрезе различных их видов.
Договоры
Для определенных видов договоров установлены разные сроки хранения. Хозяйственные, операционные, трудовые и другие договоры должны храниться три года после окончания срока их действия при условии завершения плановой налоговой проверки соответствующего периода. Кредитные договоры , договоры залога, перевод долга хранятся пять лет после окончании срока их действия или погашения кредита, долга тоже условии проведения налоговой проверки.
Сведения о начислении заработной платы наемным работникам
В своей деятельности предприятие составляет сведения о начислении заработной платы, доходов гражданам за выполнение работ (услуг) по договорам гражданско-правового характера. При этом такие сведения должны храниться у предпринимателя на протяжении:
• за период до 01.07.2000 г. – 75 лет;
• за период после 01.07.2000 г. – на протяжении всего времени уплаты пенсионных взносов и на протяжении 5 лет после прекращения их уплаты, а затем передаются на хранение в архив, в случае с физическим лицом – СПД передаются в местные архивные учреждения.
Трудовые книжки
Трудовые книжки (дубликаты), которые не были получены работниками при увольнении, хранятся в кадровой службе на протяжении двух лет отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников, а потом передаются в архив предприятия, где хранятся 50 лет, а по окончанию этого срока уничтожаются.
Торговые патенты
Согласно Положения об изготовлении, хранения и реализации торговых патентов, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 13.07.98 г. № 1077 торговые патенты, срок действия которых закончился, предприниматель должен вернуть органу государственной налоговой службы. Если предприниматель прекратил деятельность, подлежащую патентованию, то патент подлежит сдаче независимо от срока его действия.
Свидетельства об уплате единого налога и справки на наемных работников
Согласно Порядка выдачи Свидетельства об уплате единого налога, утвержденного приказом ГНАУ от 29.10.99 г. № 599 Свидетельство об уплате единого налога по окончании срока действия должно быть в 5-дневной срок возвращено в налоговый орган, который его выдал (вместе со всеми справками, выданными на наемных работников). То же самое и в том случае, когда предприниматель отказывается от применения упрощенной системы по своему решению или вынужден это сделать в связи с законодательной нормой, если ликвидируется придприятие – на протяжении 5 дней по окончании последнего квартала работы по упрощенной системе Свидетельство об уплате единого налога и справки на наемных работников следует вернуть в налоговый орган.
Документация, связанная с применением РРО и расчетных книжек
Согласно Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» контрольные ленты РРО, использованные книги учета расчетных операций (а с ними те же Z-отчеты) и расчетные книжки должны храниться на протяжении трех лет после их окончания.
Процедура уничтожения документов
Согласно п. 3.6 Перечня, предприятия могут уничтожать документы, срок хранения которых закончился, по согласованию с государственными архивными учреждениями.
Согласно п. 3.1, 3.2 Перечня, п. 14 Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденного постановлением КМУ № 1004 от 08.08.2007 года для уничтожения документов на предприятии создается и утверждается руководителем специальная экспертная комиссия в составе руководителей деловодной службы, специалистов соответствующего государственного архивного учреждения. Комиссия проводит предварительную экспертизу ценности документов, осуществляет отбор документов для уничтожения, о чем составляется соответствующий акт. Как разъяснено в письме Государственного комитета архивов Украины № 05-26 от 12.01.2001 года, указанный акт согласовывается экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения и только потом документы можно уничтожать.
Согласно Перечня, п.п. 4.5.10 Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий и организаций, утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины № 16 от 16.03.2001 г., зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 г. за № 407/5598 (Правила действуют в отношении предприятий всех форм собственности), отобранные к уничтожению и указанные в актах документы передаются организациям по заготовке вторичного сырья (это оформляется приемо-сдаточными накладными). Небольшие объемы документов можно сжечь, о чем в акте делается соответствующая запись.
Согласно ст. 6 Закона Украины «О национальном архивном фонде», п. 6 Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов запрещено уничтожать документы без проведения экспертизы их ценности. Исключение составляют только физлица – СПД, в соответствии с письмом Государственного комитета архивов Украины от 28.07.2004 г. № 01-1113 физлицам – СПД не нужно создавать экспертные комиссии для определения ценности документов, как это делают юридические лица. Единственное, что нужно сделать, – это составить акт на уничтожение документов, что всегда может оказать помощь при возникновения каких-то претензий со стороны проверяющих органов.
Акт может выглядеть следующим образом.
СПД Иванов И. И.
10.01.2008 г.
г. Одесса
АКТ
об отборе документов, подлежащих уничтожению
СПД Ивановым И. И. отобраны для уничтожения документы, как такие, которые не имеют научно-исторической ценности и утратили практическое значение (на основании Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины № 41 от 20.07.1998 года).




Название документа Год начала
исчисления срока хранения Колич Срок Примечание

1.Налоговые накладные хранения
(№ № 1-10) 2002 1 3 года Плановая налоговая проверка завершена
2Расчетные книжки
(№ № 1-10) 2002 1 3 года Плановая налоговая проверка завершена
Всего 2 (два) дела за 2002 год сдать на уничтожение в организацию по заготовке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной.

СПД Иванов И. И. _____________________
(подпись)
О СРОКАХ ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

эх...какой костер потом пылать будет из первички

Якщо термін зберігання документів закінчився,складаєте детальний акт на списання док-ів.В акті вказуєте склад комісії,причини ....згідно...
перелік нормативних док.