Восстановление учета шаг за шагомДебет-Кредит № 49 (3.12.2007)Ко мне не раз обращались с просьбой восстановить учет. Каждая ситуация была уникальной, хотя механизм восстановления вообще-то стандартный. Больше всего в душу запал такой случай. Привез руководитель одного предприятия большую картонную коробку с документами насыпью — некоторые порванные, некоторые, как потом выяснилось, вообще отсутствуют. Говорит, поссорился с бухгалтером, она ушла и оставила вот такое. Ворох бумаг за четыре года — с начала создания предприятия. Я месяц копался, пока свел концы с концами, и теперь хочу поделиться собственным опытом восстановления на примере приведенной ситуации. Надеюсь, она послужит специалистам, занимающимся восстановлением.
I. Подготовительный этап
Шаг 1. В первую очередь, все имеющиеся первичные документы следует разложить по месяцам (желательно по отдельным папкам).
Шаг 2. Далее документы в каждой папке группируем по видам хозяйственных операций: банк, касса, подотчет, поставщики, покупатели и т. п. Документы каждого вида скрепляем канцелярской скрепкой или отделяем от других документов, скажем, вкладываем в отдельный файл.
Шаг 3. После этого группируем всю имеющуюся отчетность — каждый год в отдельную папку, последовательно по месяцам. То есть в каждой годовой папке отчетности сразу идет вся отчетность за январь, потом февраль и т. п.
Шаг 4. Так же в отдельные папки за каждый год раскладываем имеющиеся реестры учета (журналы-ордера, главная книга, ведомости и т. п.). Однако в нашей ситуации никакого реестра не было.
Шаг 5. Восстанавливаем порванные документы. Сначала для восстановления содержания отдельные части каждого документа наклеиваем на кальку. По возможности получаем дубликаты этих документов. Тогда порванные оригиналы можно просто выбросить в корзину для мусора.
ІІ. Этап восстановления отчетности
Шаг 6. Просматриваем папки отчетности и обнаруживаем недостающие отчеты, в соответствующих местах папки делаем закладки и в записную книжку заносим список отсутствующей отчетности. В нашей ситуации не хватало некоторых налоговых отчетов, отчетов (расчетных ведомостей) в фонды соцстрахования за отдельные периоды и полностью — статистической и финансовой отчетности.
Шаг 7. Вместе с руководителем идем в налоговую, в фонды. Обращаемся к соответствующим инспекторам, объясняем ситуацию: «Потеряли такой-то отчет. Пожалуйста, помогите, дайте ваш экземпляр, перепишем данные себе». В некоторых местах нам объясняют, что мы должны сначала направить письмо, изложить суть своей просьбы (дать экземпляр отчета). Но, в конце концов, вопрос решается по-человечески, без лишней бюрократии. Отчеты нам дают, переписываем себе, ставим отметки о сдаче «задним числом».
Шаг 8. Подкладываем восстановленные отчеты в папки отчетности (где сделали закладки).
Шаг 9. Делаем сверку по налогам. Для этого пишем письмо в «свою» ГНИ, где просим провести сверку. С письмом идем в налоговую — в отдел учета и отчетности. Обращаемся к инспектору отдела. Он помогает получить все визы (на нашем письме). После чего по нашей просьбе распечатывает все движение средств по каждому налогу за четыре года. Распечатывает также акт сверки, который мы подписываем. Второй экземпляр акта и распечатку за четыре года берем себе.
Шаг 10. Идем в отдел статистики, чтобы снять для себя копии статистической и финансовой отчетности. Но там узнаем, что с начала своей деятельности — четыре года — предприятие не отчитывалось. Спрашиваем — что делать? Нам советуют забыть о предыдущем периоде и начать подавать отчетность с ближайшего отчетного периода (квартала). Говорят, что пойдут нам навстречу и штрафы применять не будут. В конце дают перечень статистической отчетности, которую предприятие должно представлять.
ІІІ. Этап восстановления учета
Шаг 11. Просматриваем банковские выписки за весь период (четыре года). Некоторые отсутствуют. Делаем в этих местах закладки, перечень отсутствующих выписок заносим в записную книжку. Идем в банк. За отдельную плату нам распечатывают все недостающие выписки.
Шаг 12. Полученные выписки раскладываем по месяцам, там, где сделали закладки.
Шаг 13. Наконец приступаем к восстановлению учета по результатам первого месяца. Начинаем с банка. На основании банковских выписок первого месяца заполняем ведомость движения средств на банковском счете. Я веду учет (восстановление) в программе, которую самостоятельно создал в Excel. Поэтому процесс в результате такой автоматизации значительно ускоряется.
Шаг 14. А теперь на очереди — разноска кассы. Смотрим — ни кассовой книги, ни книги регистрации приходных и расходных кассовых ордеров нет. Кстати, за весь четырехлетний период — ни одного кассового ордера не оформлено. Хотя по банковским выпискам видим, что наличность со счета получалась — на выплату зарплаты и хозяйственные расходы, а также вносилась на счет — выручка за предоставленные транспортные услуги (предприятие предоставляет транспортные услуги собственным автотранспортом).
Шаг 15. Приобретаем кассовую книгу и книгу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Нумеруем их, прошнуровуем, скрепляем печатью и подписью руководителя.
Шаг 16. Оформляем кассовые ордера под все движение наличности, зафиксированное в банковских выписках. Предварительно сверяем с имеющимися документами по подотчетным суммам (чеки РРО, товарные чеки и т. п.), начисленной зарплате, документам по реализации.
В нашем случае сумм по подотчетным документам не хватает для подтверждения выдачи наличности в подотчет. На недостачу придется оформлять договор о предоставлении займа руководителю. Например, если всего за месяц такая недостача составит 300 грн., то первым числом месяца оформляем сроком на десять лет договор займа на эту сумму (на всякий случай пусть срок будет значительным, чтобы иметь возможность постепенно погасить заем). В договоре пишем, что заем выдается в течение месяца из кассы предприятия. Под такие ссудные средства оформляем расходные кассовые ордера, где в реквизите «Основание» записываем что-то вроде: «Заем по Договору займа №1 от 01.03.2003 г.».
Документы о начисленной зарплате также отсутствуют. Поэтому сначала заполняем регистр по зарплате на основании документов по персонификации, данных формы №1ДФ и отчетов в фонды соцстрахования. Составляем также «задним числом» табель учета рабочего времени. Сверяем сумму выданной по банковским выпискам зарплаты с зарплатой к выдаче на руки за отчетный месяц. Выдано процентов сорок. Понимаем, что это аванс. Поэтому без колебаний под всю выплаченную зарплату оформляем расходные кассовые ордера — перебора зарплаты в данном случае нет.
Документов по реализации тоже не хватает. Хорошо хотя бы то, что путевые листы автомобиля есть. По ним определяем, кому предоставлялись услуги, сверяемся с заказчиками (которых можем найти). Выписываем дубликаты счетов и актов приема-передачи услуг (позже подпишем их у заказчиков) под соответствующие суммы, которые прошли по банку. Выписываем приходные кассовые ордера под полученную наличность от реализации.
Кассовые ордера теперь не регистрируем и в кассовую книгу не заносим. Так как при восстановлении следующих месяцев будут обнаруживаться факты, не учтенные в этом месяце, в результате чего некоторые из ордеров придется переделывать.
Шаг 17. На основании предварительно выписанных кассовых ордеров заполняем ведомость движения наличности в кассе (субсчет 301).
Шаг 18. Следующий шаг — восстановление подотчета (субсчет 372). В нашей ситуации авансовые отчеты не заполнены, есть только чеки, квитанции, удостоверения о командировке и т. п. На основании этих документов оформляем авансовые отчеты, руководитель их подписывает. После чего заполняем ведомость по субсчету 372.
Шаг 19. Аналогичным способом оформляется ведомость по субсчету 631 «Расчеты с отечественными поставщиками» и 361 «Расчеты с отечественными покупателями».
Здесь у нас открывается одна принципиальная ошибка. Предприятие провело бартерную сделку — предоставило транспортные услуги, а взамен получило прицеп к автомобилю. Однако наше предприятие — на едином налоге по ставке 10%, неплательщик НДС. Бартер ему запрещен. Поэтому договариваемся с контрагентом — переделываем «задним числом» договор бартера на два встречных договора купли-продажи и закрываем задолженность уже на момент восстановления учета встречными оплатами по банковскому счету. Такие случаи были и в следующих месяцах.
На приобретенные и внесенные в уставный фонд основные средства оформляем акты приема-передачи и карточки учета основных средств.
В первом месяце — нет, но в следующих неоднократно встречалась ситуация: оплата поставщику есть, а документа от него нет. Связывались с поставщиками и получали от них дубликаты подтверждающих документов.
Шаг 20. Составляем «задним числом» приказ об учетной политике, где приводим все необходимые данные: метод списания запасов, метод амортизации и т. п. После чего оформляем сводные ведомости по путевым листам (требуется для списания горючего), ведомость движения запасов (в нашем случае: горючее, бланки доверенностей), ведомость движения основных средств и малоценки.
Шаг 21. Приобретаем журнал учета доверенностей, нумеруем, прошнуровываем, скрепляем его печатью и подписью руководителя. Указываем в журнале использованные доверенности.
Шаг 22. На основании заполненных регистров бухучета (в нашей ситуации — ведомости по субсчетам: 311, 301, 372, 661, 65, 361, 631, 10, 112, 203, 209), а также отдельной бухгалтерской справки (где отражаются единичные операции, для которых отдельный регистр заводить нецелесообразно: начисление амортизации, единого, коммунального и т. п. налогов, внесение имущества в уставный фонд, закрытие счетов учета доходов и расходов и т. п.) формируем итоговый регистр (в нашем случае это была «шахматная» и оборотная ведомости). На этом восстановление учета за первый месяц в целом закончено.
Шаг 23. Подобным образом, как мы восстанавливали учет за первый месяц, восстанавливаем учет за следующие месяцы — и так всего, как в нашей ситуации, за четыре года.
IV. Заключительный этап
Шаг 24. Во время восстановления постоянно сверяем данные распечатки, которую получили в налоговой, по движению налогов, а также данные налоговой, пенсионной, соцстраховской отчетности с вновь созданными учетными данными. Проявляются и анализируются расхождения. В нашей ситуации — заниженное налоговое обязательство по единому налогу и сбору за загрязнение окружающей естественной среды, ошибки в заполнении формы №1ДФ.
Поэтому по окончании восстановления пришлось платить финансовые санкции и подавать уточняющую отчетность.
Шаг 25. Напоследок, полностью проверив все данные за период восстановления (четыре года), заполняем кассовую книгу, при этом кассовые отчеты подкладываем к кассовым ордерам соответствующей даты (месяца). Задним числом оформляем также приказы о командировке и другие приказы предприятия (в т. ч. по кадрам), реквизиты приказов записываем в соответствующие удостоверения о командировке.
И, наконец, по результатам восстановленного учета составляем первую в жизни нашего многострадального предприятия финансовую, статистическую отчетность за последний отчетный период и с чувством удовлетворения от выполненной работы сдаем ее в органы статистики.
На этом кропотливый процесс восстановления учета закончен.
Александр Золотухин