Для документального оформлення та складової таких витрат стане у нагоді наказ МФУ від 14.09.2010 N 1026 "Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання" потрібно:
1.наказ про проведення заходу
2. запрошення представників (делегацій) та їх відповіді
3.кошторис витрат
4. акти виконаних робіт
5. звіт про проведений захід
важливим залишається звязок з госпдіяльністю
ПДФО не утримується ви не є податковим агентом в даному випадку