Расчет сумм отпускныхДля расчета сумм отпускных используется средняя заработная плата, расчет которой приведен в Порядке №100. В соответствии с п. 7 Порядка №100, начисляются выплаты за время ежегодного отпуска поэтапно.
Этап 1. Определяем расчетный период, за который рассчитывается средняя заработная плата (РП).Определить расчетный период несложно. Средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактически отработанное время работы с 1-го числа следующего месяца после оформления на работу по 1-е число месяца, в котором предоставляется отпуск. Если работник принят на работу в первый рабочий день месяца, такой месяц входит в расчет средней зарплаты.
Если работник работал на предприятии больше года, то в случае когда он уходит в отпуск, например, с 18 мая 2009 года, расчетным будет период с 1 мая 2008 года по 30 апреля 2009 года.
В случае когда работник отработал меньше года, например принят на работу 1 сентября 2008 года и с 18 мая 2009 года собирается уйти в отпуск, то его расчетный период будет с 1 сентября 2008 года (поскольку это первый рабочий день месяца) по 30 апреля 2009 года.
А если работник отработал меньше года и принят на работу 17 ноября 2008 года и с 18 мая 2009 года собирается уйти в отпуск, то его расчетный период будет с 1 декабря 2008 года по 30 апреля 2009 года.
Этап 2. Суммируем заработную плату в расчетном периоде (ЗПрп).При суммировании заработной платы необходимо учитывать выплаты, которые как включаются, так и не включаются в среднюю заработную плату в соответствии с п. 3 и п. 4 Порядка №100.
Так, в суммарный заработок для расчета средней заработной платы включаются только:
1) основная заработная плата;
2) доплаты и надбавки за сверхурочную работу, работу в ночное время, за совмещение профессий и должностей, за расширение зон обслуживания или выполнение повышенных объемов работ работниками-почасовиками, за высокие достижения в труде, исполнение обязанностей временно отсутствующих работников, за руководство бригадой, за выслугу лет, за условия труда, интенсивность труда и прочее;
3) производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, тепловой энергии и электроэнергии (пропорционально той части, которая соответствует месяцам в расчетном периоде);
4) вознаграждение по результатам годовой работы и за выслугу лет;
5) выплаты за время, в течение которого работнику сохранялся средний заработок (выполнение государственных и общественных поручений, служебные командировки,
за время предыдущего ежегодного отпуска);
6) пособие по временной нетрудоспособности.
При этом единовременное вознаграждение по итогам работы за год и выслугу лет учитывается при исчислении средней заработной платы путем прибавления:
а) к каждому месяцу расчетного периода 1/12 вознаграждения — если у работника расчетный период менее 12 месяцев, например 5 месяцев, тогда в расчет будут включены 5/12 вознаграждения, т. е. сумма вознаграждения будет учитываться в части, соответствующей количеству месяцев в расчетном периоде. Понятно, что если у работника расчетный период полный — 12 месяцев, — тогда вознаграждение включается в полном объеме.
б) начисленного в текущем году за предыдущий календарный год. Текущий год — 2009, поэтому если вознаграждение по результатам работы за 2008 год начислено и включено в ведомость декабря 2008 года, такая сумма вознаграждения в расчете отпускных не участвует. Аналогичный случай, если в текущем 2009 году будет начислено вознаграждение по результатам работы за 2007 год — такое вознаграждение также в расчете отпускных не участвует. А вот если вознаграждение начислено в январе 2009 года, тогда оно полноценно участвует в расчете отпускных на весь календарный год1.
Что же касается выплат, которые не включаются в расчет, то самые распространенные следующие:
1) материальная помощь (как облагаемая, так и не облагаемая налогом);
2) выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за долголетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и др.;
3) компенсация работникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты;
4) литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, который выплачивается по авторскому договору;
5) выплаты за выполнение отдельных поручений разового характера, которые не входят в обязанности работника, и прочие выплаты, указанные в п. 4 Порядка №100.
Один интересный момент. В Порядке №100 ничего не сказано о суммах индексации заработной платы: нет их ни в п. 3, ни в п. 4 Порядка №100 среди выплат, которые включаются или не включаются в расчет средней зарплаты.
Логично предположить, что суммы индексации в расчет средней зарплаты для оплаты отпускных могут не включаться2. В то же время в письме от 09.06.2004 г. №18-311-13 Минтруда указывает на то, что суммы индексации должны включаться.
1 См. письмо Минтруда от 26.01.2007 г. №49/13/155-07.
2 Такими выводами могут воспользоваться уверенные бухгалтеры.
3 См. «Документы для работы» №26/2004.
Помните, что все выплаты включаются в расчет в том размере, в котором они начислены, без исключения сумм налогов, алиментов и пр.
Этап 3. Определяем количество календарных дней в расчетном периоде (КДрп).Чтобы не ошибиться в подсчете дней, предлагаем следующие условия:
1) суммируем все календарные дни в расчетном периоде;
2) после этого вычитаем все дни, в течение которого работник в соответствии с законодательством не работал и за ним не сохранялась заработная плата. Самым распространенным примером будет период нахождения работника в отпуске за свой счет. Так, все календарные дни, приходящиеся на отпуск за свой счет, вычитаются;
3) кроме того, не включаются в расчет праздничные и нерабочие дни, определенные ст. 73 КЗоТ.
Этап 4. Определяем среднюю заработную плату для расчета сумм отпускных (ЗПср).Средняя заработная плата определяется по формуле:
ЗПср = ЗПрп : КДрп .
Подставляем в формулу общую сумму заработной платы в расчетном периоде (см. этап 2) и делим ее на количество календарных дней (см. этап 3).
Этап 5. Рассчитываем сумму отпускных.После того как мы определили среднюю заработную плату (ЗПср), умножаем ее на количество дней отпуска.