Підскажіть, будь-ласка, така ситуація: працівник поїхав у відрядження в Росію, там хоче купити собі ноутбук і працювати на ньому а по поверненні хоче якимось чином передати його на баланс копманіі з відповідною компенсацією. Як бі це можна було зробити:
- компенсувати як авансовий?
- працівник просто продає цей комп компаніі (при цьому ми утримуємо з нього ПДФО)?

чи може взагалі працівник придбати для компаніі ноутбук у нерезидента?

Не можна так робити, у відрядженнях не можна купувати товарно-матеріальні цінності.

Quote
accountent
Не можна так робити, у відрядженнях не можна купувати товарно-матеріальні цінності.

Що значить не можна??? А якщо я дам працівнику 100 грн. щоб він бумагу в офіс купив?!?

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ЛИСТ
від 12.10.2010 р.N 31-26030-12-29/27606

Міністерство фінансів розглянуло лист щодо включення до звіту про використання коштів, наданих на відрядження, вартості книжок-довідників, придбаних працівником за власні кошти під час перебування у службовому відрядженні за кордоном, і повідомляє.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (далі - підприємство) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.

З метою податкового обліку положеннями підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" визначено перелік витрат на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з платником податку або є членами керівних органів такого платника.

Одночасно встановлено, що до складу валових витрат платника податку можуть бути включені витрати на відрядження за умови наявності підтверджуючих документів щодо зв’язку такого відрядження з основною діяльністю такого платника податку (зокрема, документів, що засвідчують участь особи, яка відряджена стороною, у переговорах, конференціях або симпозіумах , які проводяться за тематикою, що збігається з основною діяльністю платника податку) за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість зроблених витрат, а також не підтверджені документально добові витрати (в межах граничних норм).

Згідно з чинним законодавством витрати на придбання книг-довідників чи інших товарно-матеріальних цінностей за кошти підприємства або за рахунок власних коштів під час відрядження працівника до складу витрат на відрядження не включаються.

Підпунктом 1.3 розділу II Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року N 59, визначено, що придбання валютних коштів в уповноваженому банку та бухгалтерський облік іноземної валюти здійснюються згідно з вимогами чинного законодавства.

Статтею 7 Декрету Кабінету Міністрів України від 19 лютого 1993 року N 15-93 "Про систему валютного регулювання і валютного контролю" визначено, що в розрахунках між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту використовується як засіб платежу іноземна валюта. Такі розрахунки здійснюються лише через уповноважені банки.

Видача коштів на відрядження або під звіт, звіт за отримані кошти і відповідальність за невиконання фінансових зобов'язань працівника врегульовані пунктом 9.10 статті 9 Закону України "Про податок з доходів фізичних осіб". Форма Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядок складання вказаного Звіту затверджено наказом Державної податкової адміністрації України від 19 вересня 2003 року N 440.

У той же час слід відзначити, що питання придбання працівником для підприємства товарно-матеріальних цінностей за власні кошти та правомірності їх подальшого відшкодування врегульовані положеннями статей 1158 та 1160 Цивільного кодексу України щодо права особи, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, вимагати від даної особи відшкодування фактично зроблених витрат за умови подання звіту про здійснення таких витрат, якщо вони були виправдані обставинами, за яких були вчинені дії.

Враховуючи те, що питання порядку організації та здійснення валютно-обмінних операцій на території України, переміщення іноземної валюти через митний кордон України, а також отримання готівки відносяться до компетенції Національного банку України, з метою отримання більш докладних роз'яснень щодо цього Вам необхідно звернутися безпосередньо до Національного банк Україна.

Також просимо врахувати, що відповідно до статті 2 Закону Україну "Про державну податкову службу в Україні" та статтею 4 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" роз'яснення окремих положень податкового законодавства надаються податковими органами.

Заступник Міністра
А. Кравець

Витрати на відрядження у податковому обліку


Відповідно пп.140.1.7 п.140.1 ст. 140 ПКУ платник податку на прибуток має право віднести до витрат підприємства витрати на відрядження працівників, що перебувають з ним в трудових відносинах, а саме:

1) вартість проїзду (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

2) вартість проживання у готелях , а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень;

3) оплату телефонних розмов;

4) оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд , обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат при відрядженні закордон;

5) страхування життя або здоров'я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), якщо його обов’язково необхідно здійснювати відповідно до законів країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження.

Перелічені вище витрати можна включати за наявності підтверджуючих документів: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, рахунків, отриманих із готелів або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Для підтвердження витрат у разі використання електронного авіаквитка потрібні такі документи: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрукована на папері частина електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі відрядження за кордон на службовому легковому автомобілі (в тому числі орендованому) до складу витрат платника податку відносяться сплачені під час відрядження за кордон збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами, а також витрати, пов’язані зі стоянкою та паркуванням автомобіля під час відрядження, та витрати на придбання пально-мастильних матеріалів, тільки при наявності підтверджуючих документів, що засвідчують ці витрати.

Якщо працівник підприємства використовує у відрядженні власний автомобіль, за яким не укладено договір оренди на використання автомобіля для потреб підприємства і даний автомобіль не обліковується на балансі такого підприємства, витрати на придбання пально-мастильних матеріалів не враховуються у складі витрат при обчисленні об’єкта оподаткування. Вартість ПММ можна відшкодувати працівнику тільки за розпорядженням керівника та наявності підтверджуючих документів. Сума компенсації буде додатковим благом та включатись до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку.

Оподаткування додаткового блага здійснюється за ставкою, визначеною п. 167.1 ст. 167 ПКУ (15% та/або 17%).

В єдиній базі податкових знань податківці, зазначають, що проїзд на таксі відрядженої особи не включаються до складу витрат платника податку. В даному випадку вони керуються п. 6 р. ІІ та п. 9 р. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59. А в інструкції вказано, що витрати за користування таксі можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства (згідно з підтвердними документами), тому сума таких витрат буде вважатись додатковим благом відповідно для працівника до пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ.

Якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів включена вартість харчування, то платники податку, які не утримуються за рахунок бюджетних коштів, мають право включити до складу витрат вартість послуг з проживання та проїзду з врахуванням вартості послуг на харчування за умови документального підтвердження зазначених витрат. При цьому, розмір добових витрат, що враховуються у складі витрат таких платників податку, не зменшується на вартість харчування, включену до рахунку на проживання та проїзду. Таке харчування може бути одно-, дво-, трьохразовим.

Слід зазначити, що не можна відносити до складу витрат вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунку згідно із законами країни перебування.

Якщо для відрядження був оплачений двомісний (трьохмісний і більше) номер, а фактично відбув один працівник, то до складу витрат можуть бути враховані витрати в розмірі вартості одного місця у готельному номері за кожну добу такого проживання.

Також до складу витрат можна відносити витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

В 2013 року граничні норми добових витрат становлять:

для відряджень по Україні – 1147,00 *0,2=229,40 гривень,

для відряджень закордон – 1147,00*0,75= 860,25 гривень.

Розмір добових витрат працівників затверджується наказом керівника підприємства. Розмір добових (за рішенням керівника) може коливатись в зв’язку з підрозділом підприємства в якому працює працівник, посади та інших чинників.

Сума добових визначається в разі відрядження в межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи відповідно до наказу керівника та первинними документами, які надає відряджена особа. А в випадку відрядження до країни в'їзд на територію якої здійснюється за наявності візи – відповідно до наказу керівника і відмітки уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює сума добових не включається до складу витрат платника податку.

Також в ПКУ зазначено, що будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.

Наявність посвідчення про відрядження для врахування добових витрат у складі витрат при обчисленні податку на прибуток чинним законодавством не передбачено. Але, ми вам радимо все ж таки розробити бланки посвідчень, затвердити їх наказом керівника, та використовувати їх як документ, що буде додатковим підтвердженням зв’язку між підприємствами.

Якщо в відрядження відбуває голова та члени правління, наглядової ради, а також голови ревізійної комісії акціонерного товариства можуть ,то при обчисленні податку на прибуток витрати на це відрядження будуть враховані у складі витрат. А витрати на відрядження засновника товариства будуть враховуватись у складі витрат у разі, якщо засновник товариства перебуває з товариством у трудових відносинах або є головою чи членом виконавчого органу.

Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, які визначаються згідно із затвердженим звітом про використання коштів, але не більше суми авансу, перераховуються у національну валюту України за валютним курсом на дату отримання авансу.

У разі, якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті у затвердженому звіті про використання коштів більші отриманого авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку у національну валюту України за валютним курсом на дату затвердження звіту про використання коштів.

Крім того, згідно з п.19 р.ІІІ Інструкції якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості.

Якщо відрядженим працівником застосовується корпоративна картка, у Звіті відображаються тільки використані (списані з картрахунку) кошти. При цьому працівник крім рахунків готелів, проїзних квитків тощо повинен надати до Звіту документи, що підтверджують здійснені за допомогою платіжних карток розрахунки, а саме: чеки банкомату, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо.

Враховуючи зазначене, кошти в національній валюті країни, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті, які отримує працівник як аванс на корпоративну картку в розмірах, встановлених законодавством, перераховуються у національну валюту України за офіційним валютним курсом НБУ, що діяв на дату списання з карткового рахунку такої валюти за умови наявності підтверджуючих документів.

Податківці вважають, що працівник підприємства, під час відрядження за кордон не може здійснювати готівкові розрахунки у іноземній валюті за придбані товарно-матеріальні цінності для господарських потреб підприємства. Розрахунки між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту проводяться виключно через уповноважені банки. Готівкову іноземну валюту можна використовувати тільки як засіб платежу під час здійснення торгівлі та надання послуг за межами України, а саме на транспортних засобах, що їм належать (орендовані, зафрахтовані або ті, що формуються в Україні), у разі здійснення міжнародних пасажирських перевезень, та на міжнародних виставках (ярмарках), що проходить за кордоном , у разі реалізації товарів (відповідно до п.п. 7.1 п. 7 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою Правління Національного банку України від 30.05.07 за № 200).

Суми виданих коштів на відрядження, що підтверджені документально в звіті 1-ДФ не показуються, окрім коштів, які надмірно витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки. Такі суми будуть відображатись з ознакою «118».

Підсумовує, слід відмітити, що витрати на відрядження відносяться до витрат подвійного призначення, саме тому слід уважно відноситися до наявності та належного оформлення підтверджуючих документів при визначенні об’єкту оподаткування податком на прибуток.

Аудиторська компанія «Престиж-Аудит»

Чи має право працівник підприємства під час відрядження за кордон здійснювати готівкові розрахунки в іноземній валюті за придбані товарно-матеріальні цінності для господарських потреб підприємства?

Quote
MARIA22277
Чи має право працівник підприємства під час відрядження за кордон здійснювати готівкові розрахунки в іноземній валюті за придбані товарно-матеріальні цінності для господарських потреб підприємства?

неа

======================================================================
Все вышеуказанное строго мое ИМХО!

А якщо працівник - водій автобуса (автобус належить підприємству) під час здійснення міжнародного перевезення, здійснив заккордоном ремонт цього автобуса або купив запчастину , підприємство може компенсувати йому ці витрати ? Чи тільки через банк перерахувати нерезиденту ?

Quote
Ляля - Оля

Quote
MARIA22277
Чи має право працівник підприємства під час відрядження за кордон здійснювати готівкові розрахунки в іноземній валюті за придбані товарно-матеріальні цінності для господарських потреб підприємства?

неа

Почему не может? водитель заправил машину (на которой оказывает услугу и находится в командировке) дизтопливом, заменил разбитую фару... и т.д. - это же все ТМЦ

Quote
magda_a

Quote
Ляля - Оля

Quote
MARIA22277
Чи має право працівник підприємства під час відрядження за кордон здійснювати готівкові розрахунки в іноземній валюті за придбані товарно-матеріальні цінності для господарських потреб підприємства?

неа

Почему не может? водитель заправил машину (на которой оказывает услугу и находится в командировке) дизтопливом, заменил разбитую фару... и т.д. - это же все ТМЦ

magda_a , ГСМ и ТО авто в командировке - исключение из общего правила - ТМЦ для компнии может приобретаться исключительно через счета уполномоченного банка.

Таким образом, на приобретение командированным работником предприятия у нерезидента ТМЦ, которые являются не чем иным, как товаром, ввозимым на территорию Украины в рамках торгового оборота, распространяется ограничение, установленное ст. 7 Декрета № 15-93. То есть осуществление таких операций действующим валютным законодательством запрещено. Расчеты за ТМЦ, приобретенные для хозяйственных нужд предприятия, должны осуществляться только через уполномоченные банки.

Несоблюдение требований упомянутых норм законодательства (т. е. приобретение работником ТМЦ за наличную валюту) влечет за собой применение штрафных санкций. Размер штрафа согласно п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93 эквивалентен сумме валютных ценностей, которые использовались при расчетах, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день осуществления таких расчетов.

Спасибо Kuzya