Коллеги здравствуйте,

Столкнулись впервые, помогите советом вовремя, перед началом действий

Компания планирует несколько командировок сотрудника на объект заказчика.
Особенность расположения места заказчика такова, что туда добраться возможно только на машине, к заказчику никакие автобусы не ходят...

1. Я так понимаю, что заключать договор с сотрудником на аренду машины не нужно, главное правильно описать все в приказе (почему на авто и т.д.)
2. Имеет ли право компания 100% компенсировать затраты на бензин сотруднику согласно чеков с заправок.
3. Возможен ли вариант на заправке заправляться сотруднику от имени юр/лица (я дам нужные документы с данными) и просить у них налоговую накладную, ведь суммы будут больше 200 грн.
4. Нужно ли сдавать будет какой то отчет, если я буду ставить налоговый кредит по затратам на бензин...
Или лучше с этим не заморачиваться и компенсировать все сотруднику через АО.
5. Нужно ли путевой лист сотруднику?

Какие ещё нюансы могут быть в этой ситуации...?

Якщо працівник підприємства використовує у відрядженні власний автомобіль, за яким не укладено договір оренди на використання автомобіля для потреб підприємства і даний автомобіль не обліковується на балансі такого підприємства, витрати на придбання пально-мастильних матеріалів не враховуються у складі витрат при обчисленні об’єкта оподаткування. Вартість ПММ можна відшкодувати працівнику тільки за розпорядженням керівника та наявності підтверджуючих документів. Сума компенсації буде додатковим благом та включатись до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку. Оподаткування додаткового блага здійснюється за ставкою, визначеною п. 167.1 ст. 167 ПКУ (15% та/або 17%).
У разі відрядження за кордон на службовому легковому автомобілі (в тому числі орендованому) до складу витрат платника податку відносяться сплачені під час відрядження витрати, пов’язані зі стоянкою та паркуванням автомобіля під час відрядження, та витрати на придбання пально-мастильних матеріалів, тільки при наявності підтверджуючих документів, що засвідчують ці витрати.
Податкову накладну дійсно маєте вимагати на заправці. Податкову виписують без проблем.
Працівник подає авансовий звіт на всі кошти витрачені у відряджені разом з ПДВ.
Водію потрібно видати подорожній лист. Обґрунтувати госпдіяльне використання пального без подорожнього листа (чи його аналога) для цілей ПДВ (відображення податкового кредиту) і податку на прибуток буде складно. Та й для списання в бухобліку без первинки ніяк.

Спасибо за ответ,
получается путевой лист должен быть
Вот вопрос по доп/благу,
я перечисляю аванс и на командировку и сразу на бензин. А когда мне применять коеф. в доп/благу - в день АО, когда буду производить компенсацию сотруднику? (я обычно перечисляю немного меньше сумму, что бы не иметь дело с возвратом в кассу, а потом компенсирую )

и получается, если сотрудник будет брать налоговую накладную и платить как от юрлица, то вопрос о доп/благе не стоит.
Я ему просто отдельным АО могу компенсировать затраты на бензин, а себе поставить на затраты и НК.
Так?

Конечно доп/благо по выплате сотруднику, с выплаты удерживаете НДФЛ и перечисляете. Но ни в затраты, ни НК не пойдет. Советую, как мы, сделать договор аренды на авто. В этом случае и затраты будут, и кредит, и НДФЛ не платите.

только договор аренды должен быть обязательно нотариально заверен

Quote
YanaV
и получается, если сотрудник будет брать налоговую накладную и платить как от юрлица, то вопрос о доп/благе не стоит.
Я ему просто отдельным АО могу компенсировать затраты на бензин, а себе поставить на затраты и НК.
Так?

В том-то и дело, что если авто без аренды, то и налоговая вам ни к чему. Так как ни затрат вам не будет, ни кредита.

Quote
tax_agent
только договор аренды должен быть обязательно нотариально заверен

с физ лицами обязательно

Quote
yryna

Quote
YanaV
и получается, если сотрудник будет брать налоговую накладную и платить как от юрлица, то вопрос о доп/благе не стоит.
Я ему просто отдельным АО могу компенсировать затраты на бензин, а себе поставить на затраты и НК.
Так?

В том-то и дело, что если авто без аренды, то и налоговая вам ни к чему. Так как ни затрат вам не будет, ни кредита.

Только сможете по распоряжению руководителя выплатить сотруднику понесенные затраты на топливо, удержав при этом НДФЛ.

Quote
yryna

Quote
tax_agent
только договор аренды должен быть обязательно нотариально заверен

с физ лицами обязательно

ну так у Автора как раз физ.лицо

ГКУ
Стаття 799. Форма договору найму транспортного засобу

1. Договір найму транспортного засобу укладається у письмовій формі.

2. Договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню.

Как бы там еще ЕСВ не светил...

я удерживала НДФЛ при таком раскладе в день утверждения ав отчета, ЕСВ не было,так как это возмещение по ав отчету, просто не проводите через 66 счет это все.
НДФЛ перечисляется на другой счет в бюджет.