Подскажите, знающие, опытные бухгалтера, у кого бывают загранкомандировки, буду делать впервые, поэтому много вопросов.
Коммандировка за рубеж с понедельника по пятницу, но самолёт обратно вылетает в понедельник, т.е. сотрудник будет выходные проводить там (не работать, просто пробудет там). Вот мои вопросы:
1. Даты коммандировки - это с понедельника по вторник (след. недели) - там у самолёт вылетает в понедельник, а прилетает во вторник? А сколько дней коммандировка считать без этих субботы и воскресенья? И платятся ли суточные за эти выходные?
2. За время коммандировки нужно расчитать среднюю з/пл, но оплачивать её наперёд (как отпускые) не нужно ведь? Просто в конце месяца потом эти дни отдельно иначе посчитать? Верно?
3. Можно ли суточные наперёд не выдавать, а компенсировать их по возвращению (нет нормы какой-то как с отпуском -наперёд)?
4. После возвращения по авансов. отчёту как долго может висеть задолженность предприятия перед сотрудником? (если он билеты и гостиницу оплатит пока сам?) - нет ли подводных камней с ПДФО и ВЗ?
5. Какие подтверждающие документы годятся для подтвержения затрат на билеты и гостиницу?

СПАСИБО!

1. Я бы на Вашем месте даты командировок подстраивала под билеты, в Вашем случае- с пн по вт. Если Вам важно с пн по пятницу - можно, но НДФЛ на отель и авиабилет. Сложность в том, что авиабилет у Вас туда-назад, и тупо поделить на 2 под НДФЛ странненько. Но других вариантов нет.

Суточные. Законодатель не обязывает Вас платить некий минимальный размер суточных. Он только ограничивает Вас некоей суммой, свыше которой предпрриятие начислит НДФЛ. Это означает, что по факту Вы можете выплатить суточные с понедельника по пятницу, но описать это в документах как с пн по вторник. Другое дело, если у Вас есть Политика про командировки и там зафиксирован нкекий размер суточных. Типа если Вы что-то как-бы согласно этой политике не доплатите.... Но это уже больше в рамках трудовых споров, и вряд ли Ваш сотрудник пойдет в суд. Мы пишем в Политике, что суточные столько-то, но в каждом конкретном случяае утверждаются руководителем (Приказ на командировку+смета).
Поэтому это Ваше право, а не обязанность - размер. Что касается, платятся ли суточные за выходные - да, платятся, если это дни командировки (при этом они вполне могут быть нерабочие).

2.Не нужно. В конце месяца посчитаете и выплатите. Помните ж - среднюю посчитали (исходя из рабочих дней за два посл. месяца), если среднняя больше оклада - платите её за дни командировки, если меньше оклада - из расчета оклада.

3.Можно. Штрафных нет.

4.В разумных пределах. Но опять же, законодательно не урегулировано. Это скорей трудовые отношения. И помните, кредиторка по 37 это монетарная статья. Честно скажу, никто не пересчитывает, но в Вашем случае, если задолженность в валюте (по НБУ на дату утверждения авансового отчета) висит долго, есть смысл переоценивать.

5.Билеты - все расчетные, сам билет (пусть даже расп. электронный) и обязательно посадочные талоны. По отелю - сам счет/инвойс и документ об оплате. Если картой - слип.

да, и цель! если текущий контрагент и есть договор - достаточно приглашения (даже мейл от нереза). Если мамка - тоже приглашение на митинг. Если непонятно кто - как-то свяжите со своей деятельностью и хоть протокол о намерениях состряпайте.И приглашение, ес-но.
Семинар - доки по семинару - приглашение, адженда и т.д.

СПАСИБО вам огромное, varvara_26!

А можно ещё спрошу вас, varvara_26.
Вот относительно суточных, они должны быть указаны в валюте (в положении о коммандировках) и собственно в авансовом отчёте потом? Т.е. я должна взять "не більше 913,50 грн" в грн. эквиваеленте, если сегодня, то это 43 доллара, ну допустим, чтоб не попасть впросак с курсом - это может быть 35-40 долларов. И ещё по суточным, если я потом их верну сотруднику, то в грн. по курсу на день ав. отчёта - верно?
И вот ещё по оплате отеля - он забронирован, но оплачен будет с грн. карты там на месте по курсу, которым будет там у банка на то день, но с карточки уйдут гривны. В авансовом отчёте потом как это показать, если курс поменяется - просто вернуть ту списанную сумму грн. или переситывать?

Спасибо!

Quote
mashenka
А можно ещё спрошу вас, varvara_26.
Вот относительно суточных, они должны быть указаны в валюте (в положении о коммандировках) и собственно в авансовом отчёте потом?

Размер суточных в приказе (Положении) может утверждаться как в валюте, так и в гривнах (ограничений я не встречала).
Если в валюте - включаем суммы в валютный авансовый отчет (с пересчетом по курсу).
Если в грн. - делаем отдельный авансовый отчет в гривне, тогда нет пересчета в валюте и курсовых разниц на дату выплаты - потому компенсируем потом просто сумму в грн.

Quote

Т.е. я должна взять "не більше 913,50 грн" в грн. эквиваеленте, если сегодня, то это 43 доллара, ну допустим, чтоб не попасть впросак с курсом - это может быть 35-40 долларов.

Для того, чтобы "поместиться" в необлагаемую НДФЛ сумму - примерно так. Можно просто установить размер суточных в сумме 913,50 грн. - и не мучаться лишними пересчетами (если возмещение после командировки, и если размер суточных Вы хотите "подогнать" ). Устанавливать суточные в валюте выгодно в случае, когда будет аванс в валюте.

Quote

И ещё по суточным, если я потом их верну сотруднику, то в грн. по курсу на день ав. отчёта - верно?

Здесь неверно: нужно возвращать потраченные сотрудником суммы на загранкомандировку по курсу НБУ на дату их выплаты сотруднику. Возникшие курсовые разницы (между курсами на разные даты) - за счет предприятия. Согласно Инструкции №59 вернуть сотруднику потраченные деньги на командировку предприятие обязано в течение 3-х дней. (Однако неизвестно чем грозит несоблюдение этого срока - подводные камни теоретически могут возникнуть разве что в части признания налоговыми расходами курсовых разниц, возникших при выплате в случае превышения срока в 3 дня).

Quote

И вот ещё по оплате отеля - он забронирован, но оплачен будет с грн. карты там на месте по курсу, которым будет там у банка на то день, но с карточки уйдут гривны. В авансовом отчёте потом как это показать, если курс поменяется - просто вернуть ту списанную сумму грн. или переситывать?

В авансовом отчете (валютном) показать сумму в валюте согласно счета отеля - в гривну же пересчитать - по курсу НБУ на дату авансового отчета. Разницу в сумме можно возместить (но на 100% я не уверена) как "прочие расходы" на командировку, связанные с оплатой отеля - на основании выписки с личного счета сотрудника или квитанции терминала (если там есть сумма в гривне, а лучше - приложить и то, и другое).

Снова этот вопрос. Загран командировка-аванс не выдавали. в положении прописали суточные в грн.(может изменить) В какой валюте делать АО-? чеки в валюте ж...
1) Сделать АО в валюте-тогда и суточные надо в валюту переводить?
2)Сделать АО в грн-пересчитать валюту в грн на дату авансового отчета-хотя тут я сомневаюсь ведь компенсация будет по курсу НБУ в день выплаты сотруднику.

Подскажите пожалуйста,запуталась.

Ваш сотрудник понес расходы за границей в валюте (отель) - составляете отчет в валюте
Если Приказом установлено, что суточные в валюте, вписываете в вышеуказанный отчет.Т.е в Ав отчете у вас будут и суточные и счет за отель.
Если у вас в Приказе суточные в грн. - составляете новый ав. отчет в грн. Т.е. у вас будет 2 аван отчета: в грн и валюте. тот что в гривнах погашаете согласно указанной в отчете сумме. А тот что в валюте - погашаете по курсу на дату выплаты задолженности.
Есть бухгалтера, создающие один ав отчет на грн и валютные расходы вместе. Я делаю столько, сколько видов валют было использовано сотрудником. закаонодательных норм на количество отчетов не установлено.

Quote
Marizell

2)Сделать АО в грн-пересчитать валюту в грн на дату авансового отчета

По крайней мере я так делаю

Если у вас 1с8, то вы создаете ав отчет по счету 3722 , указывая суммы в валюте. Сам ав отчет при распечатывании будет показывать задолженность в валюте (там где подпись директора, бухгалтера и где расходы). А вот проводки у вас будут и в валюте и в грн. Оборотно-сальдовая также будет показывать валютную и грн. суммы.

Quote
ВМ
Если у вас 1с8, то вы создаете ав отчет по счету 3722 , указывая суммы в валюте. Сам ав отчет при распечатывании будет показывать задолженность в валюте (там где подпись директора, бухгалтера и где расходы). А вот проводки у вас будут и в валюте и в грн. Оборотно-сальдовая также будет показывать валютную и грн. суммы.

ВМ,спасибо что ответили,Читала ваш посты где-то
"На день выплаты ввожу курс евро (4,20)., пересчитываю задолженность в грн. и выплачиваю сотруднику, конечно, в грн.
Проводка 3721 311 10080,00

Делаю такие ручные проводки "Операция":
00 3722 (евро 2400/10080,00 грн )
высвечивается сумма в грн., т.к. курс введен; проводка с минусом; обязательно указать какая валюта.
00 3721 грн. 10080,00 (сумма с плюсом)"
Этим воспользуюсь если АО в евро и нужна будет переброска с 3722 на 3721-попробовала вышло.КР не учитываю-собираюсь погашать в день АО

А вот в самом АО печатается валюта(без грн)-нужно ли через дробь писать грн?

yryna,спасибо что откликнулись,а чем руководствуетесь что АО заполняете в грн сразу не подскажете?(меня тут этот момент очень волнует),я понимаю что так удобнее для проводок и легче закрыть ..но интересует именно правильность(

Да, перед выплатой задолженности делаю ручную проводку . 00 3722 (100) (100 е*4,2)

Обязательно в первой проводке указать валюту, и сумму по курсу С МИНУСОМ. Если у вас введен курс машина сама покажет сумму по курсу, красненьким. И потом переносите эту грн. сумму в след строку С ПЛЮСОМ.
00 3721 4200грн
Проведя эту проводку, по ОСВ вы увидите курсовую разницу. вернитесь в проводку и сделайте списание этой разницы, соответственно в доходы или расходы. Не забудьте также указать наименование валюты в этой проводке.

Quote
А вот в самом АО печатается валюта(без грн)-нужно ли через дробь писать грн?

Раньше не указывала. А потом пришла к тому, что удобнее указывать. Пишу вручную "в грн. -сумма"

ВМ,попробовала и с КР-все вышло,но планирую что ее просто не будет нужды проводить.день АО-день выплаты сотруднику израсходованных личных средств.

пока для себя решила так:
1.АО в евро провожу (через дробь грн)
2.Проводками переброс с 3722 на 3721 (если надо и Кр проведу)
3.Выплата в день АО(надеюсь)-на личную карту сотруднику я так понимаю не проблема
4.Остался вопрос с суточными...в грн указать и делать 2 АО или в евро и 1 АО.

посему вопрос: как будем ездить дальше непонятно...с авансом или без,варианты:
1)Указать в валюте, сейчас сделать 1 АО
2)Указать в ГРН,счас 2 АО но тогда в дальнейшем если выплачивать аванс, пересчет грн в валюту а это с копейками вечно морока.

и еще один вопрос не дающий мне покоя:

3)Аванс считается выдан, когда сотрудник снимет с корпоративной карты деньги-насколько я поняла я ему перечисляю на к/к валюту аванс-это не считается выдачей. может ли он на территории Украины снять валюту через карту?(сомневаюсь)Тогда единственный выход либо расчитаться ему с карты в валюте за проживание сразу авансом либо таки перечислять в грн ему аванс(суточные) чтобы он его снял сразу.

Или я намудрила??аванс же должен быть именно выдан...

Quote
4.Остался вопрос с суточными...в грн указать и делать 2 АО или в евро и 1 АО

Когда-то у нас командировочные были в евро. Но после всех событий , каждый раз попадать в 913,50 и выискивать разницу под обложение(?!). Мы установили командировочные в грн., больше чем 913,50 и я всегда знаю какая сумма у меня попадает под НДФЛ.

Quote
3)Аванс считается выдан,

Корпоративная карта на сотрудника(!!!)
Перечисление на корпоративную карту - не аванс. это деньги на вашем прочем счету.
Ваш сотрудник перед командировкой приобрел билет - это расход.Если билеты у меня приобретаются заранее, то составляется Ав отчет и приходуется билет на 331, а перед командировкой передается сотруднику. В этом случае билет отображается в строке "Получено"
Если же ваш сотрудник уехал в командировку, и в командировке приобрел билет, оплатил отель картой через банкомат - это расходы, а не аванс.
А вот, если он снял деньги в банкомате - я считаю это авансом и отражаю в стр "Получено" по дате снятия.

цепочка мною была утеряна..((
ставлю в грн ровно 913,50грн-перечисляю как аванс на к/к -сотрудник их снимает сразу как суточные(меня не должно волновать что он идет их меняет в банке сам если ему нужна валюта верно?),где я тут превышаю размер суточных чтобы попасть под НДФЛ,или это когда ставлю в валюте такое происходит?

ВМ,понимаю что уже вас замучала и так спасибо ОГРОМНЕЙШЕЕ, но волнует вопрос с выдачей аванса..как вы поступаете?

караул..запуталась

Корпоративные карты бывают разные:валютные и грн. Иногда грн. карту называют мультивалютной, т.к. ею можно расчитываться за гранией. Мультивалютная - это когда и снятие и Пополнение валютами.

Quote
снять валюту через карту?

Думаю нет сейчас, но у нас был давно случай, когда мы снимали с К/К, но через кассу нашего банка по заявке на командировку.

Quote
расчитаться ему с карты в валюте за проживание

Вы пополняете К/к по мере необходимости, и естественно контролируете ее. Ваш сотрудник через банкомат рассчиталкся к/к за отель (за границей), взял счет, слип с банкомата и привез все вам. Составил отчет, подложил документы, отчитался за израсходованную сумму.
Когда наши сотрудники в командировке, мы зная какие у них будут расходы, пополняем К/к карту. .

Quote
ВМ

Quote
3)Аванс считается выдан,

Корпоративная карта на сотрудника(!!!)
Перечисление на корпоративную карту - не аванс. это деньги на вашем прочем счету.
Ваш сотрудник перед командировкой приобрел билет - это расход.Если билеты у меня приобретаются заранее, то составляется Ав отчет и приходуется билет на 331, а перед командировкой передается сотруднику. В этом случае билет отображается в строке "Получено"
Если же ваш сотрудник уехал в командировку, и в командировке приобрел билет, оплатил отель картой через банкомат - это расходы, а не аванс.
А вот, если он снял деньги в банкомате - я считаю это авансом и отражаю в стр "Получено" по дате снятия.

Нет не приобретает билет со своих заранее. Снять в банкомате он же может только грн. Тоесть если я перечисляю суточные авансом в грн-и он его снимет-аванс считает выдан, а если перечисляю евро-он их снять не может?-и аванс не выдан...И что выходи единственный вариант выдать аванс в грн или евро из кассы банка с р/с по заявлению и т.д?

В приказе указали что суточные 913,50 грн. на К/К у вас 2,0 тыс грн. (какая карта-то у вас?)
Сотрудник преобрел за грн. билет на 1500 грн. на карте осталось 500 грн. Вы пополнили корп. карту еще на 25 тыс. грн.. Но деньги это предприятия и не аванс (!). затем он оплатил через банкомат валютой в отеле загрпницей. есть счет и слип с банкомата. Он потом подложит под авансовый отчет -это расход не аванс.
затем сотруднику необходима была валюта для обеда. Он снял в банкомате наличку - это аванс. Слип о снятии денег подложит под авансовый отчет. А в строке "Получено" укажит сколько он снял.

Когда будет составляться ав. отчет:
в валютном отчете вы укажите в валюте оплата отеля 1000 дол
в грн. отчете вы укажите
билет 1500 грн и суточные 2 дн*913,50 грн. - это расходы. но у вас в строке "Получено" будет указана сумма (если грн. карта то по выписке К/К) в грн. Задолженность к выплате сотруднику вы определите...
На счете К/к осталось 2000-1500+25000- сумма снятой налички с банкомата- комисиии сверьте сумму с випиской

Quote
единственный вариант выдать аванс в грн или евро из кассы банка с р/с по заявлению и т.д?

Сотрудник едет в командировку за границу. у вас приказ, смета на расход валюты. Обращаетесь в свой банк, покупаете валюту, получаете ее в кассе банка, оприходуете в валютной кассе предприятия. И перед командировкой выдаете своему сотруднику валюту. Это аванс. При составлении ав отчета, учтете валюту как выданный аванс по курсу на дату выдачи.
http://online.dtkt.ua/Book/aa2bbc46-8388-4792-a37f-51e9ea180b85/navPoint-32
http://www.kadrovik.ua/novyny/zakordonni-vidryadzhennya-pererahunok-invalyutnih-vitrat-v-nacionalnu-valyutu

К/К именная валютная(не мульти) и есть обычная К/К в грн именная. Ситуацию огромное спасибо что описали,(теперь отпали и другие вопросы).и вот он этот момент меня волнующий в этой же ситуации.
Снял он деньги из банкомата на обед пусть-это выдача аванса-но аванс получается выдан не ДО отправления в командировку а в командировке...так?

[Сотрудник преобрел за грн. билет на 1500 грн. на карте осталось 500 грн. Вы пополнили корп. карту еще на 25 тыс. грн.. Но деньги это предприятия и не аванс (!). затем он оплатил через банкомат валютой в отеле загрпницей. есть счет и слип с банкомата. Он потом подложит под авансовый отчет -это расход не аванс.
АВАНС!!!

Marizell , простите, ввела вас в заблуждение по поводу расчетов за отель и билеты, оплаченные через банкомат с К/к. это -аванс. Когда вы рассчитиваетесь картой в банкомате, это как будто бы пл поручение (см. выписку). Эту сумму в ав. отчете вписываете в стр "получено" по дате расчетов (слип).

до или во время не имеет значения. Есть аванс (снятие налички с банкомата- на дату снятия или оплата через банкомат - на дату оплаты через терминал) и отчитывается сотрудник за него в соответствии с законодательством.
еще, раз сорри...

ВМ,все окончательно мозгу конец.
Итак что я поняла.
1.Лучше не выдавать ничего-приедет отчитает-возмещу
2.Если выдавать то евро на к/к в р/с
3.Дата выдачи аванса-считает дата когда он своей к/к рассчитался в отеле(получил чек)-снял из банкомата-получил чек.,но не когда перечислил с карты на р/сбтой же гостинницы по безналу.
4.суточные могу назначит в грн в приказе ровно...не платить их в аванс вообще-возместить в грн по приезду
5.составить 2 АО

поправьте пож ВМ,а том не уже неудобно перед вами столько вопросов,и читаю кучу нормативки и разъяснений и Дт Кт-ну туго въезжаю и все тут....

Quote
1.Лучше не выдавать ничего-приедет отчитает-возмещу

не всегда у сотрудника есть средства., но если у вас будет так принято, то лучше после компенсировать.

Quote
2.Если выдавать то евро на к/к в р/с

выдать наличные в валюте страны коандировки или конвертированной, с получением такой валюты в кассе банка. Это будет аванс на командировку. сумму выдачи отражаете в стр "Получено" согл РКО.. от..
Корпоративной картой рассчитывается за отель и привозит вам слипы и счета, снимает вылюту, привозит слипы. Вы в авансовом отчете в стр "получено" укажите колво снятых денег (в грн. если у вас грн. карта) или сумму оплаченных услуг. У вас будут вопросы, когда вы увидите выписку по корпоративной карте уже после снятия денег в валюте и оплате. Но это позже и не стоит сейчас заморачиваться. После будете штуровать интернет по этому поводу.

Quote
3.Дата выдачи аванса-считает дата когда он своей к/к рассчитался в отеле(получил чек)-снял из банкомата-получил чек.,но не когда перечислил с карты на р/сбтой же гостинницы по безналу.

не своей, а именной К/к
дата выдачи - снятие налички с банкомата и дата оплаты через терминал (банкомат) отеля.

Quote
4.суточные могу назначит в грн в приказе ровно...не платить их в аванс вообще-возместить в грн по приезду

можете ровно 913,20грн., возместите, когда приедет

Quote
5.составить 2 АО

если сотрудник в командировке расходовал грн, евро и доллары, то у вас будет 3 АО.

ВМ,ну огромное спасибо от меня Вам,сложный кусок,обьемный.Пошла читать про выписки и снятие.хочу быть готова и к этому.
Еще раз спасибо.

И у меня вмервые загранкомандировка. Помогите пжл с проводками.
К/к гривневая. Билеты электронные с посад.местами за наличку. Счёт и слип терминала об оплате в евро предшествует списанию с выписки по к/к в несколько дней, списана сумма эквивалента, но не по НБУ, а м/н платёжной системы.
Делаю ав.отчёт в грн. в 1С8
1. аванс привязываю п/п датой списания с к/к банком в той же сумме эквивалента МНПС типа по коммерческому Дт 3721 - Кт 313
2. отчёт
- проезд со сборами 92 - 3721,
- проживание 92 - 3721 в той же сумме списанного эквивалента или в сумме эквивалента по курсу НБУ на день списания по выписке с отражением разницы на 945 - 3721 или 313,
- суточные 92 - 3721.

Есть замечания и как отобразить проживание?

Все списываете в эквиваленте, будто это была гривна. Только наличные расчеты в евро переводите по курсу нбу

Quote
Котег :-)
Все списываете в эквиваленте, будто это была гривна. Только наличные расчеты в евро переводите по курсу нбу

Спасибо. Но уточните как с суммой списанной по выписке банка, всю списанную сумму эквивалента по курсу м/н платёжной системы отличной от НБУ, в Дт 92 без отражения разницы между курсами на 945. Раз это безнал и деб.задолженность (немонетарные) никаких курсовых разниц не бывает. Так?
Распечатала страниц 10 проводок по загранкомандировкам в бюдж.организациях и запуталась.

Объясните мне,пожалуйста,если гривневой корпоративной картой директор рассчитался в загранкомандировке за услугу в валюте,то я должна этой датой составить авансовый отчет на получение аванса?Правильно я понимаю?И я должна сумму в валюте посчитать на день оплаты по курсу НБУ?Я еще не видела выписку по карте,не подключили ее к клиент-банку.Но сумма там будет явно другая по курсу конвертации валюты.Как потом учитывать эти разницы?
Я раньше никогда не имела дело с корпоративными картами.Если сотрудник рассчитывается картой в Украине за товары,услуги,то каждый раз нужно составлять авансовый отчет на выдачу аванса или я что-то не так понимаю?

Добрый день!!!
Меня интересует такой вопрос - мы заказали билет на перелет у туристической компании заранее на имя нашего директора(он летит) и оплатили с основного счета фирмы...правильно ли мы сделали и как это отобразить в учете???

Подскажите пожалуйста