Электронный ЖД билет для бухгалтерии
Электронный железнодорожный билет (в терминологии Укрзализныци он назвается ЭПД — электронный проездной и перевозочный документ) является фискальным документом (расчетным документом) и может использоваться для возмещения стоимости проезда в командировку бухгалтерией. К сожалению, не все бухгалтера знают об этом и нередко просят своих сотрудников предоставить бланк строгой отчетности. Но Укрзализныця больше не использует бланки строгой отчетности.
В каких документах идет речь об электронных ЖД билетах?
Закон Украины про электронные документы и документооборот от 22.05.03 № 851-IV
Электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.
Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму. Визуальной формой представления электронного документа является отображения данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.
Из вышесказанного следует, что электронный документ является набором данных, а его визуальным отображением может быть любой носитель (в том числе и распечатка на бумаге) которая позволяет человеку эти данные прочитать.
В Порядке оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных документов на ЖД транспорте
Проездной (перевозочный) документ — расчетный документ установленной формы, оформленный на соответствующем бланке проездного (перевозочного) документа или сформирован в электронном виде в соответствии с требованиями настоящего Порядка и действующего законодательства, удостоверяющий заключение договора между железной дорогой и пассажиром.
Таким образом, билет на поезд может являться расчетным документом не только в случае, когда он напечатан на бланке, но и тогда, когда является электронным документом. При этом, в любом случае, билет (проездной документ) является договором перевозчика и пассажира.
Официальное письмо Государственной администрации железнодорожного транспорта
В соответствии с Порядком оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного общим приказом Мининфрастуктуры и Министерства доходов и сборов от 30.05.13 № 331/137, зарегистрированным в Министерстве юстиции 20.06.13 с номером № 1038/23570, Посадочный документ является расчетным документом.
Поэтому для отчетности пассажир может предъявить Посадочный документ, что предусмотрено Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98, № 59 (с изменениями, в пункте 12 от 19.07 2013 года).
Письмо прямо указывает на два документа, на основании которых пассажиру нужно возмещать расходы на командировку.
Возмещение расходов по электронному билету
В соответствии с пунктом 5.6. Приказа №331/137:
Посадочный документ и перевозочный документы, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами.
То есть, распечатанный на бумаге электронный билет на поезд (посадочный документ) является таким же билетом, как и бумажный билет, оформлявшийся раньше на бланке строгой отчетности и который можно было купить в кассе. Распечатанный на обычной бумаге и на обычном принтере электронный билет (посадочный документ) имеет статус фискального чека. И так как электронный билет имеет статус расчетного документа, то его распечатка является основанием для возмещения расходов за командировку.
Изменения, внесенные приказом Министерства финансов Украины №667 гласят:
В случае использования электронного проездного/перевозочного документа основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (при перевозке багажа — распечатанный перевозочный документ.
Таким образом основанием для возмещения стоимости поездки сотруднику компании отправляющемуся в командировку являются распечатанный посадочный документ, согласно Приказа Министерства финансов Украины №59 от 13.03.98 с изменениями от 19.07.13 (пункт 12) и Приказа №331/137 от 30.05.13. Чтобы получить возмещение за билет, достаточно предъявить Посадочный документ (распечатанный электронный билет — ЭПД).
Электронный железнодорожный билет является расчетным документом
31.01.2014
Вопрос. Можно ли считать электронный железнодорожный билет, оформленный через Интернет и распечатанный на принтере (не на бланке строгой отчетности), расчетным документом?
Ответ. Согласно п.1.2. Положения «О ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине», утвержденного постановлением Правления НБУ № 637 от 15.12.2004г., расчетный документ – это документ установленных формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т.п.), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, оказания услуг, получения (возврата) денежных средств, купли-продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных Законом Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг", и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный вручную.
В соответствии с Порядком оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте (утвержден совместным приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 № 331/137), проездной документ – это расчетный документ установленной формы, оформленный на соответствующем бланке проездного документа или сформированный в электронном виде в соответствии с требованиями настоящего Порядка и действующего законодательства, удостоверяющий заключение договора между железной дорогой и пассажиром на проезд и выдается пассажиру после оплаты им стоимости услуги.
Посадочный документ - визуальная форма электронного проездного документа или его части на бумажном или электронном носителе информации (мобильный телефон, смартфон, планшет, компактный персональный компьютер, чип-карта и др.), содержит уникальный код и уникальный номер электронного проездного документа, информация по которому считывается соответствующим устройством или заносится в соответствующую ведомость установленной формы.
При продаже электронных железнодорожных билетов согласно п.4 ст. 9 Закона Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР регистраторы расчетных операций (РРО) и расчетные книжки не применяются. В этом случае оформлением расчетного документа является выдача проездного документа (в том числе в электронной форме).
Таким образом, несмотря на то, что электронный проездной документ распечатан на обычной бумаге (не на бланке строгой отчетности), он является расчетным документом, подтверждающим проведение оплаты. Для предприятий, которые реализуют ж/д билеты в электронной форме, при их продаже не требуется применение РРО, а покупатель получает только распечатку посадочного талона как электронного проездного документа в визуальной форме.
На запрос ООО «Интерактивная бухгалтерия» Государственная администрация железнодорожного транспорта Украины издала письмо № 11/1698 от 25.09.2013 г. «Относительно подтверждения расходов на приобретение электронного билета на поезд», где подчеркнула, что поскольку посадочный документ является расчетным документом, он в полной мере отвечает требованиям подтверждающего документа об уплаченных денежных средствах.
Семинар "Правовые основы турбизнеса. Налогообложение в туризме"
kievbusinesscentre.com.ua
Подтверждение оплаты проездного документа при командировке (разъяснение Миндоходов)
Опубликовано в Бухгалтерии N46 (1085) от 18 НОЯБРЯ 2013 года
Главное управление Министерства доходов и сборов в г.Киеве
Письмо от 11.10.2013 г. № 5132/10/26-15-1701-06
(Извлечение)
Главное управление Миндоходов в г.Киеве во исполнение задания Министерства доходов и сборов Украины от 30.09.2013 г. № 19704/7/99-99-19-03-02-17 рассмотрело письмо <…> о подтверждении оплаты проездного документа при командировке и в пределах своих полномочий сообщает.
В соответствии с пп.140.1.7 п.140.1 ст.140 Налогового кодекса Украины от 2 декабря 2010 года № 2755-VI, с изменениями и дополнениями (далее — НКУ), при определении объекта обложения налогом на прибыль учитываются такие командировочные расходы двойного назначения как командировочные расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким плательщиком налога или являющихся членами руководящих органов плательщика налога, в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений, оплату телефонных разговоров, оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.
Указанные в первом абзаце этого подпункта расходы могут быть включены в состав расходов плательщика налога только при наличии подтверждаю¬щих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документов об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов.
Согласно п.12 раздела II «Порядок командировки в пределах Украины» и п.11 раздела III «Порядок командировки за границу» Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 17.03.2011 г. № 362, далее — Инструкция), при использовании электронного авиабилета основанием для возмещения расходов на его приобретение является следую¬щий пакет документов: оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру); распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (марш¬рут/квитанция); оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.
Инструкция является обязательной для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Другие предприятия и организации данный документ могут использовать в качестве вспомогательного (справочного).
Учитывая указанное, для подтверждения расходов при использовании электронного авиабилета требуются следующие документы: оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру); распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция); оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.
Аналогичное разъяснение по вопросу расчетных документов, предоставляемых при приобретении электронного билета, размещено на web-портале Министерства доходов и сборов Украины (www.minrd.gov.ua) в разделе «База знаний», категория: «109 Порядок применения регистраторов расчетных операций, подкатегория 109.02 обязанности субъектов хозяйственной деятельности, осуществляющих расчетные операции в наличной и безналичной форме».
Согласно п.1.4 Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного совмест¬ным приказом Министерства инфраструктуры Украины и Министерства доходов и сборов Украины от 30.05.2013 г. № 331/137, электронный проездной (перевозочный) документ — электронный документ, сформированный в соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» при помощи программно-аппаратного комплекса по оформлению/возврату электронных проездных (перевозочных) документов для обеспечения пассажирских перевозок, который является договором на перевозку пассажира (багажа).
В соответствии с п.5.2 и п.5.3 Порядка № 331/137 посадочный документ (визуальная форма электронного перевозочного документа) распечатывается на бумажном носителе или сохраняется как совокупность электронных данных (мобильный телефон, смартфон, планшет, компактный персональный компьютер, чип-карта и т.п.);
перевозочный документ (визуальная форма электронного перевозочного документа) распечатывается на бумажном носителе или сохраняется как совокупность электронных данных (мобильный телефон, смартфон, планшет, компактный персональный компьютер, чип-карта и т.п.).
Также в соответствии с п.5.6 Порядка № 331/137 посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами (транспортными билетами).
Согласно ст.3 Закона Украины от 6 июля 1995 года № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг», с изменениями и дополнениями (далее — Закон № 265), субъекты хозяйствования, осуществляющие расчетные операции в наличной и/или в безналичной форме (с применением платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т.п.) при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, в частности, обязаны:
проводить расчетные операции на полную сумму покупки (предоставления услуги) через зарегистрированные, опломбированные в установленном порядке и переведенные в фискальный режим работы регистраторы расчетных операций с распечаткой соответствующих расчетных документов, подтверждающих выполнение расчетных операций, или в случаях, предусмотренных этим Законом, с применением зарегистрированных в установленном порядке расчетных книжек;
выдавать лицу, получающему или возвращающему товар, получающему услугу или отказывающемуся от нее, расчетный документ установленной формы на полную сумму проведенной операции.
В соответствии ст.2 Закона № 265 расчетный документ — документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т.п.), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) денежных средств, купли-продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных этим Законом, и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный от руки.
Согласно п.4 ст.9 Закона № 265 регистраторы расчетных операций не применяются при продаже проездных и перевозочных документов на железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов и на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными типографским способом серией, номером, номинальной стоимостью).
Учитывая вышеизложенное, субъект хозяйствования обязан выдать лицу, которое приобрело электронный билет, расчетный документ установленной формы, подтверждающий выполнение расчетной операции.
<...>
В зависимости от формы оплаты за электронный билет расчетным документом является, в частности, при оплате при помощи банковской платежной карточки корпоративной или личной платежной карточки работника — квитанция платежного терминала об оплате стоимости билетов с применением платежной карточки или выписка из соответствующего счета, заверенная подписью и печатью банковского учреждения.
В то же время сообщаем, что в соответствии с пп.14.1.172 п.14.1 ст.14 и ст.52 НКУ налоговая консультация имеет индивидуальный характер и может использоваться исключительно налогоплательщиком, которому предоставлена такая консультация.
Заместитель начальника Е.ОНИЩЕНКО
Категория 109.2
Коротка:
Розрахунковий документ при продажу товарів (послуг) через мережу Інтернет видається у випадку їх безпосереднього надання споживачеві.
Повна:
Відповідно до ст. 2 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» із змінами та доповненнями (далі – Закон):
розрахункова операція - приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки - оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця;
розрахунковий документ - документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну;
місце проведення розрахунків - місце, де здійснюються розрахунки із покупцем за продані товари (надані послуги) та зберігаються отримані за реалізовані товари (надані послуги) готівкові кошти, а також місце отримання покупцем попередньо оплачених товарів (послуг) із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо.
Згідно з п. 1, п. 2 та п. 5 ст. 3 Закону суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу, зокрема зобов’язані:
проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених Законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок;
видавати особі, яка отримує або повертає товар, отримує послугу або відмовляється від неї, включаючи ті, замовлення або оплата яких здійснюється з використанням мережі Інтернет, при отриманні товарів (послуг) в обов’язковому порядку розрахунковий документ встановленої форми на повну суму проведеної операції;
у разі незастосування реєстраторів розрахункових операцій у випадках, визначених Законом, проводити розрахунки з використанням книги обліку розрахункових операцій та розрахункової книжки з додержанням встановленого порядку їх ведення, крім випадків, коли ведеться облік через електронні системи прийняття ставок, що контролюються у режимі реального часу центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів.
Крім того, підпунктом 12 ст. 9 Закону встановлено, що реєстратори розрахункових операцій та розрахункові книжки не застосовуються якщо в місці отримання товарів (надання послуг) операції з розрахунків у готівковій формі не здійснюються (оптова торгівля тощо).
Враховуючи вище викладене, розрахунковий документ при продажу товарів (послуг) через мережу Інтернет видається у випадку їх безпосереднього надання споживаче