Доброго времени суток. Помогите найти правильный выход для решения ситуации
Компания оказывает услуги, услуги выполняются по предоплате, последним днем месяца я делаю акт выполненных работ и отправляю почтой физ.лицу, а потом сижу и долго жду когда они вернутся ко мне подписанные, что происходит крайне редко( они в большинстве своем так и не возвращаются( первая проблема в том, что получается что у меня нет подтверждения оказанной услуги в виде акта, вторая проблема у клиента, я его все время дергаю и ему нужно идти на почту и отправлять этот злосчастный акт, что тоже по меньшей мере доставляет дискомфорт. Вариант, прописать в договоре в пункте оплаты и оказания услуг, что мол если не поступило в течении месяца следующего за месяцем предоставления услуги акта подписанного, тоже какой то витиеватый, во первых у меня нет подтверждения (почты) что я его отправляла именно им, второе я не понимаю как мне вести учет бухгалтерский, распечатывать не подписанные акты и подкладывать в папку? или подписывать но только с нашей стороны.. в общем последняя надежда услышать на форуме какой-то подходящий ответ\
Заранее всем огромное спасибо.

а договор подписываете с клиентом?

======================================================================
Все вышеуказанное строго мое ИМХО!

У меня аналогичная проблема. Есть договор, в нем написано, что если акт не вернули, то услуга считается оказанной и т.д. Но как говорят мои юристы да и в налоговой этого не достаточно. Должен быть акт.
Постою послушаю.

да, договор с клиентом подписываем - физическим лицом. я не дописала : Вариант, прописать в договоре в пункте оплаты и оказания услуг, что мол если не поступило в течении месяца следующего за месяцем предоставления услуги акта подписанного, работы считаются принятыми и выполненными в полной мере - вот этот вариант очень скользкий и порождает еще больше вопросов

согласна, придут с проверкой и спросят - где акт подписанный? ведь не могу же я положить просто распечатанный акт и даже если я подпишу со своей стороны - где подтверждение что я его отправила клиенту.. - нет его, я понимаю что все равно найдут за что зацепится, но хочется же свести к минимуму все острые углы..

есть конечно вариант как делает Киевстар и прочие компании предоставляющие различные услуги Интернет и прочее, хоть это не моя сфера, но как пример, у них счет является и актом выполненных услуг, дописано мелким шрифтом, но это же постоплата, а меня предоплата, не может же клиент в начале месяца оплатив услугу сразу же согласится что она выполнена... а на постоплату сами понимаете тоже не очень хочется переводить клиентов....

Тогда заказным и с описью отправлять нужно. Но это геморно.
Меня в коей мере спасает, что мы ООО на едином налоге. Налоговая будет смотреть выписки, а не акты.

Я задавала вопрос тут на форуме, получила вот такой ответ)

[club.dtkt.com.ua]

я считаю, что, если договор все-таки подписан, то как раз указание о невозврате актов самое оно. Мы, кстати, тоже такое пишем, хоть и работаем с юриками.
Кроме того, даже если акта у вас не будет, доходы при проверке уж точно не снимут .

======================================================================
Все вышеуказанное строго мое ИМХО!

Извините, что в Вашей теме. Обязательно ли с физ.лицами заключать договора. У нас Образовательный центр, нужен ли к счёту и акту ещё и договор?

ну подписывать самим это как-то тоже не вариант))) это же подделка документов - иными словами фальсификация

ну а если в договоре прописано и акты не вернулись, мне пустышки подкладывать к документам?

Quote
i_rin_ka
Извините, что в Вашей теме. Обязательно ли с физ.лицами заключать договора. У нас Образовательный центр, нужен ли к счёту и акту ещё и договор?

Ну как сказали наши аудиторы ( которые не нашли никакого ответа конечно на мой вопрос, кроме как прописать в договоре), то Договор это как я понимаю обязательный бухгалтерский документ, но руководство компании само должно принимать решение.

Другой альтернативы у нас нет.

В 2014году мы были на общей системе и должны были переходить на НДС, т.к. достигли порога 300т.грн. Но актов на эту сумму подписанных у меня не было всех. Ходили с диром в налоговую, объясняли, показывали договора.... и так ничего и не добились, НДС-ками так и не стали.

если это один контрагент, то я бы тихонечко сама подписала бы акты и забыла бы о них)
или еще вариант делать акты не ежемесячно, а сразу за квартал или полугодие. Сходить на почту два раза в год вроде не так сложно.

Договор это как я понимаю обязательный бухгалтерский документ,

Договор-это юридический документ,который регулирует сделку, но никак не бухгалтерский.

Quote
Klubnika
Договор это как я понимаю обязательный бухгалтерский документ,

Договор-это юридический документ,который регулирует сделку, но никак не бухгалтерский.

ну я руководствовалась сугубо правилами своей компании) поэтому и дописала что решает руководство , работать с договором или нет.

У меня такая же проблема, но не услуги, а товар, при чем дорогой очень, и не каждый хочет подписи свои ставить... Как то будем выкручиваться при проверке.

Quote
Ksunyasha
если это один контрагент, то я бы тихонечко сама подписала бы акты и забыла бы о них)
или еще вариант делать акты не ежемесячно, а сразу за квартал или полугодие. Сходить на почту два раза в год вроде не так сложно.

в том то и дело что это не один клиент а уже 20 клиентов, а дальше будет больше.. поэтому пока не очень много, хочется урегулировать этот вопрос.
закрывать раз в квартал или в полугодие тоже не вариант, у нас специфическая услуга, которая требует ежемесячного подтверждения выполнения работ.

В любом случае всем спасибо за внимание и за комментарии. Но я к сожалению с чем была с тем и осталась. Придется переводить всех на предоплату, другого варианта выхода из ситуации не вижу

услуги - надо понимать какие именно, чтобы полностью представлять картину.
Отгрузка товаров физикам - тут тоже надо понимать как именно отгружаются. Тем более ,что дорогостоящие. Неужто никак нельзя при получении стребовать подпись???

======================================================================
Все вышеуказанное строго мое ИМХО!

услуга оказывается ежемесячно физическому лицу на протяжении долгого периода времени, с клиентом встреч ежемесячных нет, чтобы стребовать подписи, ну как услуги интернета к примеру или услуги домена.

А что вам даст предоплата? Ведь актов как не было, так и не будет.

Quote
Barabashkina
услуга оказывается ежемесячно физическому лицу на протяжении долгого периода времени, с клиентом встреч ежемесячных нет, чтобы стребовать подписи, ну как услуги интернета к примеру или услуги домена.

ну посмотрите договора той же Воли, как они с этим живут.
имхо, такие услуги не требуют подписания ежемесячных актов. услуга действует с момента активации (подписывается договор) и до момента отказа (подписывается какой-то документ)

======================================================================
Все вышеуказанное строго мое ИМХО!

ой сори, ошиблась, я имела ввиду переводить на постоплату, тогда оплачивая счет клиент соглашается с тем что услуги за оплачиваемый месяц выполнены в необходимом объеме, другими словами факт оплаты и будет считаться подтверждением, а в счета дописать просто строчку следующего характера: Цей рахунок є первинним документом, який підтверджує надання Виконавцем ..... послуг Замовнику у розрахунковому періоді. Рахунок зберігається у Замовника та, за необхідності, може бути скріплений підписом та печаткою Замовника.

в том то и дело что услуга требует подтверждения ее выполнения, в услугах мобильной связи постоплата, поэтому и счет выставляется концом месяца и все просто, а я хотела и чтобы предоплата и чтобы с актами разобраться))))) но видимо нет решения) кроме как перейти на постоплату.

у Воли предоплата.
акты никто не подписывает.
не думаю, что Ваше руководство будет радо перейти на постоплату.
Как-то Вы легко сдаетесь.

======================================================================
Все вышеуказанное строго мое ИМХО!

кстати, а расчеты каким образом происходят с физиками? нал или безнал?

======================================================================
Все вышеуказанное строго мое ИМХО!

безналичный расчет, в том то и дело, что руководство голову склоня - уже приготовилось перейти на постоплату, тут уже это последний шанс как говорится узнать мнение нескольких людей касательно этого вопроса))) та самая соломинка))

так что за услуга-то? Может есть какие-то стандартизированные бланки для услуг населению...
или как вариант, составлять внутренний документ, подтверждающий предоставление энного кол-ва услуг в месяц.
Услуги домена или интернета успешно оказываются по договору. Вон сколько операторов, никого не заботят акты.

======================================================================
Все вышеуказанное строго мое ИМХО!

услуги технической безопасности собственности