Добрый день!
я бы на Вашем месте вела в двух базах:
1. Пофамильно и по кодам - для этого продаются дополнительные компоненты (типа 1С Кварта или т.п.) или лучше осудить с программистом
2. обычная стандарная база 1с на Ваше усмотрение.
По статусу прибыльности или нет - читайте уставные документы.
Я в своей практике столкнулась с осбб и там отдельный поквартирный учет (льготы, субсидии, прописки, площадь, виды начисления и т.п.) и отдельно стандартный учет куда по итогам месяца переносятся начисления за услуги...