ПИСЬМО
от 12.11.2015 г. N 25302/10/28-10-06-11
Представление фин. и налоговой отчетности за подписью руководителя в случае отсутствия главного бухгалтера
Межрегиональным главным управлением ГФС - Центральным офисом по обслуживанию крупных плательщиков рассмотрено письмо, по результатам рассмотрения и в пределах своих полномочий сообщаем следующее.
Представление документов в электронном виде.
В соответствии с подпунктом 7.1 пункта 7 раздела III Инструкции по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденной приказом ГНА Украины от 10.04.2008 г. N 233 (далее - Инструкция N 233), налогоплательщик создает налоговый документ в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом (стандартом) с помощью специализированного программного обеспечения.
После подготовки налогоплательщиком налогового документа в электронном виде на него налагаются электронные цифровые подписи (далее - ЭЦП) должностных лиц налогоплательщика в следующем порядке: первой - ЭЦП главного бухгалтера (бухгалтера), второй - ЭЦП руководителя, третьей - ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати налогоплательщика.
При отсутствии у налогоплательщика должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц налогоплательщика налагаются в следующем порядке: первой - ЭЦП руководителя, второй - ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати налогоплательщика.В соответствии с пунктом 7 раздела II Инструкции N 233, основаниями для приема налогового документа в электронном виде являются:
его соответствие утвержденному формату (стандарту);
подтверждение электронной цифровой подписи налогоплательщика и его должностных лиц, подписи которых являются обязательными для отчетов в бумажной форме на условиях, установленных в статье 3 Закона Украины от 22 мая 2003 года N 852-IV "Об электронной цифровой подписи";
действие соответствующего усиленного сертификата ключа при наложении ЭЦП (подтверждается с помощью отметки времени, полученной от аккредитованного центра сертификации ключей, или если до момента получения электронного документа срок действия соответствующего сертификата не истек или соответствующий сертификат не был отменен/блокирован).
Следовательно, поскольку основанием для приема налоговой отчетности в электронном виде является подтверждение электронной цифровой подписи должностных лиц налогоплательщика, подписи которых являются обязательными для налоговой отчетности в бумажной форме, то усиленные сертификаты открытых ключей могут подаваться на всех ответственных работников предприятия, имеющих право соответствующей подписи в случае временного отсутствия руководителя или главного бухгалтера.
Представление документов в бумажном виде.
В соответствии с Порядком учета плательщиков налогов и сборов, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 09.11.2011 г. N 1588, при взятии налогоплательщика на учет в контролирующем органе, подается заявление по форме N 1-ОПП, в котором указываются данные о руководителях, главном бухгалтере или другом лице на которое возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета налогоплательщика.
Согласно пункту 48.5 статьи 48 Налогового кодекса Украины от 02 декабря 2010 года N 2755-VI с изменениями и дополнениями (далее - НКУ) налоговая декларация должна быть подписана руководителем налогоплательщика или уполномоченным лицом, а также лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета и представление налоговой декларации в контролирующий орган.
В случае ведения бухгалтерского учета и представления налоговой декларации непосредственно руководителем налогоплательщика такая налоговая декларация подписывается таким руководителем.
Достаточным подтверждением подлинности документа налоговой отчетности является наличие оригинала подписи в соответствии с пунктом 48.5 статьи 48 НКУ:
уполномоченного лица на документе в бумажной форме или наличие в электронном документе электронной цифровой подписи налогоплательщика;
физического лица - налогоплательщика или его законного представителя;
лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета и представление налоговой декларации согласно договору о совместной деятельности или соглашению о разделе продукции.
Если налоговая декларация подается налоговыми агентами - юридическими лицами, она должна быть подписана руководителем такого агента и лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета и представление налоговой декларации такого агента, а если налоговым агентом является налогоплательщик - физическое лицо - таким налогоплательщиком (пункт 48.6 статьи 48 НКУ).
Если учредительными документами налогоплательщика не предусмотрено возложение на другое лицо организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей на случай отсутствия руководителя или главного бухгалтера по объективным причинам (отпуск, командировка, больничный и т.д.), то соответствующими организационно-распорядительными документами предприятия временно назначается лицо, уполномоченное на выполнение таких функций.
Следовательно, в случае отсутствия руководителя и главного бухгалтера юридического лица на работе по уважительным причинам, налоговая декларация может быть подписана другими лицами, уполномоченными выполнять обязанности руководителей на время их отсутствия, при условии, что полномочия лица, подписавшего налоговую декларацию, подтверждены соответствующими документами (учредительными, приказами или распоряжениями и т.п.), подающимися вместе с налоговой декларацией в контролирующий орган.
12