Окрема проблема, пов’язана з видачею авансу працівникові, — це обов’язок його відзвітувати перед працедавцем про раніше видані аванси. Для того щоб отримати аванс на відрядження, працівник зобов’язаний до цього відзвітувати за попередній аванс (якщо він був) і внести невикористаний залишок авансових коштів до каси або на розрахунковий рахунок підприємства. Якщо підприємство порушить цю умову і видасть аванс до того, як працівник відзвітує про попередній аванс, йому загрожує штраф у розмірі 25% від виданої з порушенням під звіт суми (п. 1 Указу №4361).
1 Указ Президента від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
Припустімо, розрахунок бухгалтера виявився неточним, і виданого авансу працівникові не вистачило. Таке, наприклад, може трапитись у разі продовження відрядження, зміни маршрутів, підвищення цін на квитки, проживання, зміни використовуваних видів транспорту тощо. Чи можна перерахувати працівникові додаткову суму авансу на картку? Чи не буде це вважатися порушенням, адже працівник ще не відзвітував за раніше видану на це відрядження суму авансу?
Мінфін вважає, що ні, аргументуючи свою точку зору тим, що Інструкція №59 не містить вказівок щодо того, що аванс на це конкретне відрядження повинен бути виданий однією сумою. Не містить Інструкція №59 також і заборон на додаткове перерахування коштів працівникові для виконання завдання, поставленого перед ним наказом про відрядження. Дуже важливим моментом є те, що доперерахування авансу не є порушенням, якщо воно робиться за одним і тим самим відрядженням. Аналогічну точку зору висловив і НБУ в листі від 17.12.2007 р. №11-113/4753-13126.