Не только правильно заполнить, но и проверить это нереально.
У меня еще круче, ФОП с производством. Там покупаются разные составляющие продукции у разных поставщиков, все это собирается вместе, и главное что только сам ФОП знает что куда пошло и может калькуляцию сделать, но ему ж некогда. Книгу заполняю по банку, на конец года корректирую на предоплаты и остатки товара на складе. Так же считала инспектор во время проверки.
В торговле, если это розница, обычно вычисляют среднюю наценку и расходы по ней заполняют. Если опт, то можно и по позициям себестоимость списывать. Момент оплаты никто проверять не будет. Проверяют только не включены ли в расходы авансы на конец года.