Відповідно до п. 3 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом ДПАУ від 30.05.97 р. № 165 (далі – Порядок № 165), порядковий номер податкової накладної має відповідати порядковому номеру реєстру отриманих і виданих податкових накладних. Як видно з форми реєстру, нумерація його рядків кожного місяця починається з одиниці та крім цифр не містить інших знаків (літер, позначок тощо).
Використовувати в порядковому номері податкової накладної інші знаки крім цифр можна лише в окремих випадках, передбачених законодавством. Так, при складанні податкової накладної філією номер пишеться через дріб: у чисельнику – порядковий номер, а в знаменнику – код (номер, шифр), присвоєний головним підприємством такій філії (п. 3 Порядку № 165). Винятком також є позначка «ЗЦ», що проставляється через дріб до порядкового номера податкової накладної, виписаної у разі перевищення звичайної ціни над фактичною (пп. 12.2 Порядку № 165)
Інших знаків (крапок, рисок, літер) у порядковому номері податкової накладної краще не використовувати, оскільки цей реквізит є обов'язковим і від точності його написання залежить правильність оформлення податкової накладної.
На сторінках газети «Податковий, банківський, митний консультант» (№ 14'2009, с. 7) фахівцем податкової інспекції висловлена думка, що податкова накладна, у порядковому номері якої крім цифр використані літери, оформлена з порушенням установленого порядку нумерації, тому на підставі такої накладної не виникає права на податковий кредит.
Також у листі від 09.11.2007 р. № 1056/10/31-606 ДПА у м. Києві зазначила: якщо податкова накладна не містить всіх встановлених Законом України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР реквізитів (зокрема, опису (номенклатури) придбаних товарів та їх кількості), вона не може бути підставою для включення до податкового кредиту сум ПДВ, сплачених покупцем під час придбання товарів (послуг). Тому з метою уникнення конфліктних ситуацій при проведенні податкових перевірок такі податкові накладні повинні бути замінені.
Але зауважимо, що згідно з п. 5 Порядку № 165 податкова накладна вважається недійсною лише у випадку, якщо вона виписана особою, не зареєстрованою платником ПДВ. Усі інші недоліки у податковій накладній на формування податкового кредиту не повинні впливати, про що свідчить чисельна судова практика з цього питання, наприклад, ухвали ВАСУ від 14.08.2008 р. № К-35394/06 та від 19.02.2008 р. № К-26452/06.