Проездными по работе пользуются работники предприятия для выполнения служебных дел. Например, курьер— для разноски почты, бухгалтер — для проезда в банк и подачи отчетности в налоговую, фонды, статуправление и т. д. Понятно, что выполнение подобной работы связано с хозяйственной деятельностью предприятия, поэтому такую раздачу проездных следует оформить документально следующим образом:
1) оформить приказ руководителя — этот документ дает право на покупку и выдачу проездных билетов работникам предприятия. В нем можно указать фамилии работников, которым проездной билет необходим для выполнения должностных обязанностей, период времени на право пользоваться проездным билетом (день, неделя, месяц) и ответственного за хранение, выдачу и учет проездных билетов;
2) иметь маршрут перемещения1 — такой маршрутный лист составляется в произвольной форме с указанием пункта назначения и цели такой поездки, маршрута передвижения, Ф. И. О. и подписью;
3) заполнять журнал — для учета использования проездных билетов на предприятии. В нем указывается Ф. И. О. работников, которым выданы проездные билеты, время их выдачи, подписи, также можно указать ссылку на маршрутный лист;
4) документы, подтверждающие покупку проездных билетов (например, счета на оплату);
5) акт на списание проездного билета — составляется по истечении срока его использования в произвольной форме;
6) собственно, и сам проездной билет — он прилагается к акту на списание.
Как правило, безналично оплаченные проездные получают по накладной при одновременном предоставлении доверенности от предприятия. Напоминаем, что проездные билеты — это денежные документы, которые предприятие хранит в кассе. Соответственно, в бухгалтерском учете они приходуются на дебет счета 331 «Денежные документы в национальной валюте».