Подскажите, пожалуйста, выход из ситуации.
В мае 2008г. был авансовый отчет, но подотчетное лицо не вернуло в кассу остаток неиспользованного аванса. Что можно сделать сейчас :
1) вернуть остаток;
2) начислить ндфл и штраф по 15% на невозвращенный остаток;
3) как отразить в форме 1ДФ этот возврат, ндфл и штраф?
4) надо ли еще начислять какие-то штрафы и пеню?

Денежная наличность под отчет на хозяйственные нужды
Денежная наличность под отчет на хозяйственные нужды на один, два или три дня: случаи, основания и формы ответственности

Положение о кассовых операциях разрешает выдачу денежной наличности на хозяйственные нужды предприятия на два дня, учитывая день выдачи (т.е. до следующего дня), а Закон об НДФЛ требует представления отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), на протяжении трех дней, предполагая ответственность за нарушение данного срока в виде штрафа.

Кроме этого, административно-хозяйственная санкция за несвоевременный отчет за полученные под отчет денежные средства в размере 25 % выданных под отчет сумм предусмотрена Указом Президента Украины от 12.06.1995 г. № 436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения денежной наличности».

Выяснению отличий между указанными правонарушениями и анализу оснований для применения санкций, связанных с ними, посвящена предлагаемая статья.

Правовое регулирование использования предоставленной под отчет денежной наличности основывается на том, что работник, расходуя средства, предоставленные ему под отчет, выступает от лица предприятия (то есть по сути имеем дело с представительством по устному договору поручения).

В соответствии с п.п. 4.2.15 и 4.3.2 ст. 4 Закона об НДФЛ суммы средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет (кроме сумм сверх меры израсходованных средств1 (размер которых определяется согласно п. 9.10 данного Закона), полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки) не включаются в состав общего налогооблагаемого дохода.

1С принятием Закона об НДФЛ в практике бухгалтерского учета появился термин «чрезмерно израсходованные средства», что, на наш взгляд, объясняется особенностями перевода, недостатком юридической техники; ведь по сути речь идет о чрезмерно полученных средствах (были ли они израсходованы работником, во-первых, в таких случаях значения не имеет, во-вторых, остается вне информации, содержащейся в первичных документах).

Согласно пп. 9.10.2 ст. 9 упомянутого Закона авансовый отчет представляется до истечения третьего банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик:

а) завершает командировку;

б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, предоставившего средства под отчет.

При этом при наличии сверх меры израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет лица, которое их предоставило, до или во время подачи авансового отчета.

Вместе с тем Положение о кассовых операциях разрешает выдачу наличных средств под отчет на все другие производственные (хозяйственные) нужды (кроме закупки сельскохозяйственной продукции и заготовки вторичного сырья) на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет.

Итак, действующие нормативно-правовые акты предусматривают три отдельных подхода к исчислению сроков, связанных с использованием подотчетных средств:

— срок представления авансового отчета;

— срок возврата сверх меры израсходованных средств;

— срок использования выданной под отчет денежной наличности.

Этот недостаток правового регулирования подмечен практиками давно — с момента внедрения закона об НДФЛ и Положения о кассовых операциях, однако поскольку он остается неисправленным, попробуем разобраться, как образом необходимо поступить на практике, рассмотрев примеры 1–6 (см. также обобщающую таблицу).

Таблица

Обобщающая таблица к примерам 1–6

Пример Дата выдачи аванса Дата представления отчета Дата возврата остатка в кассу Ответственность
Штраф по НДФЛ Сумма НДФЛ Фин. санкция на предприятие
1 25.03 26.03 - - - -
2 25.03 26.03 26.03 - - -
3 25.03 27.03 27.03 - - 25 % (250,00 грн)
4 25.03 26.03 31.03 15 % (45,00 грн) 25 % (250,00 грн)
5 25.03 31.03 31.03 15 % (45,00 грн) 25 % (250,00 грн)
6 25.03 26.03 02.04 15 % (45,00 грн) 15 % с коэф. (52,94 грн) 25 % (250,00 грн)


Пример 1

— Работнику 25 марта (вторник) выдано на хозяйственные нужды из кассы предприятия 1000,00 грн.

— 26 марта им представлен авансовый отчет на сумму 1000,00 грн. Сроки использования денежной наличности и подачи отчета соблюдены.

Пример 2

— 25 марта выдано под отчет 1000,00 грн.

— 26 марта представлен авансовый отчет на сумму 700,00 грн. В тот же день остаток средств (300,00 грн) возвращен в кассу предприятия. Сроки использования денежной наличности и подачи отчета соблюдены.

Пример 3

— 25 марта выдано под отчет 1000,00 грн.

— 27 марта представлен авансовый отчет на сумму 700,00 грн. В тот же день остаток средств (300,00 грн) возвращен в кассу предприятия.

Сроки подачи отчета соблюдены, сроки использования денежной наличности, установленные Положениям № 637, нарушены, сроки возврата денежной наличности, установленные законом об НДФЛ, соблюдены. Предприятию грозит штраф согласно Указу № 436/95 в сумме 250,00 грн.

Пример 4

— 25 марта выдано под отчет 1000,00 грн.

— 26 марта представлен авансовый отчет на сумму 700,00 грн.

— 31 марта (понедельник) остаток средств (300,00 грн) возвращен в кассу предприятия.

Сроки подачи отчета соблюдены, сроки использования денежной наличности, установленные Положением № 637, и сроки возврата денежной наличности, установленные законом об НДФЛ, нарушены. С работника необходимо удержать штраф по НДФЛ в размере 15 % (от суммы сверх меры израсходованных средств): 300,00 грн х 15 % = 45,00 грн. Предприятию грозит штраф согласно Указу № 436/95 в сумме 250,00 грн.

Пример 5

— 25 марта выдано под отчет 1000 грн.

— 31 марта (понедельник) представлен авансовый отчет на сумму 700,00 грн. В тот же день остаток средств (300,00 грн) возвращен в кассу предприятия.

Сроки подачи отчета, сроки использования денежной наличности, установленные Положением № 637, и сроки возврата денежной наличности, установленные законом об НДФЛ, нарушены. С работника необходимо удержать штраф по НДФЛ в размере 15 % (от суммы сверх меры израсходованных средств) – 45,00 грн. Предприятию грозит штраф согласно Указу № 436/95.

Пример 6

— 25 марта выдан под отчет 1000,00 грн.

— 26 марта представлен авансовый отчет на сумму 700,00 грн.

— 02 апреля (среда) остаток средств (300,00 грн) возвращен в кассу предприятия.

Сроки подачи отчета соблюдены, сроки использования денежной наличности, установленные Положением № 637, и сроки возврата денежной наличности, установленные законом об НДФЛ, нарушены. С работника необходимо удержать штраф по НДФЛ в размере 15 % (от суммы сверх меры израсходованных средств): 300,00 грн х 15 % = 45,00 грн. Кроме этого, поскольку сумма средств не возвращена на протяжении отчетного месяца, на который припадает предельный срок возврата сверх меры использованных средств, их сумма подлежит налогообложению согласно п.п. 9.10.1 и 9.10.3 Закона об НДФЛ с применением повышенного коэффициента, установленного п. 3.4 данного Закона: (300,00 грн х 1,17647) х 0,15 = 52,94 грн. Предприятию грозит штраф согласно Ука-зу № 436/95.

Относительно санкции, угрожающей предприятию согласно Указу № 436/95, в рассмотренных примерах она исчисляется от общей суммы выданных под отчет средств (1000,00 грн х 25 % = 250,00 грн). Однако при этом считаем необходимым обратить внимание на тот факт, что согласно п. 22 ч. 1 ст. 92 Конституции Украины принципы гражданско-правовой ответственности, действия, которые являются административными или дисциплинарными правонарушениями, и ответственность за них определяются исключительно законами Украины. С учетом решения Конституционного Суда Украины от 30.05.2001 г. № 7-рп/2001, а также ст. 217 Хозяйственного кодекса Украины, можно сделать вывод, что указанные вопросы не могут регулироваться подзаконными актами, которым является вышеупомянутый Указ.

Указанная санкция не начисляется и не уплачивается предприятием самостоятельно. Ее применение на практике осуществляется органами государственной налоговой службы на основании материалов проведенных ими проверок и представлений органов государственной контрольно-ревизионной службы.

Не следует также забывать, что за нарушение трехдневного срока подачи авансового отчета при расходовании работником на совершение действий гражданско-правового характера собственных средств, ответственность законодательством Украины не предусмотрена. Поэтому, организовывая взаимоотношения с подотчетными лицами, следует, по возможности, избегать выдачи денежной наличности под отчет, ограничиваясь возмещением собственных средств, израсходованных лицами на хозяйственные нужды предприятия, после утверждения в установленном порядке авансовых отчетов.

вернуть задним числом и выдать ссуду сотруднику

Это была первая ситуация, когда деньги не вернули.
А вторая ситуация - деньги вернули, но спустя месяц. НДФЛ и штраф не удержали, не перечислили и не отразили в 1 ДФ. Что сейчас сделать?