Здравствуйте! Я — ваш бухгалтер!
Особенности передачи дел
Опубликовано в Бухгалтерии N28 (651) от 11 ИЮЛЯ 2005 года
Особенности передачи дел
при смене бухгалтера
Валентина СМОЛЯКОВА, адвокат
Олег ДАШКОВ, аналитик
Нормативная база
– КзоТ
Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.,
с изменениями и дополнениями
– УК
Уголовный кодекс Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III,
с изменениями и дополнениями
– Закон № 996
Закон Украины от 16.07.99 г. № 996-ХIV
«О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»
– Закон № 2181
Закон Украины от 21.12.2000 г. № 2181-III «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами»,
с изменениями и дополнениями
– Положение
Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88
– Инструкция
Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов,
утвержденная приказом Министерства финансов Украины
от 11.08.94 г. № 69
Прием на работу бухгалтера оформляется трудовым договором, который может заключаться как в устной, так и в письменной форме. Соблюдение письменной формы является обязательным, если этого требует сам работник. Некоторые работодатели хотят принимать на работу главбуха по контракту и, как правило, на ограниченный строк, например всего на год, а после сдачи годового отчета решают, продлевать ли с ним трудовой договор или нет. Но и главные бухгалтеры сами могут по какой-либо причине желать заключения срочного трудового договора, например, с целью изменить условия в части заработной платы при его перезаключении.
Однако необходимо знать, что в соответствии с трудовым законодательством (ст. 21 КзоТ) контракт является особой формой трудового договора. И только в контракте срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон.
Сфера применения контракта ограничена и определяется законами Украины. Применение контрактной формы трудового договора с бухгалтером, в том числе и с главным, законодательством Украины не предусмотрено. Поскольку статьей 23 КзоТ ограничена возможность заключения срочных трудовых договоров, то и временные ограничения трудового договора невозможны при приеме на работу главного бухгалтера, даже по соглашению сторон.
Чтобы не случилось непредвиденных казусов, бухгалтеру при оформлении на работу следует обязательно поинтересоваться, по какой причине данная должность на предприятии оказалась вакантной. Возможно, работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. При этом нужно учесть, что испытательный срок при приеме на работу не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях — шести месяцев. То есть при установлении максимального испытательного срока главный бухгалтер за этот период успевает сдать два квартальных отчета, при этом приводит в порядок всю бухгалтерию (новички прилагают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности предприятия, и даже исправляют ошибки предыдущего бухгалтера), а потом его просто увольняют, экономя таким образом на будущей заработной плате.
Порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому установлен в Законе № 996.
Приказ о назначении главного бухгалтера
При вступлении в должность в первую очередь необходимо выяснить, кто непосредственно будет передавать дела, и порядок их передачи новому главному бухгалтеру. На практике «плавность» передачи дел зависит от отношений, которые сложились между работодателем и бухгалтером на момент его ухода. И если уход предшественника был «мирным», есть надежда, что бухгалтерия находится в хорошем состоянии.
Часто дела принимать просто не у кого, потому что бывший главбух уже уволен. В данном случае может оказаться, что дела переданы руководителю предприятия или заместителю главного бухгалтера. Поэтому каждый будущий главбух должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки или не стоит этого делать. Тогда получается, что никакой передачи дел при отсутствии прежнего сотрудника практически не происходит. Еще хуже, когда акт приемки-передачи дел вообще не подписывается и в дальнейшем невозможно доказать, что какой-то части документов не было и они не могли быть переданы. Но в любом случае советуем требовать приема дел после проведения независимого аудита, что, возможно, спасет в будущем от многих неприятностей.
Если предшественник еще работает, руководитель обязан издать приказ о назначении нового главного бухгалтера предприятия и передачи ему документации. При этом в течение некоторого времени фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике новичка принимают на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным бухгалтером или же изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру без потери его заработной платы.
В приказе следует указать период, в течение которого происходит передача бухгалтерской документации, состав комиссии по приемке-передаче дел, необходимость привлечения третьих лиц (назначение независимого аудита, привлечение контрольно-ревизионной комиссии и т.д.). Однако нужно учесть, что срок для увольнения сотрудника после подачи им заявления об увольнении по собственному желанию в соответствии с КзоТ не должен превышать двух недель. Поэтому в зависимости от даты увольнения прежнего сотрудника определяется период, в течение которого осуществляется передача дел.
Проведение независимого аудита является оптимальным и безболезненным вариантом при смене главного бухгалтера. Аудиторская фирма предоставит отчет о состоянии учета и отчетности на предприятии с приложением аудиторского заключения, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел бухгалтером, а также поможет выявить ошибки в ведении бухгалтерии, допущенные предыдущим бухгалтером.
Ответственность главного бухгалтера после вступления в должность
Вновь пришедший главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.
По законодательству ответственность за организацию бухучета на предприятии несет его руководитель. В частности, п.3 ст.8 Закона № 996 гласит, что собственник или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами, несет ответственность за:
— организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах;
— сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет.
Кроме того, руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета (п.6 ст.8 Закона № 996).
Что касается обязанностей бухгалтера, то в соответствии с п.7 ст.8 Закона № 996 он должен:
— обеспечивать соблюдение на предприятии установленных единых методологических принципов бухучета, составление и представление финансовой отчетности;
— организовывать контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;
— принимать участие в оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, хищения и порчи активов предприятия;
— обеспечивать проверку состояния бухгалтерского учета в подразделениях предприятия.
В п.8 ст.9 Закона № 996 предусмотрено, что ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы. Подпункт 2.14 Положения содержит практически такую же норму и устанавливает, что ответственность за своевременное и качественное составление документов, за достоверность данных, приведенных в них, несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Согласно п.3.4 Положения за правильность регистрации информации в учетных регистрах ответственность также несут лица, которые составили и подписали их.
Исходя из вышеприведенного, можно сделать вывод о том, что бухгалтер не будет отвечать за ошибки, допущенные его предшественником, так как первичные документы и учетные регистры были подписаны именно предшественником, а следовательно, он и должен за них отвечать.
Такая же позиция применяется и к документам налогового учета и налоговым декларациям предприятия. Ведь п.2 ст.3 Закона № 996 гласит, что финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель, основываются на данных бухучета. Значит, положения Закона № 996 могут быть применимы и к налоговому учету. Поскольку основой для налогового учета являются данные бухгалтерского учета, то и характер ответственности за ошибку, допущенную в налоговой отчетности, которая стала следствием ошибки, допущенной в бухгалтерском учете, один и тот же. К примеру, если предыдущий главбух занизил налог еще в предыдущей декларации, то именно он и будет отвечать за свой проступок. А использование новым бухгалтером данных предыдущей декларации в следующих декларациях — действие полностью правомерное.
Следовательно, каждый новый бухгалтер несет ответственность за правонарушения, совершенные в период именно его работы на предприятии.
Однако практика показывает, что бухгалтер все-таки может нести ответственность за неправомерные действия предыдущего главного бухгалтера. Уже имелись случаи, когда в отношении главного бухгалтера налоговой милицией возбуждалось уголовное дело по ст.212 УК (уклонение от уплаты налогов, сборов, других обязательных платежей), но было прекращено на основании п.2 ст.6 Уголовно-процессуального кодекса Украины в связи с тем, что в его действиях нет умышленного уклонения от уплаты налогов. Однако правоохранительные органы усмотрели в действиях нового главного бухгалтера состав преступления, предусмотренного ст.367 УК (должностная халатность), поскольку главный бухгалтер в силу своего должностного положения обязан был проверить бухгалтерскую документацию, которая при вступлении его на должность оставалась после старого главного бухгалтера, и уплатить налоги. Поэтому настоятельно советуем принимать дела после проведения независимого аудита, чтобы избежать возможных неблагоприятных последствий, вызванных деятельностью предыдущего бухгалтера.
Как принять бухгалтерские документы
Если новому бухгалтеру не удалось принять дела от уже уволившегося бухгалтера, то это должен был сделать руководитель или своим приказом поручить это сделать другому специалисту. Как правило, при увольнении бухгалтера на предприятии создается комиссия для приема дел от главного бухгалтера. По результатам проверки составляется акт инвентаризации, в котором фиксируются результаты проверки и приводится полный перечень и опись передаваемых документов.
В случае установления факта отсутствия каких-либо бухгалтерских документов руководитель должен принять соответствующее решение с учетом п.6.10 Положения. В этом пункте установлено, что при пропаже или уничтожении первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Кстати, при такой проверке не обязательно присутствие увольняющегося бухгалтера.
Поэтому, учитывая вышеизложенное, бухгалтеру, который устраивается на работу, при наличии приказа руководителя о приеме на должность бухгалтера необходимо потребовать акт инвентаризации бухгалтерской документации и сами документы. Затем, сверив эти два источника, он должен составить служебную записку на имя руководителя предприятия, изложив в ней о состоянии бухгалтерской документации. Впоследствии это может пригодиться. В частности, можно будет апеллировать к этой «бумаге», если предыдущим бухгалтером допускались ошибки.
Попробуем определить, за какой же период новому главбуху нужно проверить наличие документов. Следует учитывать пп.15.1.1 ст.15 Закона № 2181. Согласно этому подпункту бухгалтеру необходимо проверять налоговые декларации не менее чем за 1095 дней, следующих за последним днем предельного срока представления налоговой декларации (в которой отражены показатели этих налоговых деклараций), а в случае если такая налоговая декларация была представлена позднее, — за днем ее фактического представления. Но нужно помнить о пп.15.1.2 ст.15 Закона № 2181, в соответствии с которым налоговое обязательство может быть начислено или производство по делу о взыскании такого налога может быть начато без соблюдения срока давности, определенного в пп.15.1.1, в случае если:
а) налоговая декларация за период, когда возникло налоговое обязательство, не была представлена;
б) судом установлено совершение преступления должностными лицами налогоплательщика или физическим лицом — налогоплательщиком относительно умышленного уклонения от уплаты указанного налогового обязательства. В таких случаях срок давности в 1095 дней не применяется.
Если в течение этого времени налоговая инспекция уже проверяла предприятие, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. В этом случае он может проверять только ту документацию, которая образовалась после составления акта проверки.
При формировании дел, при подготовке различных видов номенклатур дел, разработке схем классификации документов и перечней документов с указанием сроков их хранения необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 г. № 41.
Данный Перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения документов и их отбора для уничтожения документов.
Еще несколько рекомендаций новому главбуху. На определенную дату, согласованную с увольняющимся главбухом, все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненной записи, сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности. К передаче готовятся книги и журналы регистрации: учета счетов-фактур полученных и выданных, приобретений и продаж, регистрации банковских чековых книжек, ценных бумаг, доверенностей, контрольно-кассовых аппаратов, кассовая книга и др. Документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заглавий (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Если необходимые журналы (книги) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приемки-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приема дел.
Как можно в положенный срок проверить состояние бухгалтерского и налогового учета и отчетности
Осуществить проверку всей бухгалтерии за период 3 года в короткий срок нереально. Как правило, передача дел производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса. Опыт и практика рекомендуют хозяйственные операции проверять выборочно или, к примеру, сплошным порядком по какому-либо разделу за выбранный срок. Можно выбрать период наибольшего оборота по счету продолжительностью в месяц, квартал и проверить отражение в учете операций сплошным порядком.
Внимание необходимо обращать не только на соблюдение правильности оформления первичных документов, но и на наличие подписей уполномоченных лиц. Все выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приемки-передачи дел. Обычно оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Обязанность внесения исправлений в регистры бухгалтерского учета может быть возложена как на нового главного бухгалтера, так и на прежнего.
Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главного бухгалтера?
Согласно пп.«в» п.3 Инструкции проведение инвентаризации обязательно при изменении материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел).
Кроме того, проанализировав пункт 3 Инструкции, можно сделать вывод о том, что инвентаризацию следует проводить также в случаях:
— если прием дел происходит в преддверии составления годовой отчетности и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация не проводилась;
— если на предприятии главный бухгалтер является материально ответственным лицом (сам по себе бухгалтер не является материально ответственным лицом, но если ему вменяются обязанности, в результате которых ему вверяют материальные ценности, например ведение кассы предприятия, тогда с бухгалтером заключается договор о полной материальной ответственности и он становится материально ответственным лицом).
Если на предприятии главбух совмещал должность кассира, проводится инвентаризация наличности в кассе. По результатам проверки составляется отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий, так и принимающий дела бухгалтер, а также кассир и представитель администрации. Этот акт является приложением к акту приемки-передачи дел.
Если предыдущий бухгалтер не являлся материально ответственным лицом, а времени на приемку-передачу дел мало, не лишним будет просмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии. В любом случае следует отметить в акте приемки-передачи дел дату и результаты прежней инвентаризации, а также оговорить с руководителем проведение инвентаризации вначале работы нового главбуха.
Акт приемки-передачи дел
В большинстве случаев акт приемки-передачи имеет простую форму, что представляет собой обычную опись дел, принимаемых главным бухгалтером. Однако, оказывается, этого не всегда достаточно для дальнейшей его работы. Во избежание затруднительных ситуаций при ведении бухучета акт должен выглядеть как заключение специалиста (на усмотрение нового главбуха с более или менее подробным описанием) о ведении бухучета с приложением служебных записок и пояснений предыдущего главбуха или другого служебного лица, передающего бухгалтерию. Это поможет новому бухгалтеру быстрее освоить нюансы по ведению учета и использовать акт в качестве источника информации при составлении первой отчетности на этом предприятии (кроме того, в некоторых случаях снимет ответственность за неправильное ведение бухгалтерии в будущем).
К примеру, можно настоять, чтобы увольняющийся бухгалтер указал в акте информацию об остатках на счетах с подробной расшифровкой. Тогда всю необходимую информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.
Структура акта может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности предприятия, а также от состояния документации по ведению учета. Можно выделить лишь примерный перечень основных вопросов (разделов), которые можно включить в акт приемки-передачи дел, а именно:
1. Общая характеристика ведения бухучета и составления отчетности, организации работы бухгалтерии. Полные сведения об организации работы департамента или отдела бухгалтерии. Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.
2. Состояние учета движения денежных средств. Состояние учета кассовых операций. Наличие кассира и действующего договора о полной материальной ответственности с ним. Существование необходимых условий хранения и учета наличности и денежных документов (марки почтовые, акцизные, векселя, оплаченные авиабилеты и др.). Наличие кассовой книги, ее оформление и правильность ведения. Своевременность и полнота оприходования наличности. Остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приемки-передачи дел. Перечень всех счетов денежных средств, остатки денежных средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах. Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.
3. Состояние учета расчетных операций. Наличие договоров и других документов расчетного характера, выписок из счетов в банке. Соответствие сумм остатков и оборотов по выпискам банка суммам, указанным в первичных документах. Полная инвентаризация расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, дата, на которую урегулированы расхождения. Ведение претензионно-исковой работы. Величина, характер и динамика дебиторской и кредиторской задолженности. Своевременность расчетов, состояние и наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом, целевыми фондами по налогам и сборам. Долговые обязательства, банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения, наличие инвестиций, ссуды.
4. Состояние учета амортизируемого имущества. Дата последней инвентаризации имущества, ее полнота и качество проведения, отражение результатов в бухгалтерском учете. Место хранения инвентаризационных описей, их вид.
5. Состояние материального учета. Дата последней инвентаризации материальных ценностей, ее результаты. Ситуация с отражением в бухгалтерском учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.
6. Состояние расчетов с работниками предприятия. Сведения о штатном расписании и должностных окладах. Наличие трудовых договоров. Состояние учета и своевременность расчетов по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета и т.д.
7. Отчетность предприятия. Состояние соблюдения требований при составлении и сдаче бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов. Информация о достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов.
8. Хранение документов предприятия. Ситуация с обеспечением на предприятии надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности. Состояние и место нахождения архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел (подшиты ли и пронумерованы документы). Правильность оформления изъятия или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения. Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.
9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи. Полный перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др. Указывается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.
10. Приложения. К акту прилагаются любые пояснения, служебные записки, иные документы, которые были составлены членами комиссии при передаче дел, а также при проведении независимого аудита — аудиторское заключение.
11. Подписи. Обязательно наличие подписей главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации. В случае несогласия кого-либо из членов комиссии с выводами, изложенными в акте, это лицо подписывает акт с оговорками, возражениями. Акт приемки-передачи составляется в двух экземплярах: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство предприятия, акт составляется в трех экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию головного офиса.
)