Єдиної затвердженої уніфікованої форми штатного розпису для всіх підприємств не існує. Виключення становлять лише бюджетні організації, для яких відповідно до Постанови КМУ від 28.02.2002 р. № 228 «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ» визначено, що типова форма штатного розпису установи затверджується Міністерством фінансів України. У разі необхідності міністерства чи інші центральні органи виконавчої влади за згодою Мінфіну можуть встановлювати форму штатного розпису для відповідної галузі.
Як правило, до штатного розпису заносять такі відомості:
• перелік посад;
• кількість штатних одиниць;
• суми посадових окладів та надбавок;
• місячний фонд оплати праці.
Третя особливість полягає в тому, що жоден нормативний документ не містить і однозначної вказівки на обов'язковість такого документа для усіх українських підприємств.
Єдиним законодавчим актом, на основі якого робляться висновки про необхідність наявності штатного розпису, є Господарський кодекс України, відповідно до статті 64 якого підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
Тим не менш, Міністерство праці й соціальної політики неодноразово у поясненнях (в тому числі у листі № 162/06/187-07 від 27.06.2007 р. «Відносно штатного розпису») наполягало на тому, що затвердження штатного розпису на підприємстві є обов'язковим, і його відсутність необхідно вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з частиною 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП).
