| ||
архивация документов
Відправлено користувачем Ольга_С
| Список форумів Список тем Нова тема | Попередня тема Наступна тема |
О, пока писала, еще ответили... 
спасибо за ответы!
дорогова-то конечно
(((( я думала более дешево.... документов много...
дорогова-то конечно
(((( я думала более дешево.... документов много...Сдайте на хранение только те, которые подлежат длительному хранению.
Oksana_V Автор рядків:
-------------------------------------------------------
> Сдайте на хранение только зарплатные документы.
> Остальные по истечении срока исковой давности и
> при условии, что прошла налоговая проверка вы же
> можете и самостоятельно утилизировать!!!
Утилизировать-то самостоятельно можно, но перед утилизацией не забудьте составить опись, поставить в Гос. архиве штампик, затем сдать в пункт вторсырья и получить от них деньги за макулатуру.
-------------------------------------------------------
> Сдайте на хранение только зарплатные документы.
> Остальные по истечении срока исковой давности и
> при условии, что прошла налоговая проверка вы же
> можете и самостоятельно утилизировать!!!
Утилизировать-то самостоятельно можно, но перед утилизацией не забудьте составить опись, поставить в Гос. архиве штампик, затем сдать в пункт вторсырья и получить от них деньги за макулатуру.
Дебет-Кредит № 07 (16.2.2009)
Суть справи :: Практика
Зберігання та знищення документів у бухгалтерії
Документальне відображення господарських операцій — одна з основних умов ведення господарської діяльності. Відповідальність за виконання цієї умови Законом про бухоблік покладено на власників, а ті, своєю чергою, покладають на бухгалтерів обов’язок фіксувати у первинних документах факти здійснення всіх господарських операцій, зберігати оброблені документи, регістри і звітність протягом встановленого строку. Про те, як зберігати документацію, коли і як її можна знищувати або архівувати і як списувати витрати, пов’язані зі зберіганням документації, читайте у статті.
Зберігання документів
Термін зберігання документів залежно від важливості інформації, яку вони несуть, різний і визначається Переліком №41. Перелік №41 побудовано за функціональним принципом — він включає розділи, які відображають основні напрями діяльності господарських одиниць, незалежно від рівня в системі управління та галузевої належності. Розділи поділено на підрозділи з вужчим колом питань. Документи у розділах та підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості.
Господарські одиниці Переліком №41 умовно розділені на дві групи:
1) підприємства, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (далі — НАФ). Відповідно до чинного законодавства державні і комунальні організації передають документи на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації — на підставі угод між власником документів та відповідною архівною установою. Строки зберігання документів цих організацій подаються у графі 3 Переліку №41;
2) підприємства, у діяльності яких не утворюються документи НАФ. Йдеться про підприємства, установи й організації, які не зобов’язані здавати свої документи до НАФ і не укладають добровільно договори про таке здавання. Строки зберігання документів цих організацій подаються у графі 4 Переліку. Але говорити про цю групу можна лише як про умовну — тобто таку, яка існує лише під час існування господарської одиниці. Адже після ліквідації такої установи, організації або підприємства документи, термін зберігання яких на цю дату не закінчився, однаково передаються до НАФ.
За терміном зберігання документи можемо умовно поділити на чотири категорії.
1. Ті, що зберігаються 1 рік. Це, зокрема, реєстри на відправлену кореспонденцію; журнали обліку бланків суворої звітності; замовлення на спецодяг, відомості видачі спецодягу.
2. Ті, що зберігаються 3 — 5 років. Це, зокрема, первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо), але за умов успішного завершення перевірки ДПІ, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії. До цієї категорії належать також програми, плани, технічні завдання, доповіді, довідки, посвідчення, звіти про відрядження; договори, доповідні записки, довідки, плани, звіти про надання організаціями допомоги, в т. ч. благодійної, навчальним закладам, інтернатам, іншим закладам соціально-культурної сфери; постанови, висновки в справах про адміністративні стягнення; банківські документи (акти, довідки, платіжні реєстри, доручення) про надходження всіх видів податків у державний бюджет; квартальні бухгалтерські статистичні звіти; особові рахунки акціонерів після передання права власності на акції; кредитні договори після закінчення строку дії договору або погашення кредиту; договори застави, переводу боргу після закінчення строку дії договору або погашення кредиту, боргу; акти, розпорядження з техніки безпеки та промислової санітарії.
3. Ті, що зберігаються 10 — 75 років. Це — журнали обліку інструктажу з техніки безпеки; документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків; особові рахунки робітників та службовців, студентів; контракти, договори про прийом на роботу, переведення, звільнення робітників і службовців; табелі та наряди працівників зі шкідливими умовами праці, документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації.
4. Ті, що зберігаються довічно або доки не мине в них потреба. До таких документів належать, зокрема, статути й установчі документи, реєстр акціонерів, ліцензії, схеми організації управління та пояснювальні записки до них, посадові інструкції працівників; бухгалтерські статистичні звіти річної і більшої періодичності.
Строки зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2008 році, починається з 1 січня 2009 року. Але строки зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення розробки теми, проекту.
Крім того, є документи, для яких чіткий строк зберігання не встановлено. Їх зберігають залежно від господарчої та організаційної потреби.
Такі документи у Переліку №41 мають певні позначки, наприклад: «На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях», «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію» тощо.
Так, позначка «До ліквідації організації» означає, що документи після ліквідації юрособи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які стосуються прав громадян та інтересів держави, передаються до відповідних архівних установ, а інші — знищуються.
Для документів, яким Переліком №41 встановлено строк зберігання 75 років — «В» (це зазвичай кадрові документи), обчислення цього строку слід проводити з урахуванням віку людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством має дорівнювати різниці 75 років — «В», де «В» — вік особи на момент завершення справи.
Строки зберігання документів, визначені у Переліку №41, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Подовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Архівація документів
Наявність встановлених строків зберігання документації передбачає створення підприємством умов для такого зберігання.
Зазвичай підприємство досягає цього або створюючи власний архів, або передаючи документи на зберігання до НАФ. Утім, на практиці підприємства поєднують обидва ці способи, адже накопичувати документи можна лише до певної міри, та й більша їх частина після трьох податкових звітних років (звичайного проміжку між плановими податковими перевірками) втрачає важливість для бухгалтерії і може бути передана до НАФ. Але ДПАУ в листі від 17.04.2002 р. №2470/6/23-1216 говорить, що бухгалтерські документи можуть бути знищені лише за умови завершення комплексної перевірки контролюючими органами. Якщо така перевірка протягом 3-х і більше років не відбулася, згідно з роз’ясненням Держкомархівів України від 06.03.2007 р. №01-321, документи не можуть бути знищені. Отже, якщо підприємство бажає позбутися цих документів, воно має самостійно звернутися до ДПІ за проведенням перевірки.
Оцінювати, чи треба зберігати документи у НАФ, буде спеціальна експертна комісія. Такі комісії є постійно діючими і працюють згідно з Порядком №1004.
До НАФ потрапляють лише документи, термін зберігання яких перевищує 10 років або є постійним.
Документи для передачі до НАФ повинні відбиратися у вигляді оригіналів. За відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів. Звісно, йдеться про архівування лише тих копій і дублікатів документів, зберігання яких є обов’язковим, бо з метою оптимізації складу НАФ надходження до державних архівів та архівних відділів міських рад дублетних документів максимально обмежується.
Передають документи до архіву за графіком, узгодженим між НАФ та керівником підприємства, що передає документи до архіву. Приймання кожної партії документації відбувається за описом завідувачем або іншим відповідальним працівником архіву у присутності відповідального працівника підприємства.
При цьому на обох примірниках опису проти кожного документа, включеного до нього, робиться позначка про наявність. Наприкінці кожного примірника опису цифрами і літерами зазначаються кількість фактично прийнятих до архіву документів, номери відсутніх документів, дати приймання-передачі документів, а також підписи працівника відомчого архіву й особи, яка передала документи.
Знищення документів
Відповідно до Порядку №41, знищити первинні документи, реєстри, звіти за самостійним рішенням підприємство не може, навіть якщо строк їх зберігання вже закінчився. Для знищення цих документів підприємству потрібна згода експертної комісії.
Звертаємо увагу, що отримання згоди на знищення документації є обов’язком лише юридичних осіб, від якого фізособи-підприємці звільнені (див. лист Держкомархівів України від 28.07.04 р. №01-1113).
Експертна комісія — це не якась стороння організація, створюється вона з посадових осіб юрособи, яка бажає знищити документацію, і спеціалістів НАФ. Створена за наказом та угодою з НАФ комісія визначає порядок відбору на зберігання та для знищення документів в організації, проводить експертизу цінності документів і здійснює контроль за її проведенням.
Відбувається це таким чином: підприємство здійснює відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і складає акт про вилучення цих документів для знищення за описом. Зведені описи й акт розглядає експертна комісія.
Схвалені експертною комісією описи справ та акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд експертно-перевірної комісії (далі — ЕПК) відповідного державного архіву. І тільки після схвалення ЕПК описи та акти затверджуються керівником підприємства на знищення і можуть бути знищені.
Знищення документів, навіть дозволене — також непроста, цілком впорядкована справа. Адже юрособа не може просто взяти і спалити документи. З точки зору держави це не просто купа паперу, а актив, який можна і треба реалізувати — вторинна сировина.
Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, переданої для переробки. Дата здачі документів, їхня вага та номер накладної записуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації.
Приклад ТзОВ «Хурделиця» здало до ПП «Вторсировина» списані документи як макулатуру на суму 300 грн за накладною. У податковому та бухгалтерському обліку ця операція була відображена так, як показано у таблиці.
Таблиця
Відображення в обліку передачі списаних документів як вторсировини
№ з/п Дата Зміст операції Бухгалтерський облік Сума, грн Податковий облік
Д-т К-т ВД ВВ
1. 10.10.2008 Оприбутковано макулатуру на підставі акта про знищення 209 746 250,00 - -
2. 30.10.2008 Відвантажено макулатуру заготівельній організації 902 209 250,00 250,00 -
3. 30.10.2008 Отримано оплату за макулатуру 311 702 300,00 - -
4. 30.10.2008 Нараховано ПК за податковою накладною 702 641/ПДВ 50,00 - -
Відповідальність за порушення
Незберігання документів протягом встановленого для їх зберігання часу, а також знищення без схвалення експертною комісією та ЕПК державного архіву є незаконними і тягнуть за собою відповідальність згідно з чинним законодавством. Міра цієї відповідальності залежить від того, чи було таке порушення умисним чи неумисним.
У листі від 11.03.2002 р. №01-197 Держкомархівів України наполягає на застосуванні у разі знищення або нестачі документів заходів, передбачених пп. 4.5.4 Правил №16, а саме:
«У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням експертної комісії та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи».
Покарання за порушення порядку зберігання документів встановлено в розділах IX, X Закону України №3814:
— адміністративна відповідальність, передбачена статтею 1642 КУпАП. За роз’ясненням КРУ від 16.12.2002 р. №02-18/724, саме ця стаття, яка карає за відсутність ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, буде застосована до юрособи-порушника. Вона передбачає сплату адмінштрафу в розмірі від 8 до 15 н. м. д. г. (тобто від 136 до 255 грн);
— кримінальна відповідальність, встановлена ст. 357 КМУ. Встановлений факт умисного знищення, пошкодження чи приховування документів тягне за собою штраф у розмірі до 50 н. м. д. г. (850 грн) або обмеження волі на строк до 3-х років. Ті самі дії, якщо вони спричинили порушення роботи юрособи або вчинені щодо особливо важливих документів, караються штрафом у розмірі до 70 н. м. д. г. (1190 грн) або обмеженням волі на строк до 3-х років, або позбавленням волі на той самий строк;
— обов’язок відшкодувати шкоду, завдану власнику документів або уповноваженій ним особі.
Контроль за правильністю виконання порядку зберігання і знищення документів здійснюють Держкомархівів України та уповноважені ним державні архіви (архівні відділи міських рад).
Нормативна база
 Закон №3814 — Закон України від 24.12.93 р. №3814-ХІІ «Про національний архівний фонд і архівні установи».
 Перелік №41 — Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. №41.
 Порядок №1004 — Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. №1004.
 Правила №16 — Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджені наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 р. №16.
Ганна Бикова, «Дебет-Кредит»
Суть справи :: Практика
Зберігання та знищення документів у бухгалтерії
Документальне відображення господарських операцій — одна з основних умов ведення господарської діяльності. Відповідальність за виконання цієї умови Законом про бухоблік покладено на власників, а ті, своєю чергою, покладають на бухгалтерів обов’язок фіксувати у первинних документах факти здійснення всіх господарських операцій, зберігати оброблені документи, регістри і звітність протягом встановленого строку. Про те, як зберігати документацію, коли і як її можна знищувати або архівувати і як списувати витрати, пов’язані зі зберіганням документації, читайте у статті.
Зберігання документів
Термін зберігання документів залежно від важливості інформації, яку вони несуть, різний і визначається Переліком №41. Перелік №41 побудовано за функціональним принципом — він включає розділи, які відображають основні напрями діяльності господарських одиниць, незалежно від рівня в системі управління та галузевої належності. Розділи поділено на підрозділи з вужчим колом питань. Документи у розділах та підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості.
Господарські одиниці Переліком №41 умовно розділені на дві групи:
1) підприємства, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (далі — НАФ). Відповідно до чинного законодавства державні і комунальні організації передають документи на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації — на підставі угод між власником документів та відповідною архівною установою. Строки зберігання документів цих організацій подаються у графі 3 Переліку №41;
2) підприємства, у діяльності яких не утворюються документи НАФ. Йдеться про підприємства, установи й організації, які не зобов’язані здавати свої документи до НАФ і не укладають добровільно договори про таке здавання. Строки зберігання документів цих організацій подаються у графі 4 Переліку. Але говорити про цю групу можна лише як про умовну — тобто таку, яка існує лише під час існування господарської одиниці. Адже після ліквідації такої установи, організації або підприємства документи, термін зберігання яких на цю дату не закінчився, однаково передаються до НАФ.
За терміном зберігання документи можемо умовно поділити на чотири категорії.
1. Ті, що зберігаються 1 рік. Це, зокрема, реєстри на відправлену кореспонденцію; журнали обліку бланків суворої звітності; замовлення на спецодяг, відомості видачі спецодягу.
2. Ті, що зберігаються 3 — 5 років. Це, зокрема, первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо), але за умов успішного завершення перевірки ДПІ, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії. До цієї категорії належать також програми, плани, технічні завдання, доповіді, довідки, посвідчення, звіти про відрядження; договори, доповідні записки, довідки, плани, звіти про надання організаціями допомоги, в т. ч. благодійної, навчальним закладам, інтернатам, іншим закладам соціально-культурної сфери; постанови, висновки в справах про адміністративні стягнення; банківські документи (акти, довідки, платіжні реєстри, доручення) про надходження всіх видів податків у державний бюджет; квартальні бухгалтерські статистичні звіти; особові рахунки акціонерів після передання права власності на акції; кредитні договори після закінчення строку дії договору або погашення кредиту; договори застави, переводу боргу після закінчення строку дії договору або погашення кредиту, боргу; акти, розпорядження з техніки безпеки та промислової санітарії.
3. Ті, що зберігаються 10 — 75 років. Це — журнали обліку інструктажу з техніки безпеки; документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків; особові рахунки робітників та службовців, студентів; контракти, договори про прийом на роботу, переведення, звільнення робітників і службовців; табелі та наряди працівників зі шкідливими умовами праці, документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації.
4. Ті, що зберігаються довічно або доки не мине в них потреба. До таких документів належать, зокрема, статути й установчі документи, реєстр акціонерів, ліцензії, схеми організації управління та пояснювальні записки до них, посадові інструкції працівників; бухгалтерські статистичні звіти річної і більшої періодичності.
Строки зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2008 році, починається з 1 січня 2009 року. Але строки зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення розробки теми, проекту.
Крім того, є документи, для яких чіткий строк зберігання не встановлено. Їх зберігають залежно від господарчої та організаційної потреби.
Такі документи у Переліку №41 мають певні позначки, наприклад: «На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях», «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію» тощо.
Так, позначка «До ліквідації організації» означає, що документи після ліквідації юрособи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які стосуються прав громадян та інтересів держави, передаються до відповідних архівних установ, а інші — знищуються.
Для документів, яким Переліком №41 встановлено строк зберігання 75 років — «В» (це зазвичай кадрові документи), обчислення цього строку слід проводити з урахуванням віку людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством має дорівнювати різниці 75 років — «В», де «В» — вік особи на момент завершення справи.
Строки зберігання документів, визначені у Переліку №41, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Подовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Архівація документів
Наявність встановлених строків зберігання документації передбачає створення підприємством умов для такого зберігання.
Зазвичай підприємство досягає цього або створюючи власний архів, або передаючи документи на зберігання до НАФ. Утім, на практиці підприємства поєднують обидва ці способи, адже накопичувати документи можна лише до певної міри, та й більша їх частина після трьох податкових звітних років (звичайного проміжку між плановими податковими перевірками) втрачає важливість для бухгалтерії і може бути передана до НАФ. Але ДПАУ в листі від 17.04.2002 р. №2470/6/23-1216 говорить, що бухгалтерські документи можуть бути знищені лише за умови завершення комплексної перевірки контролюючими органами. Якщо така перевірка протягом 3-х і більше років не відбулася, згідно з роз’ясненням Держкомархівів України від 06.03.2007 р. №01-321, документи не можуть бути знищені. Отже, якщо підприємство бажає позбутися цих документів, воно має самостійно звернутися до ДПІ за проведенням перевірки.
Оцінювати, чи треба зберігати документи у НАФ, буде спеціальна експертна комісія. Такі комісії є постійно діючими і працюють згідно з Порядком №1004.
До НАФ потрапляють лише документи, термін зберігання яких перевищує 10 років або є постійним.
Документи для передачі до НАФ повинні відбиратися у вигляді оригіналів. За відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів. Звісно, йдеться про архівування лише тих копій і дублікатів документів, зберігання яких є обов’язковим, бо з метою оптимізації складу НАФ надходження до державних архівів та архівних відділів міських рад дублетних документів максимально обмежується.
Передають документи до архіву за графіком, узгодженим між НАФ та керівником підприємства, що передає документи до архіву. Приймання кожної партії документації відбувається за описом завідувачем або іншим відповідальним працівником архіву у присутності відповідального працівника підприємства.
При цьому на обох примірниках опису проти кожного документа, включеного до нього, робиться позначка про наявність. Наприкінці кожного примірника опису цифрами і літерами зазначаються кількість фактично прийнятих до архіву документів, номери відсутніх документів, дати приймання-передачі документів, а також підписи працівника відомчого архіву й особи, яка передала документи.
Знищення документів
Відповідно до Порядку №41, знищити первинні документи, реєстри, звіти за самостійним рішенням підприємство не може, навіть якщо строк їх зберігання вже закінчився. Для знищення цих документів підприємству потрібна згода експертної комісії.
Звертаємо увагу, що отримання згоди на знищення документації є обов’язком лише юридичних осіб, від якого фізособи-підприємці звільнені (див. лист Держкомархівів України від 28.07.04 р. №01-1113).
Експертна комісія — це не якась стороння організація, створюється вона з посадових осіб юрособи, яка бажає знищити документацію, і спеціалістів НАФ. Створена за наказом та угодою з НАФ комісія визначає порядок відбору на зберігання та для знищення документів в організації, проводить експертизу цінності документів і здійснює контроль за її проведенням.
Відбувається це таким чином: підприємство здійснює відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і складає акт про вилучення цих документів для знищення за описом. Зведені описи й акт розглядає експертна комісія.
Схвалені експертною комісією описи справ та акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд експертно-перевірної комісії (далі — ЕПК) відповідного державного архіву. І тільки після схвалення ЕПК описи та акти затверджуються керівником підприємства на знищення і можуть бути знищені.
Знищення документів, навіть дозволене — також непроста, цілком впорядкована справа. Адже юрособа не може просто взяти і спалити документи. З точки зору держави це не просто купа паперу, а актив, який можна і треба реалізувати — вторинна сировина.
Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, переданої для переробки. Дата здачі документів, їхня вага та номер накладної записуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації.
Приклад ТзОВ «Хурделиця» здало до ПП «Вторсировина» списані документи як макулатуру на суму 300 грн за накладною. У податковому та бухгалтерському обліку ця операція була відображена так, як показано у таблиці.
Таблиця
Відображення в обліку передачі списаних документів як вторсировини
№ з/п Дата Зміст операції Бухгалтерський облік Сума, грн Податковий облік
Д-т К-т ВД ВВ
1. 10.10.2008 Оприбутковано макулатуру на підставі акта про знищення 209 746 250,00 - -
2. 30.10.2008 Відвантажено макулатуру заготівельній організації 902 209 250,00 250,00 -
3. 30.10.2008 Отримано оплату за макулатуру 311 702 300,00 - -
4. 30.10.2008 Нараховано ПК за податковою накладною 702 641/ПДВ 50,00 - -
Відповідальність за порушення
Незберігання документів протягом встановленого для їх зберігання часу, а також знищення без схвалення експертною комісією та ЕПК державного архіву є незаконними і тягнуть за собою відповідальність згідно з чинним законодавством. Міра цієї відповідальності залежить від того, чи було таке порушення умисним чи неумисним.
У листі від 11.03.2002 р. №01-197 Держкомархівів України наполягає на застосуванні у разі знищення або нестачі документів заходів, передбачених пп. 4.5.4 Правил №16, а саме:
«У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням експертної комісії та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи».
Покарання за порушення порядку зберігання документів встановлено в розділах IX, X Закону України №3814:
— адміністративна відповідальність, передбачена статтею 1642 КУпАП. За роз’ясненням КРУ від 16.12.2002 р. №02-18/724, саме ця стаття, яка карає за відсутність ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, буде застосована до юрособи-порушника. Вона передбачає сплату адмінштрафу в розмірі від 8 до 15 н. м. д. г. (тобто від 136 до 255 грн);
— кримінальна відповідальність, встановлена ст. 357 КМУ. Встановлений факт умисного знищення, пошкодження чи приховування документів тягне за собою штраф у розмірі до 50 н. м. д. г. (850 грн) або обмеження волі на строк до 3-х років. Ті самі дії, якщо вони спричинили порушення роботи юрособи або вчинені щодо особливо важливих документів, караються штрафом у розмірі до 70 н. м. д. г. (1190 грн) або обмеженням волі на строк до 3-х років, або позбавленням волі на той самий строк;
— обов’язок відшкодувати шкоду, завдану власнику документів або уповноваженій ним особі.
Контроль за правильністю виконання порядку зберігання і знищення документів здійснюють Держкомархівів України та уповноважені ним державні архіви (архівні відділи міських рад).
Нормативна база
 Закон №3814 — Закон України від 24.12.93 р. №3814-ХІІ «Про національний архівний фонд і архівні установи».
 Перелік №41 — Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. №41.
 Порядок №1004 — Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. №1004.
 Правила №16 — Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджені наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 р. №16.
Ганна Бикова, «Дебет-Кредит»
Від ФОПів такого при закритті не вимагають.
Ну і що шо в голові вітер?!
Зате думки завжди свіжі!!!
Ну і що шо в голові вітер?!
Зате думки завжди свіжі!!!
Хіба що на "добровільних засадах"
спробувати здати в архів.
Ну і що шо в голові вітер?!
Зате думки завжди свіжі!!!
спробувати здати в архів.
Ну і що шо в голові вітер?!
Зате думки завжди свіжі!!!
| Список форумів Список тем Нова тема | Попередня тема Наступна тема |
Вибачте, тільки зареєстровані користувачі можуть писати в цьому форумі.
Повідомлення, розміщені на форумах ДК-порталу, відображають лише особисту позицію авторів повідомлень.
Адміністрація форумів не несе відповідальності за їх зміст.
Адміністрація форумів не несе відповідальності за їх зміст.
© 2023 "Дебет-Кредит", український бухгалтерський портал, web_dk [ @ ] gc.com.ua