В случае если предприятие начисляет «переходящие» отпускные наперед, т. е. в месяце предоставления отпуска, то при заполнении таблицы 7 следует иметь в виду, что отпускные вносятся в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце. Суммы отпускных, приходящиеся на дни отпуска следующего месяца, включаются в поле будущего месяца.
В случае если в декабре 2009 года работникам были начислены отпускные, приходящиеся на январь 2010 года, согласно разъяснениям специалистов Пенсионного фонда дополнительно к отчету по форме приложения 4 к Порядку № 26-1 за январь 2010 года страхователю необходимо сформировать отчет, состоящий из титульного листа приложения 4 и таблицы 7 приложения 4. При этом в таблице 7 приложения 4 такого отчета отражаются только отпускные, начисленные в декабре 2009 года, но приходящиеся на январь 2010 года (с кодом типа начислений — 3).
Выплаты, начисленные за дни временной нетрудоспособности, вносятся в поле соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на указанный месяц.
Таким образом, если в отчетном месяце работнику были начислены «переходящие» больничные или отпускные, на такого работника в таблице 7 необходимо вводить две записи.
В случае если работнику производился перерасчет сумм отпускных в связи с наступлением временной нетрудоспособности в период отпуска, при отражении сумм перерасчета в таблице 7 допускаются отрицательные значения.
Суммы вышеперечисленных выплат отражаются в графе 12 таблицы 7. В графе 13 таблицы 7 эти же выплаты отражаются в пределах максимальной величины заработной платы, с которой уплачивались страховые взносы, с учетом сумм заработной платы (дохода), указанных в таблице 6. То есть с максимальной величиной заработной платы, с которой уплачиваются страховые взносы, будет сравниваться сумма выплат, указанных в таблице 6 и таблице 7. Если сумма в графе 10 таблицы 6 за соответствующий месяц превышает максимальную величину заработной платы, с которой уплачиваются страховые взносы, графа 13 таблицы 7 будет иметь нулевые значения («0,00»).
При этом следует учитывать, что для больничных и отпускных используется размер максимальной величины заработной платы, с которой уплачиваются страховые взносы, действующий в месяце, за который начисляются такие выплаты.