Ситуация такова, что директор за 1,5 года потратил своих 200тыс грн, которые ему не возмещал пред.бух.Сейчас начали возмещать, ну знаю что от греха подальше надо издать приказ и договор.Приказ издала, а вот договор- не могу найти бланк.Помогите.

Достаточно приказа на каждый авансовый отчет

О, а разве нельзя написать один, в котором будет указано что директор за собственные средства может оплачивать контрагентам, а мы сумму погашаем в пределах 3 лет.Т.к авансовых отчетов целая папка.

Неужели ни у кого нет?

Нет, нельзя на каждый авансовый отчет нужно составлять приказ если было куплено за свои средства.
Приблизительно так:
В зв’язку з необхідністю використання канцелярських товарів в господарській діяльності підприємства


НАКАЗУЮ:


1. Головному бухгалтеру ...... придбати канцелярські товари для ведення господарської діяльності підприємства згідно з переліком:
- Папір А-4 - 1 пачка;

2. Компенсацію понесених витрат здійснити після дати затвердження звіту про
використання коштів, наданих на відрядження або під звіт.

А я приказе об учетной политике навояла такое

17. Разрешаю использование личных денежных средств всем сотрудникам предприятия для оплаты товаров и услуг, которые используются в деятельности предприятия, а возмещение денежных средств производить не познее 365 календарных дней после даты подачи

Каждый раз приказ не делаю

Спасибо,Виктория.Хорошая идея!

Чому авансові звіти тягнуть за собою ПДФО?

Ще два роки тому автор статті на одному з підприємств зіткнулася з випадком оподаткування авансових звітів під час податкової перевірки. Цей факт був незрозумілим, оскільки всі первинні документи були під звітами, строки звітування виконані і все було оформлено правильно. Минуло небагато часу — і влітку 2009 року випадки оподаткування авансових звітів на податкових перевірках підприємств стали траплятися все частіше. Цей факт змусив автора докладніше вникнути у проблему, адже жодних податкових роз’яснень стосовно можливого оподаткування авансових звітів податкова не надавала, змін у законодавстві не було. Читайте про результати цих досліджень, а також висновки і рекомендації до подальших дій.

Практика підзвітних розрахунків

Ми звикли до того, що працівники звітуються за витрачені власні кошти при закупівлі цінностей для підприємства за фактом здійснення операцій. Наприклад, водій наприкінці місяця звітується за придбаний протягом такого місяця бензин. Або працівник, який придбав продукти харчування (чи канцтовари), розраховується власними коштами і подає до бухгалтерії документи для повернення йому грошей. Приклади можна продовжити.

Описані умови, за яких подається авансовий звіт, раніше не привертали стільки уваги податкової (крім застарілих безпідставних вимог визнавати «безавансові» підзвіти поворотною фінансовою допомогою. Але це зовсім інша історія, що залишилась у минулому, не наробивши багато галасу).

Звикли до цього і податківці, але ненадовго. Сьогодні вони подивилися на авансові звіти «свіжим» поглядом. Нараховуючи податок з доходів фізичних осіб, тим самим вони змушують і нас по-новому прочитати чинне законодавство.

Авансовий звіт по-новому

Первинним документом, з якого починається весь аналіз підзвітних розрахунків, є Порядок №440, чинний з 01.01.2004 р.

Звертаємо увагу на офіційну назву документа, який ми звично називаємо авансовим звітом: Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт).

Як визначає п. 2 Порядку №440, Звіт надається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт. А у пункті 6 Порядку №440 підсумовується, що Звіт складається фізичними особами, що отримали такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у фізичних осіб, які є суб’єктами підприємницької діяльності.

Отже, з вищезазначеного доходимо таких висновків:

1) Звіт заповнюється і подається тільки у разі, якщо працівник підприємства отримував кошти наперед (авансом) на господарську операцію або відрядження, про що зазначається у лівій частині Звіту;

2) Звіт не заповнюється і не подається у разі, якщо працівник не отримував кошти наперед (авансом) на господарські потреби або на відрядження (хоча Міністерство фінансів України у своєму листі від 28.08.2007 р. №31-34000-10-25/17266 (див. «Дебет-Кредит» №45/2007) зазначає про обов’язковість складання працівником авансового звіту у випадку, коли аванс не видавався і працівник витратив власні кошти. Цей лист, до речі, говорить про достатність затвердження такого авансового звіту для виникнення заборгованості перед працівником як перед підзвітною особою);

3) Звіт не заповнюється і не подається у разі, якщо працівник, взявши кошти авансом, не використав їх наступного дня на господарські потреби або у відрядженні (наприклад, у зв’язку з його скасуванням), незважаючи на те, що Звіт містить відображення операцій, зокрема і видачі коштів наперед (цей погляд підтверджує і Національний банк України у листі від 21.08.2008 р. №11-113/3389-11406, див. «Дебет-Кредит» №46/2008).

Аванси, звіти, накази і розпорядження

Отримати авансом кошти з каси підприємства на здійснення госпоперації або на відрядження працівник може тільки на підставі розпорядження керівника касиру надати певну суму. У разі госппотреб це може бути доповідна записка із дозвільним написом або письмове розпорядження, а у разі відрядження — наказ на відрядження, що підтверджує обов’язок забезпечити працівника авансовими коштами.

Зрозуміло, що всі ті підприємства, які затверджують та проводять в обліку тільки «авансові» звіти, не підпадають під ПДФО, оскільки чітко виконують умови Порядку №440: спочатку — авансові кошти, а потім — Звіт.

Якщо працівник спочатку отримав авансові кошти, але їх забракло у відрядженні або на здійснення госпоперації, він розраховується також і власними коштами. Такі звіти, що відображають і аванс від підприємства, і витрачання власних коштів, також не підпадають під ПДФО, оскільки головна умова — авансові кошти — підприємством виконана!

При цьому до авансових коштів належить не лише готівка з каси підприємства. До них прирівнюються можливі розрахунки працівника корпоративною карткою (у відрядженні, під час здійснення госпоперації).

І тільки якщо працівник не отримував з каси авансові кошти на відрядження або на господарські потреби та (або) не розраховувався корпоративною карткою, звітуючи за витрачені ним кошти, такий Звіт підпадає під пильну увагу перевіряльників. Такі звіти визнаються об’єктом для обкладення ПДФО. І от чому.

Оскільки всі авансовані операції (готівка або корпоративна картка) підтверджуються дозволом керівника (його розпорядженням, дозвільним написом на доповідній записці тощо), то «безавансові» підзвітні операції, які, на думку податкової, здійснюються без попереднього дозволу, розпорядження керівника, на власний розсуд працівника, розглядаються як договори купівлі-продажу між працівником і підприємством. Адже підприємство в такому випадку компенсує працівникові його витрати на відрядження або під звіт без попереднього дозволу, розпорядження.

А оскільки це договір купівлі-продажу з фізособою, то підприємство виступає податковим агентом і має нарахувати, утримати та сплатити ПДФО із суми виплачених особі коштів. Таким є вердикт податкових перевіряльників.

Назвати його незаконним ми не можемо, оскільки в законодавстві не прописано спосіб звітування працівником за витрачені ним власні кошти на госппотреби підприємства або у відрядженні (ні строки, ні порядок, ні форма звіту). Є тільки чіткі умови звітування за авансовими коштами, визначені у Порядку №440 та Законі про доходи.

Оскільки на практиці у більшості підприємств затверджені та компенсовані саме «безавансові» звіти, стає зрозумілим, чому такі авансові звіти тепер тягнуть за собою ПДФО.

Як уникнути ПДФО?

Як же уникнути нарахування ПДФО під час податкової перевірки?

Рішення просте: оскільки на авансові кошти є розпорядження керівника (наказ, дозвільний напис на доповідній записці тощо), а на «безавансові» — немає, то треба їх оформити!

Ми наводимо два варіанти наказів — на підзвіт і на відрядження.

Варіант перший. Він стосується тих підприємств, де звіти надаються будь-яким працівником, який витрачає власні кошти у відрядженні чи на підзвіт без попереднього отримання авансу або не використовує корпоративну картку під час розрахунків.

Першим пунктом наказу треба дати працівникові завдання на здійснення госпоперації або відрядження. А в другому пункті — дозволити компенсацію понесених ним витрат (див. зразки 1 і 2).

Зразок 1



Зразок 2



Учасники Великого бухгалтерського семінару (проведеного «ДК» у грудні 2009 р.) могли скористатися практичною рекомендацією бухгалтера — його учасниці щодо оформлення першого пункту наказу (з досвіду податкової перевірки), а саме: зазначати перелік усього необхідного, що слід придбати (або зазначеного у чеку).

Накази за першим варіантом необхідно оформлювати під усі звіти!

Варіант другий. Якщо підприємство визначає певний перелік посад працівників, які за потреби можуть здійснювати закупівлю цінностей для провадження госпдіяльності підприємства, доречно вписати до їхніх посадових обов’язків усі ті умови, що описані в наказі за другим варіантом.

На підприємстві також слід оформити окремий наказ (або внести доповнення до наказу про облікову політику підприємства), яким затвердити перелік посад працівників, на яких покладається обов’язок здійснювати контроль за використанням, списанням, залишками та закупівлею цінностей (продукти харчування, канцтовари, бензин тощо), потрібних у госпдіяльності підприємства. Крім цього, в наказі слід зазначити, наприклад, що «у разі витрачання працівником власних коштів для здійснення закупівлі згідно з цим наказом працівнику здійснюється компенсація витрачених коштів після дати затвердження Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт».

На наш погляд, достатньо одного такого наказу на певний період (строк дії).

З якого періоду оформляти накази?

Відповідь на це запитання — у даті набрання чинності Порядком №440. А він є чинним з 01.01.2004 р., і з того часу на багатьох підприємствах вже пройшли перевірки. Отже, на нашу думку, це має бути період з кінцевої дати останньої податкової перевірки.

Якщо у практиці великих підприємств основною умовою підзвітних сум є попереднє отримання авансових коштів (принаймні у більшості випадків), то для них ця стаття є суто інформаційною і підтверджує правильність їхніх дій. Усім іншим ця стаття дає гарні поради на майбутнє і ще раз нагадує, що звикати до всіх бухгалтерських і податкових «звичок» ще рано! Тримайтесь!

Нормативна база
Закон про доходи — Закон України від 22.05.2003 р. №889-IV «Про податок з доходів фізичних осіб».
Порядок №440 — Порядок складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. №440.

Тетяна Мойсеєнко, «Дебет-Кредит»

Спасибо,OXY. Учту,а то и правда,проверяющие разные бывают,лучше от греха подальше,а то сумма приличная.