Основним моментом при зміні головного бухгалтера на підприємстві є передача справ. Від правильності передачі справ залежить бухгалтерський та податковий облік у майбутньому, правильність його ведення, а також відсутність/наявність фінансових та штрафних санкцій, зауважень контролюючих органів при проведенні ними перевірок.
Розглянемо процес передачі справ детальніше.
Вітчизняним законодавством порядок приймання-передачі справ не встановлений. Деяка інформація із цього питання міститься в Положенні про головних бухгалтерів. Однак вимоги цього документа потрібно застосовувати з великою обережністю, оскільки дія окремих його норм (як і Положення в цілому) перебуває під сумнівом.
На підставі ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік можна зробити висновок про те, що приймання-передача справ здійснюється в порядку, визначеному керівником підприємства.
Як правило, приймання-передача справ передбачає перевірку наявності бухгалтерської документації (первинних документів, рахунків, регістрів обліку, форм звітності й т.п.) за відповідний період, правильність її складання, своєчасність і повноту сплати обов'язкових платежів і подання звітності контролюючим органам. Крім того, перевіряється наявність оригіналів різного роду свідоцтв (платника ПДВ, єдиного податку), патентів, ліцензій і інших дозвільних документів, виданих підприємству органами влади.
Оскільки обсяг роботи, пов'язаної із прийманням-передачею справ визначається строком звільнення “старого” бухгалтера, то на нього слід виділяти якнайбільше часу. При цьому краще призначати цю процедуру після завершення звітного періоду (кварталу, року), коли всі облікові процеси вже завершені й складена звітність. Не варто забувати й про перевірку документів поточного періоду. Адже на підставі саме цих документів «новому» головбухові доведеться складати звітність у самому найближчому майбутньому.
При прийманні-передачі справ доцільно дотримуватися певної процедури, що супроводжується оформленням відповідних документів (наказ, акт приймання-передачі, доповідні, бухгалтерські довідки й т.п.). Дотримання цієї процедури й наявність документів дозволить розрізняти діяльність “старого” і “нового” головного бухгалтера.
Процес приймання-передачі справ можна умовно розділити на наступні етапи:
1. видання наказу по підприємству;
2. перевірка наявності й правильності ведення (складання) бухгалтерської документації;
3.оформлення акту приймання-передачі й інших документів (при необхідності).
Наказ про приймання-передачу справ повинен містити наступну інформацію:
- склад комісії, що безпосередньо здійснює приймання-передачу справ;
- строки;
- інші дані.
Якщо в ході перевірки будуть виявлені порушення в порядку оформлення первинних документів, ведення обліку й складання звітності, слід зробити відповідні записи в акті приймання-передачі справ або скласти окремий документ. По можливості ці порушення повинні бути усунуті до вступу на посаду “нового” головного бухгалтера.
В випадку виявлення факту недостачі документів керівник повинен призначити комісію для складання переліку відсутніх документів і розслідування причин їх недостачі. Крім того, керівник підприємства зобов'язано повідомити правоохоронні органи про пропажу.
По завершенню всіх необхідних процедур оформляється акт приймання-передачі.
Форма акту законодавством не встановлена, тому він складається в довільній формі.
Обов'язковими реквізитами цього документа є:
1. назва;
2. дата й місце складання;
3. найменування підприємства;
4. зміст операції.
В акті приводиться перелік (опис) переданих документів, або цей перелік може бути оформленим у вигляді додатку до акту.
Акт підписують бухгалтера, які передають і приймають справи, члени й голова комісії, а затверджує – керівник підприємства.
Документ складається в 3-х примірниках: один залишається в бухгалтера, який передав справи, другий підколюється до наказу, третій передається в бухгалтерію підприємства.
В 1С я печатаю по итогам квартала. Чтобы при увольнении или проверке (любой) заниматься не распечатыванием, а делом (запудривание мозга проверяющим).