Пенсионный фонд может требовать копии паспортов и ИНН исключительно в тех случая, если есть какие-либо несовпадения в ИНН или в ФИО. От этого зависит правильность начисления пенсии тому человеку, в данных которого есть указанные расхождения. Паспортные данные и ИНН необходимы бухгалтеру в работе даже если он не занимается кадровыми вопросами. А вот иметь ли их у себя под рукой - это личное дело каждого. Я бы заверяла личные документы подписью владельца - таким образом Вы снимаете с себя отвественность за правильность предоставления информации о сотруднике.