Только обязательно от предприятия должна быть или доверенность на приобретение ТМЦ (в произвольной форме ) или приказ.
Я на год на нужных сотрудников делаю приказ
НАКАЗ
Про надання повноважень на 2011 рік
Наказую:
В зв’язку з виробничою необхідністю, для створення правових і організаційних основ для ефективної діяльності підприємства, забезпечення законності в роботі підприємства, запобігання порушенню прав і законних інтересів підприємства уповноважую посада ПІБ придбавати та купувати ТМЦ, оплачувати послуги сторонніх організацій за власні кошти, якщо в іншому випадку існує можливість настання негативних наслідків для підприємства.
Витрати, понесені працівником, відшкодувати після надання Звіту про використання коштів та документів в оригіналі, що підтверджують вартість понесених витрат.