Документальне підтвердження витрат на відрядження
Виділимо дві групи документів, необхідних для правильного оформлення та підтвердження витрат на закордонні відрядження.
1. Документи, що створюються на підприємстві до від’їзду працівника у відрядження:
• наказ керівника, завдання, в яких указуються мета поїздки, строки, умови перебування за кордоном, наводиться кошторис витрат (п. 1.1 розд. II Інструкції N 59);
• посвідчення про відрядження (форма затверджена наказом ДПАУ від 28.07.97 р. N 260), яке має бути зареєстроване в Журналі реєстрації посвідчень на відрядження (додаток до Інструкції N 59).
Нюанс. Посвідчення завіряється відмітками сторони, що приймає, які підтверджують кількість днів відрядження, як правило, тільки у країнах зі спрощеним прикордонним контролем (СНД). В інших випадках для підрахунку днів фактичного перебування за кордоном слід використовувати відмітки КПП Прикордонних військ України в закордонному паспорті (завірені відділом кадрів або головним бухгалтером копії цих сторінок паспорта додаються потім до авансового звіту);
2. Документи про понесені витрати на відрядження, що подаються до бухгалтери працівником:
• витрати на проїзд — квитки, квитанції про комісію за попереднє бронювання, чеки за використання постільних речей, квитанції про збори аеропортів, багажні квитанції.
Нюанс. Завважу, що витрати на таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані тільки з дозволу керівника підприємства (п. 1.8 розділу II Інструкції N 59). За наявності документів можуть відшкодовуватися й інші витрати, пов'язані з транспортом, — користування камерами схову, залами очікування, доплата за перевищення ваги багажу тощо, проте вони не належать до валових витрат;
• витрати на проживання — рахунки за проживання в готелях (мотелях) або за наймання інших житлових приміщень, які, можливо, включають витрати на харчування й оплату побутових послуг;
• оплата телефонних переговорів;
• оплата віз, дозволів на в'їзд, квитанції про сплату обов'язкових податків, страхових полісів (при обов'язковому страхуванні тих, хто виїжджає за кордон);
• використання коштів з картрахунка (при безготівковому авансі) — чеки банкомату, квитанції платіжних терміналів;
• квитанції на купівлю ПММ та інші технічні витрати при відрядженні на автомобілі;
• чеки, квитанції про оплату представницьких витрат.
Нюанс. Документи, що додаються до авансового звіту, повинні бути подані в оригіналі. Але слід пам'ятати, що при перевірці на вимогу представників контролюючих органів, можливо, доведеться перекласти українською мовою всі документи, які підтверджують валові витрати в закордонному відрядженні. Такий переклад потребуватиме додаткових грошових витрат (пп. 5.4.8 Закону про прибуток).
_____________________________________________________
Любую сложную вещь можно описать простыми словами.
Интуиция - поразительное чутье, подсказывающее женщине, что она права, независимо от того, права она или нет.