//Списание происходит по нормам из путевых листов,так? перерасход - не включается в расходы?!//
Списывается меньшее из значений. Если факт меньше нормы - списывается факт, если норма меньше факта - списывается норма. Перерасход в расходы не включается. Можно (если будет на то воля директора) обязать водителя возвращать перерасход топлива.
//А чек есть доказательство выдачи водителю топлива?!//
Да. В чеке указано, сколько топлива и на какую сумму он заправил. Он и в путевом листе в графе "Заправлено, л" должен указать это количество топлива.
//все время у него расход - 10л. независимо от км//
Ну либо авто (спидометр) не исправен, либо водитель заполняет путевые от балды. Скорее всего второе. Заставьте водителя писать в путевых показания спидометра на начало и на конец для и остатки в баке соответственно.
Мы еще на начало месяца фиксировали в акте остатки горючего в баке и показания спидометра.
Опять таки, все зависит от воли вашего директора. Если ему нужен строгий учет ГСМ и чтобы водитель из его кармана не воровал, тогда заставляйте водителя писать все показания. Если путевые нужны абы списать, по подгоняйте километраж под расход топлива.
//списывать каждый день или вконец месяца общей суммой?//
Путевые заполняете за каждый день, когда автомобиль работал. Списывать можно в конце месяца одной суммой (я ведомость в Excel вела, поищите на попрошайке, я вчера єти формы снова скидывала туда)
//А еще у нас нет отметки врача, механика(как быть?!//
Я не знаю, на сколько строго смотрит ваша налоговая на эти отметки. Насколько я знаю, они их никогда не волновали это нужно для ГАИ. Если эти отметки нужны вам, то проще всего заключить договор с какой-нибудь большой фирмой, у которой есть свой врач и механик в штате (типа АТП) и пусть они предоставят вам услуги по ТО и медосмотру водителя (на практике, просто "проштампуют" путевые своими печатями и подписями)
//а чеки с 03.11.11., учет вести с 03.11.11//
Конечно с 03.11. Откуда у вас возьмется ГСМ по состоянию на 25.10.?