Т.е., обычные канцтовары списываются раз в месяц просто по акту по мере использования.
А здесь - стоимость удостоверений будет заложена в смету, т.е с 20 на 23-й счет. И датой признания доходов от услуг - датой подписания акта - спишите их стоимость с 23 на 90. В налоговом учете так же.
Единственная проблема обычно это то, что по акту материальная часть обычно не передается заказчику, нужна накладная. С другой стороны, я еще ни разу не встречала, чтобы учебные заведения дипломы и т.д. по накладной выдавали. Налоговая, надеюсь, тоже.
Так что, просто заложите в себестоимость и подпишите акт на всю стоимость обучения, подозреваю, что на практике этого будет достаточно.