Юлія Літвіненко
Економіст-аналітик газети
«Бухгалтерський тиждень»
Звітність поштою: відправляємо правильно і своєчасно
• Граничний строк відправлення звітів поштою
• Оформлення поштових відправлень
• Бухгалтерський і податковий облік поштових витрат
Документи статті
• Закон № 2181 – Закон України «Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами» від 21.12.2000 р. № 2181-III.
• Закон про податок на прибуток – Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.
• Закон про ПДВ – Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР.
• Порядок № 799 – Порядок оформлення поштових відправлень із вкладенням матеріалів звітності, розрахункових документів та декларацій, затверджений постановою КМУ від 28.07.97 р. № 799 (див. додаток «Документи»).
• Порядок № 691 – Порядок приймання та комп’ютерної обробки звітних документів платників податків у ДПІ районного рівня та СДПІ по роботі з ВПП, затверджений наказом ДПАУ від 02.12.2004 р. № 691.
• Порядок № 21 – Порядок подання і обліку звітів по коштах загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням, затверджений постановою правління Фонду соцстрахування з тимчасової втрати працездатності від 04.03.2004 р. № 21.
• Порядок № 419 – Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419.
• Порядок № 70 – Порядок подання підприємствами, установами, організаціями та фізичними особами, які використовують найману працю, звітів про зайнятість і працевлаштування інвалідів та інформації, необхідної для організації їх працевлаштування, затверджений постановою КМУ від 31.01.2007 р. № 70.
• Інструкція № 21-1 – Інструкція про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України, затверджена постановою ПФУ від 19.12.2003 р. № 21-1.
• Інструкція № 399 – Інструкція про порядок обчислення і сплати внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття та обліку їх надходження до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, затверджена наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 18.12.2000 р. № 339.
• Інструкція № 36 – Інструкція про порядок перерахування, обліку та витрачання страхових коштів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України, затверджена постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 12.07.2007 р. № 36.
Податкова звітність поштою
Загальні вимоги до відправлення податкових декларацій поштою передбачено Законом № 2181. Зокрема, пп. 4.1.7 Закону № 2181 установлено єдині правила подання до податкової інспекції податкових декларацій поштою. Ці правила стосуються звітних документів, що мають статус податкової декларації. Так, відповідно до п. 1.11 Закону № 2181 податкова декларація, розрахунок (далі – податкова декларація) – це документ, що подається платником податку до контролюючого органу у строки, установлені законодавством, на підставі якого здійснюється нарахування та/або сплата податку, збору (обов’язкового платежу).
Таким чином, податкову звітність, статус якої відповідає податковій декларації, можна пересилати поштою за єдиними правилами, установленими, як уже зазначалося, Законом № 2181, а саме:
1. Платник податків має право надіслати на адресу податкового органу звітність (декларацію) не пізніше ніж за 10 днів до закінчення граничного строку її подання, визначеного пп. 4.1.4 Закону № 2181.
Інакше кажучи, платник податків має відправити звітність поштою в такі строки:
– протягом 10 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця, – місячну податкову звітність;
– протягом 30 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу (півріччя), – квартальну (піврічну) звітність;
– протягом 50 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) року, – річну звітність. Виняток становить лише подання річної декларації з доходів фізичних осіб: граничний строк її подання – 1 квітня року, наступного за звітним (пункт «г» пп. 4.1.4 Закону № 2181). Унаслідок цього часу на підготовку звіту на 10 календарних днів залишається менше.
Звертаємо вашу увагу й на те, що Закон № 2181 не передбачає перенесення граничного строку відправлення поштою документів, якщо такий строк подання звітності припадає на вихідний або святковий день.
2. Декларація вважається поданою в момент вручення її пошті. Дата вручення визначається за поштовим штемпелем.
3. Декларацію має бути відправлено з повідомленням про вручення.
Можливість подавати податкову декларацію поштою також передбачено і порядками заповнення та подання конкретної форми звітності. Наприклад, пп. 4.1.5 Порядку заповнення та подання податкової декларації з податку на додану вартість, затвердженого наказом ДПАУ від 30.05.97 р. № 166, передбачено подання поштою декларації з ПДВ. Але слід зауважити, що є й такі форми звітності, щодо яких не зрозуміло, чи можна їх відправляти поштою. У порядку подання таких звітів не передбачено право суб’єкта господарювання подавати їх поштою, наприклад, податковий розрахунок земельного податку. У цьому випадку рекомендуємо обережним платникам податків здати таку звітність особисто або перед поштовим відправленням узгодити свої дії з інспекторами податкових органів.
Це, до речі, стосується не лише відправлення поштою податкової звітності, а і звітності до фондів соцстрахування, статистичної звітності, про які йтиметься далі у статті.
Оформляти ж звітні документи потрібно згідно з Порядком № 799 (див. розділ статті «Оформляємо поштове відправлення»).
Направлення поштою звітності до фондів соцстрахування
Крім податкової звітності, суб’єкти господарювання мають право поштою подавати і звітність до Пенсійного фонду та фондів соціального страхування. Подання таких форм звітності не підпорядковується Закону № 2181, а регулюється окремими нормативно-правовими актами.
Так, можливість подавати звітність поштою до Пенсійного фонду встановлено абзацом дев’ятим пп. 11.11 Інструкції № 21-1. У ньому зазначено, що платники страхових внесків мають право не пізніше 10 днів до закінчення строку подання документів надіслати їх до органу Пенсійного фонду поштою з повідомленням про вручення.
Аналогічні вимоги щодо подання звітності поштою передбачено для звітів:
– до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (п. 3 Порядку № 21);
– до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві (пп. 7.7 Інструкції № 36).
При цьому надсилати таку звітність поштою обов’язково слід із повідомленням про вручення, а оформляти її потрібно згідно з вимогами Порядку № 799, як і податкову звітність.
А от стосовно подання поштою звіту до Фонду безробіття в Інструкції № 399 нічого не зазначено. Працівники фондів, у принципі, не перешкоджають поданню такої звітності поштою. Адже в жодному законодавчому та нормативному документі прямої заборони на це немає. Зі свого боку, у цій ситуації радимо діяти за аналогією з податковою звітністю (див. розділ статті «Податкова звітність поштою»).
Звітність поштою до інших органів
Статистична звітність. Як відомо, до органів статистики подається величезна кількість різноманітних форм звітності. Зупинимося на найпоширеніших формах, таких, як фінансова звітність.
Згідно з п. 4 Порядку № 419 суб’єкт господарювання має право відправити фінансову звітність поштою. При цьому датою подання звітності вважатиметься дата отримання адресатом звітності, зазначена на штемпелі підприємства зв’язку, що обслуговує адресата. Отже, якщо ви бажаєте відправити фінансову звітність поштою вчасно, у такому разі необхідно брати до уваги час перебування її в дорозі, оскільки дата подання для фінансової звітності припадає на дату отримання, а не відправлення.
Що стосується безпосередньо оформлення відправлення, то, ураховуючи, що Порядок № 799 – єдиний документ, що визначає механізм надсилання поштових відправлень зі звітними документами, на нашу думку, слід керуватися саме ним.
Звітність до Фонду соцзахисту інвалідів. Стосовно звітності щодо інвалідів нагадаємо, що Порядок № 70 регламентує порядок подання звітів про зайнятість і працевлаштування інвалідів до відділень Фонду соціального захисту інвалідів (далі – Фонд) та інформації про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) для працевлаштування інвалідів – центру зайнятості. При цьому порядок поширюється тільки на роботодавців, у яких за основним місцем роботи працює 8 і більше осіб. Це передбачено п. 1 Порядку № 70.
Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів роботодавці можуть надіслати рекомендованим листом щороку до 1 березня. Таке право для роботодавців передбачено п. 2 Порядку № 70. У разі надсилання такого звіту поштою датою надходження звіту до відділення Фонду вважається дата на поштовому штемпелі, тобто навіть якщо ви відправили звіт поштою в останній день подання звітності до Фонду, то звіт подано вчасно.
Оформляти звітність при відправленні поштою, на нашу думку, також потрібно згідно з Порядком № 799.
Оформляємо поштове відправлення
Надсилаючи звітність поштою, платник податків має керуватися Порядком № 799. Ще раз зауважимо: незважаючи на те, що цей порядок визначає механізм відправлення поштових відправлень зі звітними документами відповідно до ст. 4 Закону № 2181, на наш погляд, ним слід керуватися і при оформленні відправлення всіх видів звітності (статистичної звітності, звітності до соцфондів тощо).
Відповідно до п. 2 Порядку № 799 звіти, розрахункові документи і декларації приймаються до відправлення листами (посилками, бандеролями) через поштові відділення зв’язку. Поштові відправлення здаються безпосередньо підприємствам поштового зв’язку у відкритому вигляді з описом вкладення. Опис вкладення складається у двох примірниках із зазначенням у ньому найменування одержувача та його адреси, поіменного переліку предметів, загальної вартості вкладення та підписується відправником.
У нижній правій частині поштового відправлення відправник зазначає найменування одержувача (наприклад, податкову інспекцію, фонд або орган статистики) та його адресу. Найменування відправника та його адреса записуються в лівій верхній частині поштового відправлення. У верхній частині поштового відправлення відправник робить позначку «Звіт». Потім відправник:
– заповнює бланк повідомлення про вручення на своє ім’я чи на ім’я особи, якій слід надіслати таке повідомлення після вручення поштового відправлення;
– складає опис вкладення поштового відправлення у двох примірниках (один примірник – для себе, другий – для пошти) із зазначенням найменування одержувача та його адреси, докладного (поіменного) переліку предметів, загальної вартості вкладення та підписує його.
Працівник поштового зв’язку під час прийняття поштового відправлення:
– перевіряє правильність написання адресатів (одержувача та відправника) у повідомленні про вручення, наявність позначки «Звіт»;
– звіряє вкладення поштового відправлення з описом;
– підписує опис та робить на ньому відбиток календарного штемпеля.
Після цього один примірник опису працівник пошти вкладає до поштового відправлення, а другий – повертає відправнику. Потім працівник пошти це відправлення запаковує, зважує, визначає вартість, проставляє на повідомленні про вручення необхідні реквізити і видає відправнику квитанцію.
Опис і квитанція будуть для підприємства підтверджуючими документами того, які саме форми звітності та в який строк було направлено до контролюючого органу. Тому зберегти їх – у ваших же інтересах.
Якщо звітність загубилася або затрималася в дорозі
У разі втрати, пошкодження поштового відправлення або несвоєчасного його вручення контролюючому органу відповідальність за неподання або несвоєчасне подання податкової декларації несе оператор поштового зв’язку (пп. 4.1.7 Закону № 2181 і п. 13 Порядку № 799). При цьому платник податків звільняється від будь-якої відповідальності за неподання або несвоєчасне подання такої податкової декларації.
Однак це не означає, що декларацію подавати більше не потрібно. Протягом 5 робочих днів після отримання повідомлення про втрату або пошкодження поштового відправлення платник зобов’язаний подати до податкового органу:
– інший (другий) примірник податкової декларації (пп. 4.1.7 Закону № 2181 і п. 4.15 Порядку № 691);
– документ (краще копію документа), яким підтверджується факт поштового відправлення первинного звіту. Такими документами можуть бути опис з відбитком календарного штемпеля та/або повідомлення про вручення поштового відправлення (п. 4.15 Порядку № 691);
– пояснювальну записку довільної форми (п. 4.15 Порядку № 691).
Також слід пам’ятати, що незалежно від факту затримки або втрати документів суб’єкт господарювання зобов’язаний сплатити суму податкового зобов’язання, самостійно визначену ним у податковій декларації, у встановлені строки, тобто протягом 10 календарних днів після граничного строку для подання податкової декларації.
Трапляються випадки, коли про затримку доставки (втрату) стає відомо й раніше. Платник податку не одержує повідомлення про вручення звітності податковим органом і поштового повідомлення про втрату або пошкодження поштового відправлення теж немає. Відсутність перелічених вище документів – уже причина для занепокоєння.
У такому разі відправник (не очікуючи граничного строку подання звіту) має в письмовій формі подати претензію про розшук поштових відправлень із зазначенням виду поштового відправлення, його номера, дати і місця прийняття, повної адреси одержувача та відправника, з пред’явленням квитанції або її копії (п. 12 Порядку № 799).
Ну а якщо справа зайшла дуже далеко – надійшло повідомлення від контролюючого органу про неподання звіту в установлені строки, без процедури адміністративного оскарження не обійтися. Платник податків має відреагувати на отримане податкове повідомлення таким чином: протягом 10 календарних днів, наступних за днем його отримання, подати скаргу до податкового органу і розпочати процедуру адміністративного оскарження відповідно до ст. 5 Закону № 2181. До скарги рекомендуємо додати опис із відбитком календарного штемпеля та копію претензії про розшук поштового відправлення (за її наявності).
Аналогічно потрібно діяти і при втраті або затримці в дорозі звітних документів до фондів соцстрахування або до статистичних органів