Добрый вечер!

С 2013-го года у меня работает наёмный работник на полставки. Время шло, а табеля никто не заполнял. В связи с нынешней ситуацией нужно привести документацию в надлежащий вид, но встал вопрос -- как это сделать? Налоги платил как обычно, в период с конца 2014-го, когда минимальная з/п не повышалась применял индексации. Теперь, я посчитал примерно грязную з/п за период май 2015-май2016 (отпуск на июнь) -- выходит примерно 15к. Как я понимаю, нужно разделить эту сумму на 355 дней (-10дней госвыходных) и умножить на 24. Тут вроде проблем нет, но есть проблема в другом -- за июнь я уже сдал отчёт, в котором сумма 1450грн (-военный, -НДФЛ), как мне так сделать, чтобы эти суммы совпали (там ещё дня 4 рабочих выпадает)? Так же и последующие годы нужно как-то подогнать, чтобы не было задолженности для компенсации при увольнении в будущем (пеня тоже будет, полагаю).

Как мне поступить в этой ситуации? Заранее благодарен за любую помощь!

Отправляйте в отпуск сейчас. Зачем прошлые периоды трогать? Почему обязательно в июне Вам его отправить надо? Можете отправить его в отпуск прямо сейчас на 24*3 дня сразу за 3 года, можете по частям.
Можно в принципе насчитать в июне отпускные плюс зарплату, а на разницу премию оформить. Но дело в том, что в отчете по ЕСВ отпускные отдельной строкой показываются с типом начислений 10, т.е отчет все равно неправильный будет.

Хорошая мысль, я как-то не подумал сразу об этом. А как отпускные считать за прошлые года сейчас? Я имею ввиду среднюю зарплату для расчёта.

Вот буквально за январь ещё табель не заполнен и отчёт по ЕСВ не сдан, январь уже можно в отпуск поставить.

Теоретически можно, но отпускные нужно наперед за 3 дня до отпуска платить. Небольшое нарушение, да и проверяет его только инспекция по труду, но все же. Если отправляете в отпуск в январе, расчетный период - январь 2016 -декабрь 2016. Я так понимаю, Вы в этом не сильны, так что лучше с отпускными, переходящими в другой месяц не связывайтесь. Отправьте в январе на 24 дня, например, с 3.01 по 27.01, выходит на день больше, т.к. 7-го праздник. Будут отпускные и 2 рабочих дня. В феврале можно отправить на следующие 24 дня с 5.02 по 28.02, тут расчетный период будет февраль 2016 - январь 2017. Или можно не торопиться, и во второй отпуск в марте отправить.

Да, именно, что в этом я вообще не силён. Тогда понятно, что лучше отправить в феврале.
По поводу оплаты отпускных -- мне рассказали, что трудовой договор, который я составлял ещё 3 года назад на данный момент не так уж и важен и сейчас можно оговорить рабочий график с помощью тетради с распоряжениями/подписями + табель учёта. Я правильно понимаю, что для учёта выдачи з/п и отпускных требуется только подпись в графе выдачи з/п работника, что, по сути, обычная формальность почти никак не контролируемая?
Так же в прошлом году я платил с января НДФЛ от минимальной з/п (1378 -- 1450 -- 1600 минус соцльгота * 18%) и в табеле закрываю рабочие дни по 8 часов, хотя изначально в трудовом договоре полставки, но, якобы тетрадь с распоряжениями может решить этот вопрос? В этом году я снова хочу на неполный рабочий день, чтобы меньше платить хотя бы подоходный (бизнес далеко не шикарный, небольшой магазинчик продуктов), потому опять закрываю по 4 часа в день и считаю 1600 - 800 (соцльгота) и начисляю подоходный.
В связи с этим ещё вопрос -- я должен на среднюю з/п складывать суммы, который фактически выдаются человеку на руки (с вычетом военного и подоходного) или полную начисленную?
P.S. Извините за поздний ответ, заранее благодарен!

Ну, чтоб полностью соблюсти закон, в феврале уже тоже поздно в отпуск отправлять. Если с 5 февраля, то отпускные и налоги нужно было 2 февраля выплатить.
Вам бы бухгалтера хоть на пару дней в месяц, чтоб зарплатой занималась, а то Вы платите, а фактически и не начисляете. Очень много нюансов. На всякое изменение нужен приказ, а на изменение в худшую сторону, т.е. с полной ставки на половину, приказ должен быть за 2 месяца до изменения. Из обязательных документов - табель, ведомость начисления зарплаты, ведомость выплаты зарплаты, опять же есть нюансы их заполнения и обязательных реквизитов. А я так поняла, что ведомости начисления зарплаты у Вас вообще нет, иначе не возникало бы столько вопросов. Документацию нужно в порядок привести, ведомости по зарплате 75 лет храниться должны.
Для любого расчета берется начисленная зарплата без вычетов.

Спасибо большое Вам за ответ! Пожалуй, пойду завтра обращусь к бухгалтеру, обсудим как это всё организовать, тогда ещё раз отпишусь о ходе дела. Спасибо ещё раз!

Не предоставление сотруднику отпуска на протяжении 2-х или более лет отпуска является нарушением трудового законодательства.
Раньше за это штрафовали от 510грн до 1700. Сейчас не знаю нужно уточнить.
Поэтому обязательно отправляйте его в отпуск за весь период, какой он у Вас работает. Каждый полный отработанный месяц = 2 дня отпуска.
Можете отправлять сразу на все, или частями. Это без разницы. Но части лучше разделить на куски не меньше 14 дней.
За 3 дня до отпуска Вы обязаны выплатить ему отпускные.
Создайте график отпусков, где распишите все отпуска этого года.