Здравствуйте!
Сотрудник ездил в командировку в Белоруссию. Ему были выданы командировочные в гривне.
Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить.

Згіднго п. 140.1.7 ПКУ для підтвердження суми добових (у випадку відрядження в країни для вїзду в які не потрібна віза) потрібен наказ про відрядження та підтвердні документи (документи які засвідчують дійсність поїздки - квитки на потяг, готельні рахунки тощо).

Граничний розмір закордон добових становить 860,25 грн.

Что именно оформить? Выдачу аванса на загранкомандировку в гривне наличностью? Если сам процесс, то приказом на командировку и расходным кассовым ордером. Если по закону, то такой аванс должен предоставляться либо в свободно конвертируемой валюте, либо в валюте страны командировки. Т.е., требование по выдаче аванса перед командировкой вы по сути не выполнили.

Поняли ошибку, что нужно было в валюте выдавать. Теперь мы авансовый отчет проводим по курсу НБУ?

Авансовий звіт ви тепер повинні скласти в валюті витрат з відображенням відповідно і в гривнях по курсу НБУ на дату затвердження звіту.

По курсу НБУ на дату утверждения отчета. А аванс в грн. лучше вернуть, как неиспользованный, а потом выдать уже в корреспонденции с 3722, как компенсация валютных затрат в гривне.

У нас 2 расчета. 2 суток по Украине и 2 суток по Белоруссии. Вернуть нужно все гривны или за 2 суток (Белорусские)?

Не надо уже ничего возвращать. Вы работнику понесенные им расходы за его счет все равно должны были бы возмещать в гривне. А он, если часть аванса не использовал, вернуть вам должен будет остаток в валюте выдачи (т.е., в вашем случае в гривне). Возврат аванса полностью ничего не исправит уже. Утверждайте авансовый отчет по командировке, гривневые расходы - в гривне, валютные - по дате утверждения аванса. Подбивайте итоги, считайте кто кому что должен, и расчитывайтесь друг с другом, если есть остаток.

\\ Если по закону, то такой аванс должен предоставляться либо в свободно конвертируемой валюте, либо в валюте страны командировки. Т.е., требование по выдаче аванса перед командировкой вы по сути не выполнили.
DtKt_Consultant3, подскажите, пожалуйста, а по какому закону?

Обеспечение авансом предусмотрено ст. 121 КЗОТ. То, в какой валюте, только п. 5 раздела ІІІ Инструкции № 59 от 13.03.98 г. Конечно, эта инструкция уже два года как не обязательна для частных контор, но при проверках контролирующие органы будут проверять по ней, ибо других нормативных документов у них нет. А там уже что суд скажет.
По расчету по остатку валюты по командировке или возмещению расходов работника - п. 2.5 и 8.4-8.5 Правил использования наличной валюты, утвержденных постановлением НБУ от 30.05.2007 г. № 200.

Т.е. на сегодняшний день нет закона, который обязывает меня выдавать аванс в какой-то валюте, есть просто обязанность выдать аванс, правильно?

Quote
Olg@
Т.е. на сегодняшний день нет закона, который обязывает меня выдавать аванс в какой-то валюте, есть просто обязанность выдать аванс, правильно?

Да, но проверять этот момент может только Гоструда, а у него свой взгляд на такие вещи. Например, налоговики в "Вестнике" пишут, что для небюджетных предприятий даже обязанности нет выдать аванс, есть обязанность возместить расходы. Хотя статья 121 КЗОТ четко говорит: "Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством". Уверена, что Гоструда прочтет это буквально и скажет, что обязанность обеспечить авансом у работодателя есть, и считать иначе - ухудшает положение работника - его посылают в служебную поездку, а он до возвращения из нее должен оплачивать из своих денег все расходы.
Та же логика будет использоваться при проверке по вопросу "в валюте или в гривне". Уверена, что Гоструда заявит, что выдача аванса в гривне ухудшает положение работника - он несет расходы на обмен валюты, часто с проблемами. Если Инструкция № 59 не принимать во внимание, то на основании чего тогда считать эти расходы (курсовые разницы, комиссии при обмене) связанными с командировкой? А куда их тогда - повесить их на работника? С моей точки зрения, это будет проблемой, даже с налоговиками.

Поэтому я предпочитаю считать, что данная норма Инструкции № 59 действует для всех.

Quote
DtKt_Consultant6

Quote
Olg@
Т.е. на сегодняшний день нет закона, который обязывает меня выдавать аванс в какой-то валюте, есть просто обязанность выдать аванс, правильно?

Да, но проверять этот момент может только Гоструда, а у него свой взгляд на такие вещи. Например, налоговики в "Вестнике" пишут, что для небюджетных предприятий даже обязанности нет выдать аванс, есть обязанность возместить расходы. Хотя статья 121 КЗОТ четко говорит: "Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством". Уверена, что Гоструда прочтет это буквально и скажет, что обязанность обеспечить авансом у работодателя есть, и считать иначе - ухудшает положение работника - его посылают в служебную поездку, а он до возвращения из нее должен оплачивать из своих денег все расходы.
Та же логика будет использоваться при проверке по вопросу "в валюте или в гривне". Уверена, что Гоструда заявит, что выдача аванса в гривне ухудшает положение работника - он несет расходы на обмен валюты, часто с проблемами. Если Инструкция № 59 не принимать во внимание, то на основании чего тогда считать эти расходы (курсовые разницы, комиссии при обмене) связанными с командировкой? А куда их тогда - повесить их на работника? С моей точки зрения, это будет проблемой, даже с налоговиками.

Поэтому я предпочитаю считать, что данная норма Инструкции № 59 действует для всех.

+1.
Если на предприятии есть свое Положение о командировках и там нет обязанности выдавать аванс, то даже в этом случае могут прицепиться со ссылкой на КЗоТ..

А что делать? Если сотруднику в командировку выдали корпоративную карту, а на момент совершения платежей она еще не активировалась и сотрудник рассчитывался личной картой в России. Я могу ему компенсировать расходы по курсу НБУ, а фактически он потратил больше (выписка по карту). Как закрыть эту разницу?

А можно еще особо одаренным объяснить такой вопрос: если выдавать сотруднику командировочный аванс в валюте, как вы покупаете эту самую валюту - снимаете со счета гривну и в обычном обменнике меняете и потом квитанцию подкладывать или как-то по другому? Или для этого должен быть валютный счет у предприятия? Какие проводки? Кто должен осуществлять обмен, как у вас на практике? Извините, может вопрос покажется наивным, но еще никогда не было командировок за границу.

Правильно покупать - только на межбанке.

Quote
Olg@
Правильно покупать - только на межбанке.

У нас, к примеру, ПРИВАТ, он продает валюту только по коммерческому курсу, но как бы без дополнительной комиссии. И какой тогда смысл иметь дополнительные затраты по снятию налички?