Директор предприятия "Х" приобрел для предприятия ТМЦ на сумму 1 200 грн. у предприятия "У". Оплата была произведена личной банковской пластиковой картой (не корпоративной). В бухгалтерию предоставлены слип и чек РРО на сумму 1 200 грн., в котором указано: «розрахунок карткою», а также налоговая накладная с ИНН предприятия "Х". Можно ли без налоговых последствий компенсировать директору по авансовому отчету 1 200 грн.? Не будет ли это нарушением кассовой дисциплины и какие последствия возможны при расчете личной БПК?
Вопросы осуществления платежей с использованием специальных платежных систем (СПС) регулируются разделом 5 Положения о порядке эмиссии специальных платежных средств и осуществлении операций с их использованием, утвержденного постановлением Правления НБУ от 30.04.2010 г. № 223 (далее - Положение № 223). Документы, подтверждающие расчет СПС (квитанции терминала, слип), имеют статус первичного документа (п. 7.4 Положения № 223).
При приобретении товаров (работ, услуг) работником за счет собственных средств (в данном случае СПС) следует составить авансовый отчет. Задолженность перед работником должна учитываться на субсчете 372 "Расчеты с подотчетными лицами". Возмещается такая задолженность в течение установленных ГКУ сроков.
Таким образом, если директор приобретает за счет собственных средств от имени предприятия какие-либо товарно-материальные ценности и наличная сумма расчета за них не превышает 10 000 грн. (лимит установлен постановлением НБУ от 09.02.2005 г. № 32), то требования кассовой дисциплины не нарушаются.
Напомним, что возмещение расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов без поручения предприятия регулируются ст. 1158 - 1160 ГКУ. Лицо, совершившее действие в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано при первой возможности уведомить такое лицо о своих действиях. Если эти действия будут одобрены другим лицом в дальнейшем к отношениям сторон применяются положения о соответствующем договоре. При этом лицо, совершившее действие в интересах другого лица без его поручения, обязано немедленно по окончании этих действий предоставить этому лицу отчет об этих действиях и передать ему все, что при этом было получено.
По мнению Минфина, высказанному в письме от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266, таким отчетом может быть отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет. При этом в письме приведены указания относительно особенности его заполнения в этом случае. В таком отчете не заполняются графы предварительного получения аванса "Получено (от кого № и дата документа)", "Отчет проверен", "Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру", бухгалтерских проводок, целесообразности проведенных расходов и "Отчет утвержден".
Таким образом, если операция подтверждается соответствующими первичными документами, то она тоже фиксируется в авансовом отчете и утверждается руководителем предприятия. Аналогичного мнения придерживается и Минтруда в письме от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09.