Наше підприємство бере в лізинг авто для своїх працівників (в трудових договорах передбачено що роботодавець надає працівнику авто) при цьому вартість такої оренди я відносив до витрат а ПДФО з людей не утримував. Ніяких документів крім договору з лізинговою компанєю, рахунків та актів у мене немає (путтєвих листів, тощо). Підскажіть будь-ласка як мені можна цю оренду привязати до господарської діяльності? (путтєві лісти не оформляв так як бензин не закупляємо і не списуємо)

Лизинговые договора оформлены на предприятие.
Предприятие предоставляет своим сотрудникам эти авто не в аренду, а как основные средства, необходимые для выполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей (тем более, что это прописано в их труд.контрактах).
Сотрудники используют авто не как доп.благо от предприятия, следовательно нет НДФЛ.
Никаких других документов Вам и не надо иметь.
На расходы предприятия относятся лизинговые платежи в период их начисления и суммы амортизации этих авто.
Вопрос только в ГСМ - почему не покупаете и за чей счет эти авто заправляются?
Если за личный счет сотрудников без компенсации - тогда при проверке могут посчитать это как доп.благо уже для предприятия. Могут быть вопросы...
Здесь надо навести порядок: пусть водители заполняют путевые, а вы по нормам его списывайте. А покупайте, как удобно: по безналу на предприятие, либо компенсируйте через АО.

Так у нас немає привязки цих авто до господарської діяльності, в договорі воно то прописано але можливо вони собі катаються по всій Україні по своїм потребам (тому питання додаткового блага і стало). Бензан також працівники самі собі купляють, я чомусь і не думав про можливість донарахування доходу компанії .
А путтіві листки заповнити зараз на 15-20 авто з початку 2011 року буде чуть складнувато

Получается, что предприятие даже не знает, где находятся сотрудники и автомобили компании?
Прикольно!
Чтоб настроить нормальный учет, надо иметь конкретное понимание по этому вопросу.
Обложиться документами: трудовыми контрактами, приказами и т.д., где будет видно, что сотрудники используют ОС компании в трудовых (хоз.) целях.
И с ГСМ надо тоже решить, а то пробег по спидометру есть, а заправок-списания - нет.
Плановая проверка давно была? Это я к тому, есть ли смысл восстанавлить путевки или придумать что-то другое....

Планової перевірки не було взагалі з дня реєстраціїї (десь 2008 рік). Машини орендовані, тому покази спідометра не думаю що чимось допоможуть податківцям (тому що машина фактично могла бути вже з пробігом до того як її орендували).
В тому ж і справа що хочеться знати як можна уникнути написання цих путтєвих листів за 2,5 роки (чи вони взагалі не потрібні мені оскільки бензин не списую). Можливо якимись наказами, мол коли людину беруть на роботу йому видається авто для використання у госп. діяльності) можливо ще чимось (шеф фразу сказав, щось про місцеві відрядження, я про таке ніколи і не чув)

У мене на попередній роботі була така ж ситуація (крім пального). Був Наказ про транспортну політику, в якому написано для чого повинні використовуватись авто і ЩО заборонено з ними робити ( не можна використовувати для власних потреб, звичайно) . Графік використання, мета, паркування, мийка, розпишіть якомога детальніше.Всі, хто користувався авто, ознайомлювалися з Наказом. Можна його назвати і транспортною політикою компанії. Якась дивна ситуація з бензином у Вас. Який профіль діяльності компанії? В тому ж Наказі можна прописати, що відшкодування витрат на бензин проводиться згідно наданих авансових звітів та підтверджуючих документів. Всі підписались, що ознайомлені та згодні. Тобто, нема доків-нема компенсації. Пробіг авто вказаний в акті передачі з лізингової компанії. Можна при бажанні порівняти. Потрібно подумати, для чого потрібен подорожній лист: щоб підтвердити службове використання авто чи для списання бензину.

А немає у Вас цього наказа (транспортної політики) в електронному варіанті?

Нема. Це було 100 рокв тому. Головне ІДЕЯ. І при подорожні листи потрібно подумати.

Нема. Це було 100 років тому. Головне ІДЕЯ. І про подорожні листи потрібно подумати.