Почитайте ПСБУ 21
Если расходы оплачены авансом, то они уже не пересчитываются и отражаются по курсу на дату аванса, расходы понесенные без аванса - по курсу на дату операции (в вашем случае дата авансового отчета).
Выше вам подробно написали, поскольку аванса валютного вы не выдавали, ваши работники снимали гривну, что они дальше с ней делали - их проблема.
Поэтому у вас на руках документы в валюте: чеки, счета и т.д. И выписка по карте со снятой гривной. Собираете документы в валюте, берете курс на дату утверждения отчета и проводите.
Не знаю как еще написать