Кадрова частина роботи
У разi змiни П.I.Б. необхiдно попросити спiвробiтника принести вам оригiнали документiв, що пiдтверджують змiну П.I.Б. (наприклад, свiдоцтво про шлюб або його розiрвання, про змiну iменi), а також паспорт з новими даними (коли його буде отримано) i зняти з них копiї.
Вiдносно змiни П.I.Б. працiвник зобов'язаний повiдомити свого роботодавця. Процедура внесення змiн до документiв, що мiстять персональнi данi працiвника, який змiнив своє iм'я, як правило, починається iз отримання вiд нього заяви. Хоча вимагати вiд працiвника заяву про внесення змiн в облiковi та кадровi документи, а також видавати вiдповiдний наказ не обов'язково.
Трудовим законодавством не встановлено обов'язку складати таку заяву. Але на той випадок, якщо ви вирiшите, що зайвi папери вам не зашкодять, ми наводимо зразок заяви.
Директору ТОВ "Парнас"
Лебедеву О. В.
вiд касира Полiщук Л. В.
Заява
У зв'язку зi вступом у шлюб i змiною прiзвища прошу змiнити в облiкових та iнших документах пiдприємства прiзвище "Полiщук" на "Берегову".
До заяви додаю:
1) свiдоцтво про шлюб (копiя), серiя 1-ТП N004616, видане Вiддiлом актiв реєстрацiї цивiльного стану Полтавського мiського управлiння юстицiї 25.11.2015 р, (копiя);
2) паспорт, серiя МН N 876932, виданий Київським РВПМУ УМВС України в Полтавськiй областi 23.12.2015р. (копiя);
3) реєстрацiйний номер облiкової картки платника податкiв (копiя).
18.01.2016 р. Л.В. Берегова
Пiсля отримання заяви бухгалтер чи працiвник кадрової служби звiряє копiї документiв, що були доданi до заяви, з оригiналами, завiряє їх належним чином i передає весь пакет документiв, на розгляд керiвниковi пiдприємства. Керiвник пiдприємства проставляє на заявi вiдповiдну резолюцiю.
Бiльшiсть роботодавцiв не вимагають вiд працiвникiв заяв, обмежуючись лише отриманням копiй документiв, що пiдтверджують змiну П.I.Б. У такому разi бажано, щоб на копiях цих документiв були проставленi дата їх подання/одержання, а також пiдписи працiвника, що надав документи про змiну П.I.Б., та бухгалтера чи працiвника кадрової служби, який прийняв їх.
Порядок видачi наказу
Серед обов'язкових вiдомостей i умов трудовий договiр повинен мiстити данi про працiвника i роботодавця, якi уклали такий договiр. На практицi багато суперечок викликає питання про необхiднiсть внесення змiн в трудовий договiр i про оформлення цiєї процедури в зв'язку iз змiною прiзвища працiвника.
Бiльшiсть пiдприємств вважають за потрiбне видавати наказ у разi змiни П.I.Б. Рекомендована назва такого наказу - "Наказ про внесення змiн до документiв, що мiстять персональнi данi працiвника".
Використовувати поширену формулювання на кшталт "З такого-то числа вважати Полiщук Береговою у зв'язку з реєстрацiєю шлюбу...", на наш погляд, це некоректно. Можна подумати, що без наказу роботодавця Полiщук не буде вважатися Береговою? Береговою вона вважається на пiдставi свiдоцтва про реєстрацiю шлюбу, а не на пiдставi наказу свого роботодавця.
Неправильною є i iнша поширена формулювання - "внести змiни у персональнi данi працiвника". Змiнювати персональнi данi працiвника - це повноваження спецiальних державних органiв, а не кадрової служби роботодавця. Кадрова служба лише вносить змiни в документи, що мiстять персональнi данi, на пiдставi документiв про змiну персональних даних працiвникiв, виданих спецiальними державними органами.
На пiдставi такого наказу будуть вноситися змiни в трудову книжку працiвника, особисту картку працiвника, особовий рахунок працiвника i iншi кадровi та бухгалтерськi документи, що мiстять персональнi данi працiвника. Такий наказ належить до розряду наказiв по особовому складу. Типової форми такого наказу немає, а тому при його складаннi слiд керуватися загальними правилами оформлення документiв, визначеними Наказом N 55. Зразок наказу.
ТОВ "Парнас"
НАКАЗ
22.01.2016 р. м. Полтава N 7-ОС
Про внесення змiн до документiв, що мiстять персональнi данi працiвникiв
ЗМIНИТИ:
Прiзвище Полiщук Людмила Василiвна, касира бухгалтерiї, на прiзвище БЕРЕЖНА, в документах, що мiстять персональнi данi працiвникiв установи, у зв'язку зi змiною прiзвища. Пiдстава: 1. Заява Полiщук Л. В. вiд 18.01.2016 р.
2. Свiдоцтво про шлюб (копiя), серiя 1-ТП N 004616, видане Вiддiлом актiв реєстрацiї цивiльного стану Полтавського мiського управлiння юстицiї 25.11.2015 р. (копiя);
3. Паспорт, серiя МН N 876932, виданий Київським РВ ПМУ УМВС України в Полтавськiй областi 23.12.2015 р. (копiя);
4. Реєстрацiйний номер облiкової картки платника податкiв (копiя).
Директор О. В. Лебедев
3 наказом ознайомлений "22" сiчня 2016 року
(пiдпис працiвника)
З наказом про внесення змiн в документи, що мiстять персональнi данi, знайомлять пiд розпис всiх зацiкавлених осiб: самого працiвника, а за необхiдностi вiдповiдних працiвникiв кадрової служби та бухгалтерiї.
Датою внесення змiн до облiкових та iнших документiв пiдприємства, що мiстять персональнi данi працiвника, який змiнив П.I.Б., вважатиметься дата видання наказу про внесення таких змiн.
На пiдставi наказу проводиться внесення необхiдних змiн в документи, що мiстять персональнi данi працiвникiв, повноважними спiвробiтниками роботодавця.
Чинне трудове законодавство не встановлює порядок внесення змiн до трудового договору, укладеного з працiвником у письмовiй формi, у разi змiни П.I.Б.
На практицi використовуються два варiанти:
- у текстi трудового договору закреслюються попереднi данi працiвника i вписуються новi з посиланням на документ, що послужив пiдставою для внесення таких змiн. Проставляються дата внесення змiн i пiдпису особи, якi вносили змiни, i працiвника;
- змiни у П.I.Б. i паспортних даних працiвника оформляються окремим документом у виглядi додатку до трудового договору.
Вносимо змiни в трудову Книжку працiвника
Змiна записiв у трудових книжках про прiзвище, iм'я, по батьковi i дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнiм мiсцем роботи на пiдставi документiв (паспорта, свiдоцтва про народження, про шлюб, про розiрвання шлюбу, про змiну прiзвища, iм'я та по батьковi тощо) i з посиланням на номер i дату цих документiв (п. 2.13 Iнструкцiї N 58).
Зазначенi змiни вносяться на першiй сторiнцi (титульному аркушi) трудової книжки. Однiєю рискою закреслюється, наприклад, колишнє П.I.Б., дата народження i записуються новi данi з посиланням на вiдповiднi документи на внутрiшньому боцi обкладинки i завiряються пiдписом керiвника пiдприємства або печаткою вiддiлу кадрiв (рис. 3).
Якщо трудова книжка працiвника доповнена вкладишем, то данi працiвника слiд змiнити не лише на першiй сторiнцi (титульному аркушi) трудової книжки, а й на титульному аркушi вкладиша.
Змiни, що вносяться в Книгу облiку руху
трудових книжок
Чинними-нормативними актами не визначено порядок внесення змiн до Книги облiку руху трудових книжок i вкладишiв до них.
У випадку змiни П.I.Б. буде достатньо закреслити колишнє прiзвище (iм'я, по батьковi) працiвника i вписати нове. Тут же або на полi Книги облiку руху трудових книжок навпроти змiнених даних працiвника (в разi вiдсутностi вiльного мiсця у графi зi змiненими даними), працiвник, який вносив змiни, повинен проставити дату внесення змiн, свiй пiдпис та реквiзити документа (наказу), що став пiдставою для внесення змiн.
Змiни, що вносяться до Особової картки працiвника
Змiни, пов'язанi зi змiною працiвником П.I.Б., вносяться до тексту Особової картки наступним чином: у п. 1 розд. I "Загальнi вiдомостi" особової картки працiвника однiєю рискою закреслюються колишнi данi працiвника, i поряд (або вище) вписуються новi. Далi у полi Особової картки поряд з унесеними змiнами або нижче в графi "Додатковi вiдомостi" працiвник, який вносив змiни, зазначає реквiзити документа, на пiдставi якого вони були внесенi, проставляє дату внесення змiн i свiй пiдпис.
Деякi кадровики у разi, якщо працiвник змiнив П.I.Б., заповнюють на працiвника нову Особову картку з уже змiненими особистими даними працiвника, роблячи при цьому i в старiй, i в новiй Особовiй картцi запис про те, що Особову картку було замiнено у зв'язку зi змiною П.I.Б. працiвника.
У випадку змiни iменi вiйськовозобов'язаним працiвником або працiвником-призовником особа, вiдповiдальна за ведення персонального облiку призовникiв та вiйськовозобов'язаних в установi, зобов'язана:
- протягом 5 днiв внести вiдповiднi змiни до Особової картки такого працiвника;
- до 5-го числа мiсяця, наступного за мiсяцем унесення змiн, повiдомити вiйськовий комiсарiат донесенням за формою додатка 1 до Iнструкцiї N 660, про змiни, що вiдбулися в облiкових даних працiвника.
Змiна iменi працiвника у формi N 1ДФ
У Податковому розрахунку за формою N 1ДФ не вказується П.I.Б. працiвника, а вiдображається лише його податковий номер, який при змiнi iменi не змiнюється.
Тому роботодавець, подаючи Податковий розрахунок за формою N 1ДФ, не повiдомляє фiскальний орган про змiну працiвником iменi. Адже це вже зробив сам працiвник, коли вносив змiни до облiкової картки платника податкiв.
Достатньо наявности кода у паспорті.
