У нас в орг-ции при ведении и списании топлива было конечно построже, водители вели путевки сами но я проверяла и таксировала путевки по 20 машинам. Я и нач. трансп.отдела на нач.каждого мес. снимали остатки топлива в баке и показания спидометра так что я могла выявить ошибку в каждом мес. если такая была и исправить.
Сделайте в произвольной форме акт инвентаризации топлива и показаний спидомерта на какое то число (какое вам удобней всего), поставте фактически то что вы сняли в новую путевку, от нее и пляшите. В акте на тот день пусть обязательно кроме вас подпишеться сам водитель и еще кто то кто будет с вами в комисии (будет хорошо если вы каждый месяц будете снимать остатки по авто). А топлива того что не хватает его реально небыло и нету, так как водитель завысил же показания спидометра. Должно получиться приблизительно так : если в путевке водителя на нач. мес. было 2500 км. на конец мес. 4500 км. и он завысил на 1000 км. то будет акт и вы напишите что при инвент. было выявлено 3500 км. разница километража которую вы должны по списать будет не 2000 км, а 1000 км.(3500-2500). Вот и спишите по норме какая там у вас 1000 км. Допустим норма на 100км. у вас 18,5. вы пытались списать 2000 км. (2000х18,5/100=370 л.) вот у вас и не хватило топлива потому что реально водитель использовал его на 1000 км меньше (1000х18,5/100=185 л.) вот вам и нужно списать по норме 185 л. Если хватает списывайте все и выходите на остаток при инвентар.,но нужно обязательно списать в пределах нормы, если получаеться больше чем по норме то это уже недостача( или списыв на 949 или за счет водителя).Допустим по норме нужно списать 185 л. а у вас топлива всего 180л. спис. все 180, а если у вас есть 190л. то разницу (190-185) 5л. прийдется списать за счет водителя или на 949.