Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц – предпринимателей», а именно статья 9 однозначно говорит, что в случае утери свидетельства о государственной регистрации, регистратору необходимо предоставить справку о регистрации заявления о потере оригинала свидетельства о государственной регистрации из районного управления внутренних дел МВД Украины. Закон ничего не говорит, что делать в случае утери устава, этот пробел "заполнен" существующей практикой госрегистраторов и она аналогична процедуре восстановления свидетельства. Нюанс лишь в том, что законодательство Украины не предусматривает порядка выдачи дубликатов устава, поэтому вместо предыдущей редакции учредительных документов (устава) подается подтверждение публикации объявления в печатных средствах массовой информации о потере таких документов и две новые редакции устава.
Органы МВД Украины, в свою очередь, руководствуются, прежде всего, процессуальными нормами УПК Украины и мало знакомы с требованиями закона о госрегистрации.
Единственный процессуальный документ, который может быть составлен органами МВД - Протокол об отказе в возбуждении уголовного дела по утрате документов, не относится к документам, на основании которого, согласно закону, может быть выданы дубликаты, хотя он и содержит перечень утерянных документов. Законодатель требует предъявления «какой-то справки» из территориального органа внутренних дел, в котором зарегистрировано юридическое лицо. И тут опять возникает конфликт с нормами УПК, который содержит четкие требования по подследственности дел.
Кроме того, справка должна быть предоставлена из территориального органа внутренних дел в котором зарегистрировано юридическое лицо. В органы внутренних дел с заявлением об утере документов должен обратиться директор предприятия. Порядок приёма и рассмотрения заявлений и сообщений о преступлениях в ОВД регламентируется приказом МВД Украины № 400 от 2004 года, которым утверждена Инструкция о порядке принятия, регистрации и рассмотрения в органах и подразделениях внутренних дел Украины заявлений и сообщений о преступлениях, которые совершены или готовятся.
Данное заявление регистрируется в книге учета заявлений и обратившемуся сразу же выдается квитанция, содержащая регистрационный номер заявления, ФИО заявителя, регистрационный номер в книге, наименование органа внутренних дел, который принял заявление, дата регистрации заявления, подпись оперативного дежурного. У заявителя сразу же могут быть отобраны пояснения. Заявление может писаться в присутствии дежурного органа МВД, так и в следственном отделе. В заявлении необходимо указать какие именно документы были утеряны, т.к. справка об утере документов готовится на основании заявления и в случае, если утерянные документы указаны как «уставные документы» они именно так и будут фигурировать в справке. В то же время государственный регистратор может отказать в выдаче дубликатов в связи с тем, что документ не содержит наименований утерянных документов.
И, так как законом уже определен порядок фиксации факта подачи заявления и выдачи подтверждающего документа (квитанции), возникает вопрос о целесообразности выписывания дополнительного документа – справки.
Далее по процедуре в течении 10 календарных дней орган внутренних дел обязан провести расследование по изложенным фактам и вынести решение о возбуждении или отказе в возбуждении уголовного дела. Данные документы могут быть получены как в РОВД, так и могут быть отправлены по почте на домашний адрес заявителя.
Итак, нормативная база Госкомпредпренимательства и Министерства внутренних дел содержит ряд серьезных пробелов, которые значительно затрудняет получение дубликатов утерянных уставных документов и растягивают эту процедуру на очень большие сроки. Так, например, нет конкретной утвержденной формы справки, поэтому в письме Госкомпредпренимательства № 3185 от 15.03.2010 указывается, что «Специальной формы такой справки не установлено, потому справка органов внутренних дел должна отвечать форме, которая установлена общим делопроизводством этих органов.». В то же время, перечень документов, которые выдает МВД Украины, не содержит такого типа документов как справки. Любой орган МВД на заявление гражданина выдает квитанцию о регистрации заявления и Протокол об отказе в возбуждении уголовного дела. Также нормативная база ни одного из государственных ведомств не содержит нормы, когда должны выдаваться такая справка – в момент регистрации заявления или вместе с Протоколом. Поскольку Справка составляется на основании заявления и не содержит норм уголовно- процессуальных или административных норм, то она должны выдаваться в момент обращения гражданина. Об этом говорит и практика Министерства внутренних дел. Данный документ может не иметь наименование в шапке документа «Справка», но должен содержать необходимые атрибуты данного документа:
1. Орган МВД, выдавший ее
2. ФИО лица, которое обратилось с заявлением
3. Наименование предприятия, документы которого были утеряны
4. Перечень утерянных документов.
В то же время, в случае, если заявитель указывает, что документы были утеряны не в районе регистрации предприятия, т.е не по месту юридического адреса, то следственный отдел обязан направить заявление по месту совершения утери. В данном случае может быть отказано в выдаче справки в связи с тем, что районное управление внутренних дел зарегистрировавшее такое заявление не будет вести следственных действий. Поэтому в заявлении рекомендуется указывать в качестве района в котором были утеряны документы – район в котором зарегистрировано предприятие.
В случае, если будет указано, что документы выкрадены и будут содержаться указывающие на это факты, то на протяжении продолжения следствия орган МВД может отказывать в выдаче справки, т.к. не регламентирован порядок ее выдачи – в момент обращения или в момент выдачи Протокола об отказе в возбуждении уголовного дела.
И наконец, после получения долгожданной Справки государственный регистратор может выдать дубликаты документов только лишь после выхода официальной публикации об утере в Вестнике госрегистратора.