Беспроцентная ссуда работнику: оформление, налогообложение и учет
Ирина ПЕТРУСЕНКО
БУХГАЛТЕР & ЗАКОН №45, 9 ноября 2011
В данном материале издание рассмотрит оформление, налогообложение и учет операции по предоставлению беспроцентной ссуды работнику работодателем, не зарегистрированным как финансовое учреждение. То есть предоставление ссуды, которую предприятие предоставляет своему работнику на определенный срок без процентов, не получая при этом прибыль.
В данном материале "БУХГАЛТЕР & ЗАКОН" рассмотрит оформление, налогообложение и учет операции по предоставлению беспроцентной ссуды работнику работодателем, не зарегистрированным как финансовое учреждение. То есть предоставление ссуды, которую предприятие предоставляет своему работнику на определенный срок без процентов, не получая при этом прибыль.
В соответствии со ст. 1046 ГКУ по договору ссуды (займа) одна сторона (заимодатель) передает в собственность другой стороне (заемщику) денежные средства (или другие вещи, определенные родовыми признаками), а заемщик обязуется вернуть заимодателю такую же сумму денежных средств (сумму ссуды) или такое же количество вещей того же рода и такого же качества.
Предприятие может предоставить своему работнику ссуду на определенный срок под ноль процентов, не получая при этом доход (прибыль) в виде процентов, и без необходимости регистрироваться в качестве финансового учреждения.
Оформление передачи денежных средств работнику
Во исполнение положений ст. 1047 ГКУ договор ссуды заключается в письменной форме, если его сумма в 10 раз превышает установленный законом размер необлагаемого минимума доходов граждан (более 170 грн.), а в случаях когда заимодателем является юридическое лицо — независимо от суммы. Нотариальное заверение договора ссуды не требуется, однако при желании сторон оно возможно.
Для заключения договора ссуды работник должен обратиться с письменным заявлением к руководству предприятия с просьбой о предоставлении ему беспроцентной ссуды и указанием цели. Предметом договора ссуды является передача предприятием денежных средств работнику с их последующим возвратом.
В таком договоре указывается сумма ссуды, срок и порядок ее возврата, обеспечение обязательств, ответственность сторон за нарушения условий договора. Также в договоре ссуды следует указать, что ссуда работнику предоставляется под 0 %, поскольку если в договоре ссуды не будет предусмотрена такая норма, то размер процентов будет автоматически установлен на уровне учетной ставки НБУ на основании ч. 1 ст. 1048 ГКУ.
Если в договоре устанавливается другой порядок, нежели возврат ссуды в полном размере по окончании срока действия договора или по требованию работодателя, то необходимо составить соответствующее приложение к договору. Например, в случае погашения ссуды частями ежемесячно это может быть график погашения, определяющий периодичность, сроки и размер суммы ежемесячного платежа.
Договор ссуды считается заключенным с момента передачи денег, в подтверждение чего заемщик должен представить расписку или другой документ, подтверждающий передачу ему заимодателем определенной суммы денежных средств. Для предприятия документами, подтверждающими выдачу ссуды работнику, будут:
• банковские документы (выписки с банковского счета, с которого осуществлялось перечисление денежных средств по договору ссуды (безналичная выдача ссуды));
• кассовые документы (расходные кассовые ордера, по которым выдавались денежные средства по договору ссуды (безналичная выдача ссуды));
• расписка работника или другой документ, подтверждающий факт передачи определенной суммы денег работодателем, который является неотъемлемым приложением к договору.
Налогообложение и учет
В налоговом учете предприятия выдача работнику ссуды не отражается, поскольку данная операция не изменяет состав доходов и расходов и не является объектом обложения НДС (пп. 196.1.5 НКУ).
Основная сумма возвратной финансовой помощи (ссуды), полученной работником, с целью обложения НДФЛ не включается в общий налогооблагаемый доход такого работника на основании пп. 165.1.31 НКУ.
Следовательно, в течение всего срока действия договора ссуды выданная по нему сумма денег не считается доходом работника. Однако в случае если сроки возврата суммы возвратной финансовой помощи (ссуды), предусмотренные договором, нарушаются, то вся невозвращенная сумма ссуды включается в налогооблагаемый доход работника и облагается НДФЛ на общих основаниях по ставкам, определенным п. 167.1 НКУ.
Согласно с Инструкцией № 5 сумма ссуды не включаются в фонд оплаты труда и, соответственно, не является объектом для начисления и удержания ЕСВ.
Отражение операций по предоставлению ссуды работнику в бухгалтерском учете будет зависеть от срока его погашения.
В соответствии с нормами П(С)БУ 10 ссуды, которые будут погашены в течение 12-ти месяцев, отражаются в составе текущей дебиторской задолженности на субсчете 377 "Расчеты с прочими дебиторами". А ссуды с более длительным сроком погашения классифицируются как долгосрочная дебиторская задолженность и отражаются на субсчете 183 "Прочая дебиторская задолженность" до тех пор, пока срок погашения ссуды не станет равным 12-ти месяцам. Тогда задолженность по ссуде переводится из долгосрочной в текущую и отражается корреспонденцией счетов Дт 377 Кт 183.
При погашении ссуды работником в порядке и в сроки, предусмотренные договором или приложением к нему, наиболее распространены следующие варианты возврата заемных средств:
1) внесение работником денежных средств в кассу предприятия или же зачисление их на текущий счет предприятия через финансовые учреждения;
2) удержание из заработной платы работника на основании заявления работника, если такое удержание не предусмотрено условиями договора.
Кроме того, "Б&З" рекомендует согласовать в договоре условия о досрочном погашении ссуды в случае увольнения работника или при других обстоятельствах.
Если работник погашает ссуду по первому варианту в определенный договором срок путем внесения в кассу оговоренной суммы, то такая операция отражается в бухгалтерском учете корреспонденцией счетов Дт 301 (311) Кт 377.
Если выбран второй вариант погашения ссуды, то ограничения, установленные ст. 128 КЗоТ для удержаний из заработной платы, не применяются, поскольку в данном случае речь идет об отчислениях добровольного характера. А это один из способов реализации права работника на распоряжение своим заработком без каких-либо ограничений. Удержание из заработной платы возврата заемных сумм отражается в бухгалтерском учете проводкой Дт 661 Кт 377.
Что касается ЕСВ, то во втором варианте в соответствии с пп. 4.3.7 Инструкции № 21-5 перечисление заработной платы по поручению работника на погашение ссуды приравнивается к выплате заработной платы, в связи с чем необходимо уплатить ЕСВ в день погашения ссуды.
Поэтому во избежание недоразумений при погашении ссуды путем удержания из зарплаты работника в договоре нужно указать, что день выплаты заработной платы совпадает с днем погашения ссуды. Отражение операций по погашению ссуды в бухгалтерском учете также рекомендуется осуществлять в день выплаты зарплаты.Однако нельзя сбрасывать со счетов и вариант невозврата ссуды работником или же аннулирование ссуды по инициативе работодателя. В таком случае невозврат ссуды, а также ее оформление будет зависеть от условий договора и причин, по которым аннулируется задолженность работника.
С целью налогообложения невозвращенные ссуды разделяются на:
• аннулированные ссуды по решению работодателя, не связанному с банкротством;
• невозвращенные по истечении срока исковой давности по договору ссуды.
Если задолженность по ссуде аннулируется по решению работодателя, то невозвращенная сумма включается в доход работника как дополнительное благо (пп. "д" пп. 164.2.17 НКУ).
Работодатель в данном случае не будет выступать налоговым агентом, если работник (получатель ссуды) проинформирован об аннулировании долга, а работодатель отразил сумму аннулированной ссуды в отчете по ф. № 1ДФ за период, в котором аннулирована задолженность по ссуде с признаком дохода "126".
В таком случае работник самостоятельно уплачивает НДФЛ с суммы аннулированной ссуды путем представления годовой декларации.
Кроме того, ссуда или ее часть, не подлежащая возврату согласно решению работодателя, относится к фонду заработной платы в составе прочих поощрительных и компенсационных выплат как выплата, имеющая индивидуальный характер на основании пп. 2.3.4 Инструкции № 5 (см. письмо Госкомстата от 11.04.2005 г. № 9/2-2-9/116). Исходя из этого, невозвращенная сумма задолженности по аннулированной ссуде является объектом для начисления и удержания ЕСВ.
Если на момент истечения срока исковой давности (ст. 257 ГКУ) по договору беспроцентная ссуда остается невозвращенной, то в налогооблагаемый доход работника включается сумма, превышающая 50 % прожиточного минимума для трудоспособного лица, действующего на 1 января отчетного года (пп. 164.2.7 НКУ), в 2011 году — это сумма 470,50 грн.
Также как и в случае с добровольно аннулированной ссудой работодателем, по невозвращенной ссуде функции налогового агента по истечению срока исковой давности работодатель не выполняет. Работник самостоятельно уплачивает с суммы аннулированной ссуды НДФЛ путем представления годовой декларации. Соответственно, начисление и удержание ЕСВ по невозвращенной ссуде производится в порядке, аналогичном прощенной по договоренности сторон ссуде.
Отражение в учете выдачи и погашения ссуды рассмотрим на примере.
Пример:
10.01.2011 г. работнику предприятия была выдана беспроцентная возвратная ссуда в размере 12000 грн. В соответствии с приложением к договору ссуды работник обязан погашать задолженность по ссуде равномерными частями в течение 12 календарных месяцев 22 числа каждого месяца, начиная с января 2011 г., путем внесения обязательной части в кассу предприятия. Отражение в учете представим в таблице.
Таблица
№ п/п Содержание хозяйственной операции Бухгалтерский учет Налоговый учет, грн. Строка и шифр приложения к Декларации
Дт Кт Сумма,
грн. Доходы Расходы
1 10.01.2011 г. выдана ссуда работнику 377 301 12000 – – –
2 21.01.2011 г. погашена работником 1/12 часть ссуды путем внесения ее в кассу предприятия 301 377 1000 – – –
<…>
13 22.12.2011 г. внесен работником последний платеж по ссуде 301 377 1000 – – –
Правовой глоссарий:
1. ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
2. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
3. КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
4. Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета по статистике Украины от 13.01.2004 г. № 5.
5. Инструкция № 21-5 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная постановлением Пенсионного фонда от 27.09.2010 г. № 21-5.
6. П(С)БУ 10 — Положения (стандарта) бухгалтерского учета, утвержденное приказом Минфина Украины от 08.10.99 г. № 237